高效的时间管理是怎样练成的?

事业上的成功离不开高效的时间管理。

高效的时间管理能够让企业提高工作效率，减少管理成本，在规定时间内超额完成任务。

高效的时间管理能够让自己掌握正确的时间管理技巧，制定适合自己的时间管理计划，拥有充分的个人时间。

什么是时间管理

“时间管理”要做的是如何减少对目标毫无价值的时间消耗，以更高效率完成目标任务。

时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者管理”。

你必须抛弃坏的旧习惯，利用新的工作方式，例如制定目标、安排计划、分配日程、分清主次和授权分工，加上自我约束、习惯坚持才能够提高效率，事半功倍。

时间管理的主要目标：

1、有效地运用时间，降低变动性。

2、决定什么事该做，什么事不该做。

3、通过事先的计划，作为一种提醒与引导。

无法做好时间管理的主观原因:

观念

缺乏进取心

时间意识不足

态度消极

完美主义

目标

缺乏规划

没有重点

技巧

没有优先顺序

做事虎头蛇尾

简单的事情复杂化

不分工授权

不懂得拒绝

习惯

整理整顿不足

拖延症严重

组织

工作流程不顺畅

标准不明确

内部协同不当

时间管理方法

计划管理

关于计划，有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。

时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

待办事项：将你每日要做的一些工作事利用T立方先列出一份清单或任务，排出优先顺序，确认完成时间，以突出工作重心。

待办单主要内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

待办单使用注意：每天在固定时间制定待办单、完成一项任务在T立方中删除一项、待办单要为应对紧急情况留出时间、最关键的是，每天坚持。

每年年末作出下一年度工作规划； 每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末作出下周工作计划。

不提前计划的坏处除了事情可能恰好堆到一起导致手忙脚乱以外，最典型的负面作用是：时间永远不知道花到哪里去了。

时间“四象限”法

“四象限法则”是著名管理学家斯蒂芬·科维提出的时间管理理论：把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：

既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）

重要但不紧急（如建立人际关系、员工培训、员工制度制定等）

紧急但不重要（如电话、来客拜访、部门会议等）

既不紧急也不重要（如闲谈、个人爱好等）。

重要的事情指的是：

1.会影响群体利益的事情；

2.上级关注的事情；

3.会影响绩效考核的事情；

4.对组织和个人而言价值重大的事情。

1.对重要和紧急的事情要立即做；

2.而对不重要不紧急的事情不做；

3.重要但不紧急的事情平时多做；

4.对紧急但不重要的事情选择做。

时间abc分类法

将工作按轻重缓急分为：a（紧急、重要）、b（次要）、c（一般）三类。

安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗费时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。

检验排序有效的标准：当出现冲突的时候，你能够干脆地放弃优先级低的。

最新时间管理概念--GTD

GTD全称是Getting Things Done（完成每一件事）。

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、检视回顾与行动五个步骤：

收集：将你能够想到的所有的未尽事宜统统罗列出来，放入T立方中，而不是像之前那样选择存到脑中或者不利于整理的纸质笔记本上。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。

整理：将未尽事宜放入T立方之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空T立方任务。根据自己的价值判断和目标，给每一个任务分配对应的项目、标签、开始和截止时间。这样给自己做出承诺，可以确保自己不会有遗漏或拖延的借口。

组织：分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。

对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

回顾：检视和回顾，是保证整个GTD流程顺利运转最核心的步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检视你的所有清单并一步步优化，可以保证GTD系统更加清晰合理，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行：可以按照清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力状况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。在执行的过程中利用好2分钟原则和番茄钟可以更好的提升效率。

时间管理的建议

和你的价值观相吻合

要明确个人的价值观，否则你就很难知道什么对你最重要。当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而是如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。

建立明确的目标

时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。你必须把数个阶段目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是照计划进行。

改变你的想法

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现2种对待时间的态度：

“这件工作必须完成，但它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。

当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的list中选出最不想做的事情先做。

遵循帕瑞托法则（8 / 2原则）

20%的目标具有80%的价值，而剩下的80%的目标只有20%的价值。生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想，唯一能够做的就是分清轻重缓急。

急事不等同于重要的事情，成功者花最多时间在做最重要的事，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。为了有效的管理时间，应该根据价值来投入时间——把时间投入到有较大意义的目标中去。

安排“不被干扰”时间

有意识地安排自己的时间，只允许自己把时间管理的重要性用在最有意义的事情上。每天至少要有持续一小时的“不被干扰”时间。这一个小时甚至可以抵过你1-3天的工作效率。而如果中途被打断，所耗费的时间至少是持续工作的五倍。

严格限制完成期限

帕金森定律：事情总是会拖到最后一分钟完成。

如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效率地在一小时内做完它。截止日期能让我们更集中精力，让我们有所行动，保持专注。

拿出一张纸，写下截止日期，把任务分解成小块，按顺序列出你需要完成的一件件事情，给每件事情分配足够的时间。如果出于某种原因，你在完成某件事情时不太顺利，时间上有些滞后，不要着急，写出原因，然后继续努力追赶进度，或者你也可以重新修改时间表，感觉自己重新开始。管理者称之为“期限届满的效果”。

完成一个分段目标，应该给自己一个奖励，产生持续的行动力。

记录时间

美国管理学者彼得·德鲁克认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；你的时间是如何花掉的？把它详细地记录下，看看自己是如何运用时间的。只有检查自己的时间用到哪里去了，才能清楚的认识自己在时间安排与分配上的不足。在结束后，分析一下，你的时间如何可以更有效率地安排？设法减少非生产性工作的时间， 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。

时间大于金钱

用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?

学会列清单

把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。

同类工作最好一次完成

假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业;假如你是在思考，用一段时间只作思考;打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

做最有效率的事情

你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。

采用工具

采用适当的工具，如T立方，能显著提高效率。用科技改变人们工作方式，一直是我们的愿望。

进行时间管理就是为了能够有效的去工作，合理的分配时间。

所以，时间管理和我们企业工作密不可分。企业应该做到： 让工作有计划、让任务有执行、让执行有反馈，有过程有结果。若想让你的员工达到最高工作效率，必须珍视他们时间，制定规章合理分配时间，并投入精力尽可能为公司创造最大价值。