14条时间管理法则,每天多出2小时!

文 / 于观潭pool
2018-09-18 22:44

  《每天节省2小时》简介:把时钟放在醒目的位置,利用便利贴,可以大大的提高你的工作效率。每天做工作前思考,“为什么你在做,你在做什么,你什么时候做”,通过合理的判断有选择的做事。

14条时间管理法则,每天多出2小时!

  一、如何做时间管理:

  下载时间管理表 2. 真实记录时间开销 3.分析时间利用效率,设法节省时间。

  二、如何掌控每一天

  1、放慢节奏; 2、尽可能延迟处理紧急要求;3. 将类似的任务或者活动批量处理;4. 培训同事; 6. 将要求转给合适的人;7. 一次关注一件事;

  三、使用总清单制定一个可行的计划

  1. 总清单记录你将来要做的事情。

  2、工作清单记录一天的工作内容。

  四、组织和规划高效的一天和一周

  1、每天最后15-20分钟,尽可能把将来要做的事情记录在总清单中。2、无论做什么,首先处理最重要的工作3、 在自己精力最旺盛的时候处理最棘手,最高回报的事情。4、早点上班,准时下班。

  五、分清工作的优先顺序

  1、ABC有限排序法;

  2、新型的“充分利用时间”法;

  1)如何剩余时间很短,会电话或回复电子邮件;

  2)在精力旺盛的时候最重要的事情,疲劳时做一些不费脑力的事情;

  3)时间不够,少做一些项目;

  六:控制并有效的使用电子邮件

  1、关闭邮件通知;2、每早检查邮件,寻找最重要的事情;3)用颜色标注最终的发件人发给你的邮件;4)利用抄送过滤器将直发给你的邮件显示为蓝色;5)批量回复邮件;6) 尽量不要使用“即时通讯工具”;7)每次检查电子邮件,立即删除、回复邮件或将邮件移至文件夹;8)保持收件箱的整洁;9)建立规则,移动和删除某些邮件;10)使用拼写检查功能;11)如果有需要讨论的问题,打电话;12)如果邮件内容敏感,打电话;13)利用日历功能向他人展示你的时间进度;14)每周了解OUTLOOK的新功能;

  七:规划写作和演讲

  邮件:A. 简明扼要 B. 直切主题C. 易读易懂;再谈邮件

  使用PADD模型组织你的写作:A. 目的 B. 行动 C. 细节D. 截止日期/原因;

  八、组织并提高项目运作效率

  1. 做计划要留有余地。

  2. 在精力最旺盛的时候专心做项目。

  3. 有效管理项目的9个简单步骤:1)想像最终结果;2)记下开始日期和完成日期;3)头脑风暴分析项目4)确定你需要的人;5)确保你的截止日期是切实可行且可实现的;6)指出可能出错的地方;7)确认自己将在每天/或每周当中什么时间做项目;8)让每周/每月的成果可测量;9)写下给自己的一个奖励;

  九、有效的授权

  1. 利用总清单跟踪授权工作::1)任务被委派的日期;2)任务被委派给了谁;3)任务的详细描述和你的期望;4)审核日期和截止日期;5)讨论的纪要

  十、规划和执行有效的会议

  1)明确开会的目的;2)我是否必要要开这个会,是否可以派别人参加;3)只邀请应该出席会议的人,并告知邀的原因;4)要求与会者提交建议;5)将会议目标写在活动挂画上并摆放在门边6)尽可能将会议安排在下午;7)不要早上一上班就安排会议;8)提前一天分发会议议程9)利用“重要”原则为议程安排优先顺序;10)指派某人负责会议记录、24小时内分发分发给与会者;13)不要同一天或安排连续的会议;14)不谈要把无关的工作。

  十一、管理电话和干扰

  无

  十二:制定一个简单有效地归档系统

  物应各有其所,亦应各在其所。

  整洁的桌面能减少自我干扰;当桌面凌乱不堪时,我们就会分神。

  1. 清空办公桌:1)放回桌面的物品;2)不要放回桌面的物品。

  2. 把时钟放在醒目位置。

  3. 整理工具。

  4. 移走办公桌上过去和将来的文件。

  5. 停用便利贴(使用总清单)。

  6. 每天下班前清理桌面。

  十三:每天节省2小时

  1)检查自己手中的工作,设法节省时间;2)批量处理同类工作;3)每天第一件事情做最重要的工作;4)前一天晚上就规划好第二天的工作。

  十四、如何避免拖沓

  1)设定截止日期;2)每天一上班先做最重要的事情3)只处理一次;4)分解工作;5)减少干扰;6)让他人知道最后期限;7)给自己打气;8)提出并获取更多的信息/或答案;9)设置一个奖励。

  最后,请记住:如果你连自己都不尊重自己的时间,别人就更不会尊重你的时间!