高效利用时间法则

文 / 学心理的女屌丝
2017-12-11 22:19

西方有个非常有名的时间管理理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个"象限":既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

高效利用时间法则

按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。

"四象限"法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

具体说明:

1.第一象限是既紧急又重要的事。

举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,很可能会变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于"重要但不紧急"第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是"忙"。

2、第二象限是重要但不紧急的事。

案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

如果荒废这个领域,将会使第一象限日益扩大,陷入更大的压力。相反,多投入一些时间在这个领域,有利于提高实践能力,让事情不成为既紧急又重要的事件。所以做好事先的规划、准备与预防措施,可以避免很多急事发生。

这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。这也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的"急"事无限变少,不再瞎"忙"。

3、第三象限是紧急但不重要的事。

举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。

表面上去,像是第一象限的事,因为迫切的呼声会让我们产生"这件事很重要"的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。世界经理人管家

简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。