时间焦虑？试试GTD时间管理

作者丨郝敏

你有这样的经历吗？正在处理手头的工作，但是又忍不住在心里惦记着刚才那件事，琢磨其实可以做得更好，告诉自己已经完成了就不要想了，却又忍不住开始担忧明天要做的事情，或者害怕自己转头忘记，或者担心时间来不及，让自己焦虑不堪。

你觉得是因为事情太多时间不够，而其实是因为你在有限的时间里该做的事情却没有做，很多工作或任务都只是在大脑里囤积，无处着手或不断拖延，从而造成内心焦虑和抵触。

所以，我们需要了解和掌握一种能够帮助我们游刃有余地处理繁杂工作和事务，帮助我们实现在长期时间维度上进行统筹和规划的时间管理方法，这就是GTD时间管理。

GTD是Getting Things Done的英文缩写，意思是“把事情做完”。GTD时间管理是一套系统的时间管理解决方案，核心理念是通过记录的方式把头脑中的各项事务移出来，然后在整理安排的基础上逐项执行，通过这一过程，让大脑不被多余的事情干扰，而可以集中精力和时间于现在所需要完成的事情上。

工作中应用GTD时间管理的步骤主要包括：收集、整理、组织、执行以及回顾五个步骤。

在开始之前，我们需要先做一些准备工作：

1. 一张“收集箱”表格（长期/短期），用来收集全部待办事项；

2. 一张“今日待办”表格，用来存放当日待办事项；

3. 一张“今日完成”表格，用来记录当日完成事项和每日复盘；

4. 一张“本周总结”表格，用来进行每周复盘。

完成准备工作，接下来就开始实践吧！

第一步：收集

GTD时间管理的第一步就是把你能想到的所有需要去做和需要完成的事情从大脑里移出来，包括眼下要做的、今天要做的、三天后或是一周后要做的，统统记录到“收集箱”表格里，清空自己的大脑。

完成这个步骤的意义在于每当再想到某件事情时，我们会清楚地告诉自己：已经安排并记录好了，我不会忘记的，这就能帮助我们把大脑的认知资源更多地用于工作本身，而不是时时刻刻，让其提醒我们哪件事情还没做。（表格使用及举例如下）

第二步：整理

整理的过程其实是“清空”收集箱，这里的“清空”并不是说现在就完成所有的事情，而是将这些工作或者事项进行分类，即识别“收集箱”里的事情是什么？是否需要采取行动？采取什么样的行动？以及是否重要或者紧急？等等，整理分类可以依据重要四象限法则来进行。

整理分类时，我们首先看看这件事是否是重要的，如果是重要的，同时又是紧急的就存放在短期收集箱：如本周内就要完成的事项；如果是重要的但不紧急事件，就存放在长期收集箱：如未来（非本周）的打算和想法。要注意的是我们也需要定期检查长期收集箱，查看一些放了太久的事项，是否需要转移进短期收集箱。

如果一件事是不重要但紧急的，并且可以在短时间（例如两分钟内）内完成或是可以授权别人完成，那就马上去做，不要拖延。

而对于不紧急不重要的事项，比如“刷一会儿朋友圈”，就该直接丢弃掉。

将收集箱中和临时新增的工作或事项进行组织安排，放入“今日待办”表格中，可以将“今日待办”表格分成固定时间和非固定时间两个区域，然后按实际情况来组织和安排一天的工作。

第三步：组织

固定时间的工作就列入“今日待办”表中固定区域的时间轴对应位置；非固定时间的工作就列入非固定时间区域，相同的流程，将工作或事项逐项列入，一天的工作生活就开始了。需要注意的是，要提醒自己固定时间的工作，就要在那个时刻完成；不固定时间的事项，则根据实时实地的时间、精力以及事情重要性等情况灵活选择并完成。

第四步：执行

执行就是按照“今日待办”表中的安排，逐项完成工作或事项。可以采用番茄工作法，做到一次只执行一件事，并保持高效和专注，并在每完成一件事后，就把它从“今日待办”表中转移到“今日完成”表中。一天工作结束后，你会发现自己的“今日完成”表格不知不觉就被填满了，形成了自己一天的工作记录。

第五步：回顾

在每天的工作结束后进行简短的回顾，帮助自己发现工作过程中存在的问题或是需要采取什么补救行动，让明天的工作做得更好。一日工作复盘，发现自己在完成哪几项工作中存在问题，并进行相应的记录，帮助自己以后再进行类似工作时可以做的更好。

每周工作结束后也要及时对本周工作进行总结，梳理本周工作完成情况、进行反思总结、制定下周工作计划等，如果可以，尝试和自己约定奖励，并在每周兑现，让自己获得持续激励。这样就通过GTD时间管理的整个过程实现轻松地、有条不紊地应对繁杂工作。

以上就是工作中应用GTD时间管理的五个步骤。实践和应用GTD时间管理系统可以帮助我们永远将时间用在做当下最重要的事情上，有效避免疏漏，并可以实现工作时间分配和方法的不断优化。相信通过坚持练习和使用这一方法，一定能够帮助我们成为更好地时间管理者，让我们的工作和生活更轻松、更充实。