两张图学会时间管理
7月27日应新三板咨询机构上海企巢的邀请，为大家做了一次主题为《搞清楚两张图，就能学好时间管理》的微课分享，得到大家的积极反馈。今天把分享的内容总结如下，供没有现场聆听的朋友参考查阅，不过内容偏长，需要大家一点耐心。
大家好，欢迎各位来收听今天晚上的微课程分享。我是秦林伟。有人说：今天这个时代是比以往任何时候都更容易成功。的确，没有比今天更好的时代了：信息技术的普及提高了效率，你可以在一分钟以内接触到所有想接触的知识，你可以随时随地的与人交流沟通，浏览京东商城，用手指轻点几下，明天早上，你想要的东西就会送到你的家门口；交通变得更加方便快捷，缩短了这个世界的距离，早上你还和家人在一块吃早餐聊天，晚上你就可以在世界的另一端，和不同的人围坐一圈，进行交流分享。
社会分工和服务普及到生活的各个角落，创业变得更加容易，去年你还坐在办公室打工，今年，也许就自己带着三五个人，开始成为老板，并和你过去公司在市场上的展开竞争。因此，应该说，在今天这个时代，理论上讲，我们比古人或者说过去的自己拥有更高的生产效率、和效能成果。然而，事实并非如此。我们的效能却变得更加低下了，我们似乎比过去任何时候都更容易失败，这真是一个悖论。
的确，生活中这样的例子随处可见：比如选择更难，你有没有发觉我们看电视的时候，看20分钟，我们有过半的时间都在选择频道；比如注意力不集中，拖延更加严重，工作中平均15分钟就被打扰一次，看书的时候，很难完成的看完一本书，想干的一件小事情，几天都没有干完；又比如很多时候变得更加迷茫，不知道目标和方向，决策复杂，思考过多，却没有行动。
工具和技术本身没有好坏之分，关键是使用这些工具的人。你是被信息的海洋所淹没？还是让今天这些工具和技术为你服务呢？前提是，你要成为你生命的主人，你要有自己的方向，不随波逐流。你还要掌控好你自己的一言一行，增强自己的行为影响力。一句话，是否过好这一生，关键还是在于我们自己，如何管理好自己的思言行。外界的环境，要么误导、要么引导。这跟时间管理有什么关系呢？因为时间管理，本质就是自我的管理，来帮助你更好的开发自己的潜力，帮助你更好的利用身边的资源。
我们有的人学习时间管理，是想提高自己的工作效率，因为要忙的事情太多，想让自己能够在规定的时间做更多的事情；有的人学习时间管理，是想克服自己的拖延问题；还有的人学习时间管理，是因为自己很努力的工作，但是收效很低，得不到家人和公司老板的认可；等等。有什么问题就有什么对策产生。因此，许多效率工具、许多治疗拖延的团队就应运而生。现在，你很容易就能够获得解决这些问题的灵丹妙药。
我也是得益于这样的需求，开始了时间管理的培训和咨询。然而，随着深入的研究、大量的实践，我发现，多数方法和技巧，都片面的强调某一个方面的作用，重视技巧而不重视原则。而我今天和大家的分享这个内容，是建议在自然法则的基础上，经得起时间的考验。课程中的有些思维和方法甚至会颠覆你过去的一项观点，但的确是真理。比如，时间是不能管理的，要管理的是你自己的想法和选择；重要的不是做多，而是做少；不要试图拼命去克服你的拖延，重要的是寻找到你真正感兴趣的事情。等等。
需要说明的是，这不是我的发明，今天课程的这些理论基础主要来自时间管理的集大成者史蒂芬柯维博士，和管理学的奠基人德鲁克先生。我只不过是收集、整理，并用一种简洁实用的方法介绍给大家而已。今天我的分享分为两个大的部分：一部分是时间管理的相关概念，包含什么是时间管理？时间管理的特性？时间管理的本质？时间管理的常见误区？以及两种时间管理的不同思维模式；另一部分是分享教大家如何做好时间管理，我用两张图向大家说明：
一张是关于方向选择的金字塔图，包含四步骤角色使命、目标制定、关键任务、每周每人计划；另一张是三选项图，包含要做什么？不做什么？以及如何让别人去做？除了这两个部分分享传授外，最后，我将送给大家一个简单易行的黄金秘诀。时间大概用到40分钟，在这个过程中，如果各位有什么疑问，我将最后利用十分钟，来统一回复大家的问题。希望通过这个分享，更够给各位听众带来一些新的启发，能够协助我们提高时间管理能力，提高我们的个人效能，更大的期待是渴望带给各位生命的积极正向转变。
对于时间管理，你在百度上收获，你会发现有许多不同的定义，本杰明富兰克林说“时间是组成生命的材料，浪费时间就等于浪费生命”，牛顿说“时间独立存在”，莱布尼兹却正相反，他说“时间是事件发生的顺序，不独立存在”。你对时间管理所下的定义又将是什么呢？这些哲人思想家的观点，我们理解时间管理有一定难度，转变为我们人人可以学习时间管理技能就更难了。我在这里给大家分享一个定义，供大家参考：时间是衡量事件的尺度。
同时，时间是一种特殊的、限制性的资源，它具有四个特性：无弹性、无法储存、无法替代、不可缺少。而管理针对的是具有变动性的事物。是在传承与变革中寻求平衡，以达成目标的实现。因此，时间是不可以被管理，要管理的不是时间，而是管理能够用时间来衡量的事件，以及行动等。时间管理本质上是一门关于如何选择、行动及精力的管理艺术。可以这样说，时间管理就是自我的管理。
我们知道时间管理就是关于自我的管理，自我管理意味着如何自律自控。那为什么在很难集中精力专注要事，很难克服拖延，很难从琐事浪费的事情中抽身出来？对于这些困境有许多回答。其中最关键的是我们在潜意识中接纳了二种时间管理的错误思维：一种是我们认为我们将来会比现在拥有更多的时间，常见的是“等我毕业了”“等过了今年”“ 等我孩子长大了”“等我结婚了”“等我退休了”
第二种是我们片面的追求效率思维模式，期望更多更快，常见的是把所有事情尽快的做完，在一定的时间尽量多的做事情，用紧张和充实填满一天的时间。效率思维模式是指时间和工作量的比较，其关注的是方式方法，背后有一种假设，是我们可以节约时间。
我们今天分享的一种思维模式是史蒂芬柯维所提倡的效能思维模式，强调的不是多和快，而是从使命和目标出发，关注整体，是否对目标有所贡献，做少量的真正重要的事情。效能思维关注目标与结果。常指投入与产出的比较。史蒂芬柯维从这个思路出发，创造性地为世人贡献了四象限图，两根轴线，四个象限，一根线是重要程度，一根线是紧急程度。所有的事情，都可以列入这几个象限。这个图有一个难点，就是我们很容易分辨出紧急程度，但往往对重要程度不好区分。我在随后将给大家分享重要程度的几个来源。
以上我们分享了时间管理的相关概念、定义和思维模式，接下来我分享给大家两张图，来系统的掌握时间管理。第一张图是金字塔四步骤图。关注的是方向和目标。在伊索寓言里有一个故事，一群伐木工到密林深处砍树，炎炎夏日，加班加点，争先恐后的提高工作量，效率非常之高，可以，半个月后，工厂领导到实地检查，铺开地图，却发现根本不是这片树林，有辛苦却没有功劳。生活中这样的事件随处可见。只有方向正确，努力才是有意义的。
第一步是：明确你的角色和使命。我们终其一生，都是在解决自身的问题。我是谁？我将去向哪里？我如何去？角色可以帮助你回答你是谁，使命、目标可以帮助你你将去向哪里，而关键任务和每周每日计划将协助路规划到达目的地的路径。角色代表你的主要关系和责任，表达我们内心最深层的渴望，我们常扮演的角色数量在5个左右，反映在生活的各个方面上，有的角色随时间的变化会发生转变。写下你目前的角色，该角色的相关人，并明确这个角色该做些什么。
而使命表明了你为什么而奋斗？个人使命宣言就像是你的人生宪法，是你做出人生中一个个重要决策的依据。作用有：明确对你来说，什么重要的？明确你应该关注的方向？帮你规划自己的人生，而不是他人替你规划人生。更好的理解目的和意义。比如苹果的蒂姆库克说：我们关注的是要创造出最棒的产品来丰富改变人们的生活，这是我们始终关注着的北极星。
个人使命的建立，是一个过程，我这里有几个问题，可以协助大家来进行反思书写：1、假如钱不是问题，我最想去干什么？2、我想怎样度过自己弥足珍贵的人生？3、当在什么样的情况下，我对离开这个世界没有遗憾？4、假如今天是生命中最后一天，我会怎样？
第二步是：为角色、或使命设定清晰的目标。目标表明了你的方向和决心，是说你到什么时候截止，你将实现什么成果。关于目标的设定，一定要符合SMART标准，并且有几点注意事项，参加过我们目标达成的朋友，对这个有比较深刻的印象。大家可以去查阅我之前写过的一些文章。有比较详实的描述。
人的欲望总是很多，摆在我们面前的有各种不同的目标，是不是每个目标都值得花大力气呢？要知道，一个人想要做的越多，他最终能完成的越少。因此，你得找出你的优先目标来。如何找出我们的优先目标？在确定最重要的优先目标的时候，不要去问：“什么是最重要的？”而是从另外一句话来寻找：“如果你其他各个方面都保持现有状况的话，改进哪一个方面才能给你带来最大收益？”
找到至关重要优先目标后，并把他SMART量化，要明确、可衡量、可实现、相关性、时间限制。用一句话来描述就是，到 时间（截止时间）你将 （明确指标），从 X （目前状态）提升到 Y （目标状态）。制定好结果目标后，你要把结果进行时间和空间维度的分解。
在设定至关重要的结果目标时，你要注意到：
聚焦最重要目标
一定要写下来，数量三个以内（多则惑），时间不超过一年
目标是正面的：是“想要什么”而非“不想要什么”(成果导向而非问题导向)
是终点状态（画面、假如你实现了目标，表现出什么结果状态？）
是结果而非过程（先想好“到哪里”而不同想“怎么去”）
谁是主体：你主要决定、影响和控制
第三步是：找到关键任务
关键行动指标是引领性指标，是可预见的（衡量可以促使目标达成的事情）和可控制（我们可以对其有效影响），它不同于结果目标（结果目标是当你得到它时，已经是最终结果了）。比如：结果目标每月安全情况为0，关键行动指标是严格遵守六条安全守则；结果目标减肥5斤，关键行动指标是节制饮食和运动；结果目标是提高门店销量，关键行动指标是引导试穿。
怎么找关键行动指标呢？方法有：关键价值链、工作流程梳理、SWOT分析、头脑风暴。内外寻找：新（没做过）、优（没普及）、劣（没坚持）以上两条，结果目标与关键行动，就如史蒂芬柯维讲的关注圈和影响圈的关系，你若一天到晚焦虑结果目标，只会让你的影响力越来越小，你若投入时间、精力与资源到关键行动上，就会不断扩大影响力，进而促成结果的达成。
第四步是：每周每日计划
通过每日计划执行，确保关键行为指标能够真正落实到位，当把组织目标转化到每一个员工每一天日常行为中去，让每个员工每个时段都有工作价值，结果自然水到渠成。这里分享给大家一个每日计划执行三部曲：第一步就是罗列任务清单；第二步是排列时间表和优先顺序；第三部是每日计划执行总结。我最开始做培训是从时间管理起家的，若对这方面感兴趣的朋友，可以关注我先前发表的一些文章，对于每日计划执行有详细的记录。
通过以上四个步骤，你就会逐渐清晰明确自己的人生方向。那接下来，就是要高效的完成计划中的事情。分享的第二张图，来自德鲁克的三个问题：哪些事情是我必须亲自做的？哪些事情他人做会比我自己做更为恰当？哪些事情做了既浪费了你的时间，又没有对你的工作产生贡献？
哪些事情是我必须亲自做的？对于这类事情，则需要集中我们的时间、精力和资源，排除干扰，并且一次就把一件事情做好。不要一次关注太多任务，完成一项工作后，再开展另一项。需要注明一下的是，在回答“什么事情是必须做的？”这个优先问题时，人们列出的紧急任务总不止一个，但是，高效人士不会因此分心，他会集中精力完成一个优先任务。在完成最初设定的优先事项后，并不是紧接着解决原来那个清单上的第二要务，而是又重新设定，什么事情是我必须做的，这样又重新确定优先任务。
哪些事情他人做会比我自己做更为恰当？则是说要学会授权，学会用人所长，减少非关键事务，确保自己亲自做的事情卓有成效。我们不会授权的常见障碍是，担心如果我将这个项目授权给别人，我就要冒着失去部分权力的风险；担心失败和授权的后果，例如，如果你认为：我上一次授权失败了，结果糟糕透顶，我还得为自己买单；认为员工不具备任务所必须的技能。例如，如果你认为：如果我授权这个任务，就有可能是服务低于正常水平；更多的人是舍不得放弃自己喜欢的工作。
那你要如何克服授权障碍呢？
如果你觉得你的技能高于其他团队成员：提醒自己，永远不可能自己完成所有的事情。
集中精力去完成你的团队成员无法驾驭的有高附加值的事项，这样会让你赢得更大的信任。
如果你觉得定期跟踪员工的工作情况而觉得授权让你有压力：
先尝试授权简单的任务。
依靠类似业绩指标这样的工具，帮助你安排工作交流。
如果你认为授权会使你失去部分权力：
要知道正好相反。通过将重要的任务授权给你的员工，他们会感到受到赞赏和重用，他们会尽最大努力来满足你的期望。
哪些事情做了既浪费了你的时间，又没有对你的工作产生贡献？则是要学会果断拒绝。我们中国人是不太适应拒绝的文化。明确优先相对是件容易的事情， 要分清不做什么则是一件较为困难的事情，而要果断拒绝舍弃，就更难了。问题的症结就在于拒绝舍弃，这需要我们拿出十足的决断的勇气来。我们还是来看苹果公司，1998年，乔布斯将新设计的350个产品缩减到10个进行继续开发上市。乔布斯说：专注代表你必须要做的事情，但那并不是全部。这意味着同时要对上百个好主意说“NO”。他接着又说，我所最骄傲的事，是那些我没有做的，而不是已经做的。
要学会果断拒绝，需要掌握一个七步技巧和流程：
耐心倾听
如无法当场决定，则要告诉他你还需要考虑长点时间
显示慎重
态度坚决
指出拒绝的理由
尽可能为他提供可行的途径
切记透过第三者来拒绝
这两张图，一张讲的其实的方向和目标计划，一张讲的则是如何高效的把计划执行到位。最后我在分享给大家一个高效时间管理的黄金秘诀，这个秘诀来自德鲁克，他说他其实是从一个天主教主教那里学来的，那就是每天记录自己的时间使用情况。通过对时间的详细记录，来分析诊断出我们时间究竟用在了哪些地方，哪些产生了浪费，哪些我们可以进行调整改善。
我最开始用这个方法是去尼泊尔爬山时，作为一名登山后勤管理人员，专门记录各位山友的出发时间、休息时间、路程时间，以此作为判断，在协助队员循序渐进来适应不同海拔高度；判断每个队员的速度及身体指标；严守登山的关门时间。之后，自己每隔半年时间做一段时间记录，效果确实出奇的好。
这就如同各位公司的财务分析一样，要想知道我们的收益来自己哪里，我们的钱花在了什么地方，哪些投资要增加，哪些投资要减少，那些成本要进行控制，等，这都需要我们把每一笔花销进行记账，如果不记账，就不能有效的分析出结果来。这个方法简单易行，大家用一个小本，有的习惯用手机也行，每做完一件事情，就记录下占用时间，一天结束，看看你的时间用在什么地方。
