时间管理培训3（华为内训资料，非常实用，建议收藏！）

（接上回）

　4、我休息时会觉得不安。 （ ）

5、我似乎永远在赶时间。 （ ）

6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ）

7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ）

8、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ）

9、我处理危机时表现最好。 （ ）

10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ）

11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ）

12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ）

13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ）

14、我常边工作边吃饭。 （ ）

15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ）

16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ）

“A”总数： “B”总数： “C”总数： 总得分：

（A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。

2.4 原则之四：合理地安排时间

首先我们来看看穆尔的故事：

案例 穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。

结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。

这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的

按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明：

80%的销售额是源自20%的顾客；

80%的电话是来自20%的朋友；

80%的总产量来自20%的产品；

80%的财富集中在20%的人手中； ……

再举个例子，传统式的电冰箱在结构上，冷冻库是位于上端，冷藏库则位于下端。当你使用冷冻库时，则往往非下蹲不可。不幸的是我们使用冷冻库的机率高达80%，使用冷冻库的机率只有20%，致使我们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此，某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改，将冷藏库与冷冻库的位置做了对调，这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现，这种设计就是利用了80/20原理。

80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。

掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

2.5 原则之五：与别人的时间取得协作

任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。

认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想，但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想，你可能就不会有太好的运气，可能要等到几个月后，你的构想才会被慎重考虑，甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去！

同样地，当我们需要到某一部门去参观学习，也需要提前与该部门人员进行预约，双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。否则，突如其来的打扰会令对方措手不及，甚至有可能将你拒之门外！

大家想想，我们是不是也在经常抱怨外部的打扰（电话、来访等）、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！

2.6 原则之六：制定规则、遵守纪律

我们在成长的过程中，常被各种纪律所束缚，“没有规矩、不成方园”，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。

世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至可以用代数程式来计算。

历史学家梅尔·克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。

很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

因此，我们说，制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：

1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。

3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。

在我们谈具体的时间管理的方法与技巧之前，先要有必要分析一下自己使用时间的方式和状况。

3.2.1 分析自己使用时间的方式和状况

大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是一种有益的经验。

下面的练习将显示你以你的时间与生命真正去做的许多相关事项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强调的这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习，而是要求你记录下一星期每隔半小时的所有活动。请记住：时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。

接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析，之后，你会考虑到一些问题，寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。

请先看表一和表二：

表一：时间使用清单表 时间统计

项目活动 每星期估计花费的时间（小时） 每星期实际花费的时间（小时） 上两项时间的差额（小时） 占每星期的总时间的百分比（%）

一、公务活动

1 上下班

2 开会

3 打电话

4 阅读文件、整理通信

5 帮助下属

6 接待宾客

7 向上级汇报

8 公务出差

9 拜访客户

10 其它工作上的活动

小计

二、个人活动

11 整理仪容

12 饮食

13 睡觉

小计

三、家庭活动

14 煮饭

15 洗熨衣服

16 打扫房屋

17 杂务与家事

18 卖杂物

19 其它的逛街活动

20 缴款

21 看孩子

22 宗教活动

23 家庭外出

24 家庭沟通

25 其它家庭活动

小计

四、休闲活动

26 听广播与音乐

27 看电视

28 休闲阅读

29 嗜好

30 观看比赛

31 运动

32 休闲旅游

33 聚会与社交

34 其它休闲活动

35 其它活动

小计

时间统计(小时)

表二：一星期时间日志与简略分析表时间 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活动标号 时间小计

　7:00 1 上下班

7:30 2 开会

8:00 3 打电话

8:30 4 阅读文件、整理通信

9:00 5 帮助下属

9:30 6 接待宾客

10:00 7 向上级汇报

10:30 8 公务出差

11:00 9 拜访客户

11:30 10 其它工作上的活动

12:00 11 整理仪容

12:30 12 饮食

13:00 13 睡觉

13:30 14 煮饭

14:00 15 洗熨衣服

14:30 16 打扫房屋

15:00 17 杂务与家事

15:30 18 卖杂物

16:00 19 其它的逛街活动

16:30 20 缴款

17:00 21 看孩子

17:30 22 宗教活动

18:00 23 家庭外出

18:30 24 家庭沟通

19:00 25 其它家庭活动

19:30 26 听广播与音乐

20:00 27 看电视

20:30 28 休闲阅读

21:00 29 嗜好

21:30 30 观看比赛

22:00 31 运动

22:30 32 休闲旅游

23:00 33 聚会与社交

23:30 34 其它休闲活动

24:00 35 其它活动

实施步骤：

1、熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。这份假设的清单是效率先生所作，效率先生，35岁，销售经理，有两个孩子，太太也是职业妇女，所以效率先生也分担了一些家务。

2、在表一中效率先生列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类。希望你按表一的要求类似地列出公务活动、个人活动、家庭活动与休闲及其它活动等类30余项，但你的分类与活动可能与效率先生很不一样。

3、在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。

4、准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的活动对应地列在表二中。

5、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午7点到7点半穿衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7点的空格里。

6、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏的“时间小计”中记上7.5。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都有一个数目字（可能是零）。

7、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上。

8、将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反。

9、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：

百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100

10、检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。

11、再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三：

表三 一星期时间总结表 时间统计

项目活动 每星期估计花费的时间（小时） 每星期实际花费的时间（小时） 上两项时间的差额（小时） 占每星期的总时间的百分比（%）

公务活动小时 45 50 -5 29.8%

个人活动小时 45 40 5 23.8%

家庭活动小时 32 46 -14 27.4%

休闲活动小时 40 27.5 12.5 16.4%

其它活动 6 4.5 1.5 2.6%

时间总计 168 168 0 100%

一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。

现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：

1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？

2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？

3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？

4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？

5、我做的哪些事既重要又紧急？

6、我做的哪些事对我的目标很重要？

7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？

这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做，就不会感到吃惊。在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。

新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔·约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。

第七章、如何制定计划]

在我们对自己时间使用的方式和状况有了一个初步的了解后，就可以根据部门/个人的工作/生活目标来制订计划了。首先，让我们对计划的基础概念有一些认识：

3.2.1 计划的类型

分类标准 类型

按广度分

战略性计划、作业性计划

按时间框架分

短期计划、长期计划

按明确性分

具体性计划、指导性计划

应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划成为战略计划；而规定目标如何实现的细节的计划称为作业计划。战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标；作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。

短期计划与长期计划

短期是指一年以内的期间；长期一般超过5年以上；而中期界于两者之间。

具体计划与指导性计划

具体的计划具有明确规定的目标，不存在容易引起误解的问题；指导性计划只规定一些一般的方针，指出重点而不限定在特定的行动方案上。例如一个增加利润的具体计划，可能具体规定在未来6个月中，成本要降低4%，销售额增加6%；而指导性计划也许只提出未来6个月使利润增加5%—10%。显然，指导性计划具有内在的灵活性，具体计划则更具有明确性。

刚才我们已经介绍了如何确定目标，实际上目标是计划的基础，确定了方向，怎么走就清楚多了。

3.2.2 注意事项

1、事先的了解：

1 、所在部门的业务定位

2 、所在岗位的业务定位

3 、上级主管的业务目标

4 、上级主管对你的期望和要求

5 、与其它相关岗位的业务接口关系

2、遵循5W2H原则

Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持

What： 任务的内容和达成的目标

When： 在什么时间段进行

Where： 任务发生的地点

Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责

How to： 用什么方法进行

How much：需要多少成本

3、设置控制点（milestone）

1、在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们计划在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。

2、坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。

3.2.3 利用计划工具

明天继续！