7个时间管理工具,彻底解决效率问题

文 / 吴晓波频道
2017-09-10 14:29

文/陈华伟

时间管理很重要,但是,这已沦为了一个烂大街的主题。

我们都听说过时间管理“不得不知的99个技巧”,在手机上安装过若干个时间管理App,我们往往花了很多时间,尝试了很多技巧,最后却徒劳无功。学习时间管理的过程,沦为了浪费时间的元凶。

7个时间管理工具,彻底解决效率问题

实际上,我们需要的是一个系统化的时间管理解决方案。

时间管理,是个人的管理学,和公司管理一样,需要从“认识自己”出发,再针对自己的弱点去锤炼基本功,管理多任务,让自己忙而不乱。最后,长期的行动坚持,成为自己的习惯。这时,时间管理的能力,才会成为你的一部分。

高效能人士有7种武器,它们合而为一,可以打造出你自己的时间管理系统。这篇文章,就是要给大家介绍这七个趁手兵器,每个武器干净利落地解决一个时间管理的敌人。

1

认识自己 | 时间都去哪儿了?

利器:RescueTime

必备指数:★★★★☆ (1%的时间感极强人群可忽略)

预算:0元

下载链接:www.rescuetime.com,支持Mac、Windows电脑及Android手机,不支持iPhone

就像古人所说:人,一定要认识自己(Know ThySelf)。认识到自己病入膏肓,才不会讳疾忌医。时间诊断,是治疗时间管理顽疾的第一步。

每个人都是同样24个小时,但是,不同的人使用同样的时间,效果却是天壤之别。我们的时间都去哪儿了?很多时候,我们只有模糊的感觉,缺乏对时间的认识。而我们如何度过时间,就是如何度过自己的人生。

一旦养成记账的习惯,大手大脚的习惯就有所收敛;同样,一旦养成记录时间开支的习惯,你就会更爱惜你的生命。一句话介绍它的功能:它是自动化的时间开支统计解决方案,是你的时间管理私人医生。

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安装软件,开机自动运行,后台自动统计你的时间开支。你使用了哪些工具?浏览了哪些网站?分别耗费了多少时间?这些工具和网站所耗费的时间,是否有益于生产力和学习?还是在娱乐休息?它全部自动统计。

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相信我,安装使用后你可能会收到一个大大的惊吓:

你并不像你认为的那样努力,你专注工作的时间,并没有你认为的那么多;

你远远低估了你浪费时间的超能力:花在淘宝、知乎、微博上的时间远超想象……

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RescueTime,会将你的时间开支,按照性质(商业、设计&创作、沟通&日程规划等)分门别类,不同活动对应不同的生产力状态(非常高效,高效,中性,干扰,非常干扰),最后给你的时间使用情况打分。生产力值(productivity pulse, pp值),一个指标,简洁明了!

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除非经过刻意训练,大脑对时间的主观感受是不准确的。学习的时候度日如年,玩耍的时候却是白驹过隙。

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2

打造内功 | 刻意练习番茄工作法

利器:Forest

必备指数:★★★★☆ (早就具备极强专注力和耐心的学霸可跳过)

预算:iOS端12元,安卓端免费

下载链接:iOS App Store或安卓软件市场

番茄工作法非常简单,就是将人的工作学习时间分成时长25分钟的工作时间和时长5分钟的休息时间。一个25分钟的工作时间称为一个番茄。我今天做了8个番茄,就是我完成了8个25分钟的番茄时间。番茄的唯一目的就是帮你:锤炼专注力,刻意练习,打造时间管理的基本功。

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市面上的番茄工作法App远超100个,但是,我要推荐一个最可爱、最简洁、有游戏化加成的利器。

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Forest是台湾大学生开发的,中文叫“种树”。这个App的口号是“保持专注,拒当低头族”。它有两大特点:

首先,它很萌。每一个番茄时钟,就是种下一棵种子;完成一个番茄,树苗就长成为充满生机的可爱小树。用你专注工作的25分钟来浇灌App里的生命之树。

其次,治疗手机成瘾。在番茄25分钟之内,思想任何的出轨,离开App去刷手机、看朋友圈,树苗就立刻死给你看!每一天,你能看到自己到底种活了多少树,种死了多少树。长期坚持,你就能在这个浮躁的时代,用自己的专注,种出一片茁壮的树林。

再者,种树挣得的积分,可以让Forest团队在遥远非洲为你种下一棵真树(我已经种了5棵真树啦)。

最后,它还有好友比拼机制,量化和游戏化非常赞。我一个朋友经常会打开App,然后惊呼:“啊!XXX竟然一大早就种了一棵树,我一定要比她强。”是的,Forest的量化和游戏化非常赞。

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3

多任务管理 | 你也该有一个“私人助理”

利器:一页纸GTD

必备指数:★★★★★

预算:0.1元(根据纸张质量,略有浮动)

知道自己的时间去了哪儿,锤炼了专注力,然后,我们都得面对一个残酷现实:忙!

上班的时候,你雄心壮志,想专注去做好那两件重要不紧急的关键任务。但是,不断有这人找那人找,不断有任务降临,你要么成了“救火队长”,累到“身体被掏空”,要么被“五马分尸”,时间被撕裂,领导客户同事下属每个人都有事让你干。这时,你需要的是一套有效管理多任务、让你“忙而不乱”的机制:

GTD,全称是Getting Things Done,是美国人发明的一套任务管理系统。它的本质是帮你去做好多任务管理,让你能不用脑子去记事情,只要每天打开日程,它比你的私人秘书更可靠。

GTD能克服时间焦虑,让你清空大脑,轻装上阵;还能将“重要不紧急”的长期目标与当前短期时间安排协调起来;用好GTD,高效应对工作中80%的非创造性活动,然后将节约出的时间和精力,用来死磕那20%的核心任务。

GTD的落地工具,经典的有Mac上的OmniFocus,PC上的Doit.im。但是,很多人会发现,学习时间管理,最浪费时间的,就是学习这些复杂工具,学习曲线陡峭,还不断有新东西出来。

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经历了10年自我实践和1500名学员辅导案例,我才发现,GTD的另一个极简而实用的选择,就是用一页纸来搞定!仪式感更强,反馈更简单有效,无法像软件中那样轻易地更改到期日,持续拖延,自我欺骗。关于“一页纸GTD”的具体介绍,我的时间管理课程中有落地方案和打卡监督的社群。

4

心流体验 | 长时间高效工作的节奏

利器:主动降噪耳机+古典音乐

必备指数:★★★☆☆

预算:丰俭由人,量力而行

世界充满了喧哗与骚动,而我们一年只有10天年假,何时才能真正放飞自我,找到那种天人合一的心流体验?寻找心流的终极体验,有人需要焚香抚琴沐浴更衣,但是,在地铁和公司,操作难度有点大。

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现在,你只要有一副主动降噪耳机,不论在很多人口头创业的星巴克,在脚不点地的地铁八通线,哪怕坐高铁飞机,打开你最喜欢的音乐,你就是自己世界的国王,专注在你自己的国度。

我们需要打造一个让自己长时间专注、耐心地做好一件事情的心流环境。古典音乐有利专注,主动降噪的大耳机或小耳塞能排除外界杂音。哪怕广场舞大妈在你身边放起神曲,你也有自己的主观时空。每次我在咖啡店写文章或准备课程,我就会戴上耳机,打开那张我听了100遍的专辑。每次听这个专辑,就像立刻按下一个开关,进入专注工作和学习的心流状态。开机就超越全国95%的用户,这种五星级神机的体验,非常让人上瘾。

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关于音乐,推荐巴赫、莫扎特、柴可夫斯基的作品(不能听带歌词、咚次哒次的那些哦)。最推荐马友友演奏的《巴赫大提琴无伴奏》(Bach: Unaccompanied Cello Suite),我就听了100多遍而已。在乔布斯家的厨房,马友友曾经为他演奏此曲,乔布斯当时就泪流满面,感动到哭,你也应该试一下。

5

快速充电 | 改善休息,抵抗外部干扰

利器:隔音耳塞+遮光眼罩+颈部枕头

必备指数:★★★★☆

预算:从淘宝到MUJI,50~200元

看到手机电量只剩1格了,你焦虑吗?

还有更焦虑的,你忘了带充电宝!

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但是,一天当中,你却不知道你的电量还剩几格。你有没有配备一套快速充电、满血复活的装备,给疲惫不堪的自己随时充电?

办公室的午间休息,一堆中年妇女叽叽喳喳在讲别人坏话,还有人在用手机外放无聊韩剧…… 你不愿意加入,但想休息也休息不了。

这个时候,你只需要掏出3M耳塞一塞,柔软舒适的眼罩往下一拉,整个世界马上就清净了,立刻进入快充模式!

如果再配上一个柔软舒适的颈枕,你的生产力充电宝效果double!中午休息一番茄,下午三四点小憩一下,立刻电量满格!

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6

制度建设 | 尤利西斯也不靠意志力

利器:SelfControl等断网软件

必备指数:★★★★☆

预算:0元

下载链接:Mac端 selfcontrolapp.com ,PC端 RescueTime也有同样功能

希腊神话里,尤利西斯是半人半神的英雄,不但有钢铁的肌肉,更有钢铁的意志力。但是,他也不靠意志力来抵制诱惑。

打完特洛伊战争回老家,他路过海妖的地盘。这些海妖化作美女,唱歌诱惑他们,他让手下拿绳子把自己捆在桅杆上,自己用蜡把耳朵封起来(敲黑板!此处是知识点!)。所以,不管海妖怎么诱惑,身材窈窕,轻歌曼舞,靡靡之音,不管自己多么心向往之,但是他耳朵听不见、身体过不去,最后,他成功战胜了诱惑。

7个时间管理工具,彻底解决效率问题

互联网“很黄很暴力”,工作很累很无力。只要能让我们暂时不用干活的,都可以成为我们的兴趣。知乎、豆瓣、微博……一个个有趣的灵魂,在这些网页上游荡。

人性懒惰,喜欢轻松有趣,害怕走出舒适区。抵制诱惑,已经成为我们普通人必须修炼的一门技艺。

但是,抵制诱惑,只能靠意志力,靠蛮力吗?

不!我们需要一个帮自己克服人性弱点的机制,需要“尤利西斯的绳子”,SelfControl(自我控制)就是这样的一根绳子。

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只要打开SelfControl。只要能心一狠,“我要控制自己,我要写论文!”,一咬牙一跺脚,点一下按钮,世界就清净了,干扰网站都打不开了,退出软件没用,关机重启也没后悔药。

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当你下决心努力时,记得带上这根尤利西斯的绳子,别再白白浪费意志力。

7

你是产品 | 为创造者制造良器

利器:保密

必备指数:★★★★★

预算:0元

收益:无穷大

看到这里,你应该已经发现,时间管理的底层机制,是人性。

时间管理,不能简单停留在技巧和工具层面。我在这里介绍工具,是因为我个人实践了近十年,从产品经理的角度研究使用了上百个工具之后精挑细选,而且在“在行”平台帮助了超过1500名学员。它们是普遍适用的,基本上每个人都需要,都有用的。

我的原则就是,每个工具就要用最好的,1个工具干净利落地解决1个问题。而不是说这个App漂亮,那个logo设计的好,然后又不断尝试新出的工具。工具能做到的,永远只是解决人的部分问题。难题背后,最重要的答案,往往在工具之外。我的工具观就是:克制+极致。在工具和技巧层面克制,在工具背后的思维和学习后的实践上做到极致。长期坚持,才能从改变行为,到提升思维。

时间管理的底层是人性。那么,管理时间,我们的终极目的是什么呢?

苹果在20年前说过,we make tools for these kinds of people。

我们,为创造者创造良器。

集齐了龙珠,召唤的神龙在哪里?第七个终极武器是什么?

就是你自己。

你要克制加极致地使用这几个利器,穷其一生,打造这个终极产品。