有效的时间管理

文 / 天牧和邦管理研究院
2017-06-27 14:32

有效的时间管理


一日一生、一生一日

年前给一家三亿左右的营收公司做管理者培养项目,其中一项是工作重心分析,目的是看看管理者的时间和精力分布情况,是否聚焦在管理岗位最能产生价值的关键工作任务当中。结果显示,被老板信任和欣赏的管理者,大多能够分清本岗位的工作重点;而有些管理者,哪怕是企业高层,对于老板和公司对本岗位的要求和需求,模糊不清;专业管理岗(如研发经理、会计主管)更是薄弱,在一个月30天的工作任务的分布中,有些人做出了187天的计划,不晓得这另外5倍的时间会从哪里来。有效时间管理,偿试从以下的练习开始:

1、 戒掉“工作瘾”

初入职场时,似乎对工作着了魔,想着每天在公司呆16个小时。不过,对工作上瘾,其实会降低生产率。反思背后的原因:一是完美主义在作崇,事事追求完美;二是在公司比在家自在;三是体现自己重要,事必躬亲,被需要的感觉很好。

2、完成比完美更重要

从九型人格的角度分析,我是一位完美主义者,那时也认为这是一个优点。不过,这却妨碍了我的生产率及快乐感。完美主义其实有些神经质,变成一种失调症。完美主义里,恐惧所扮演的角色“如果我无法完美地完成某项工作,某件可怕的事情就会发生。”通常,宛美主义的人都非常习惯于这样的焦虑,这种焦虑推动着一直工作,工作,不断精益求精,以使自己显得很特别。其实,试图达到平均水平,快速行动,快速学习,而不是受制于一种总是无法达成的完美感,反而会发现意想不到的结果。

3、避免“背下”下属的工作

三种时间管理

A、受上司支配的时间(上级下达的工作,不完成会受到直接处罚)

B、受组织支配的时间(满足同级人员支持的请求,忽视也会受到较A缓慢一些的惩罚)

C、由个人支配的时间(包括自由支配时间+受下属支配的时间)

别让猴子跳到背上,正式组织经正式任命和授权的下属,经常无所作为,而管理者却背着猴子,时间出现瓶颈。(注:高效人士的七个习惯、别让猴子跳到你的背上、情景领导)

1)把主动性还给下属

管理者可发挥的主动性分为5个层次:

  • 等待指令(最低层次的主动性)

  • 询问该做什么

  • 提出建议,然后采取相应行动

  • 采取行动,并立即提出建议

  • 独立行动,然后定期汇报(最高层次的主动性)

拥有第五层主动性的管理者具有最强的控制力。管理者需要确保下属往高层次前进,并且双方要就主动性层次达成一致。

实践应用:

  • 约定好解决问题的时间,不要在临时场合讨论该如何解决某个问题。

  • 确定下属主动性的层次,采用第三层以上的主动性,讨论问题的时间不超过15分钟。

  • 确定汇报时间,汇报进展情况。

  • 审视自己的动机,培养内心的安全感,勇于放弃对员工的控制,支持员工的成长。

  • 发展员工的技能,从意愿和能力的四象限出发,帮助下属发展解决问题的技能。

  • 培养信任,允许下属犯错。

4、清除琐碎和无意义的案头工作

脑力劳动者的工作内容不易观察,工作质量在考察上常带有主观性。即使最敬业、表现最突出的人,也会将大量的时间花在枯燥和毫无附加价值的工作上,例如案头工作和组织的跨部门管理、安排出行。“我希望看上去很忙碌、效率很高;公司非常看重有团队精神的人”,管理者担心如果对一些工作放手不管,会让同事和老板失望。

五步流程:

  • 找出低价值的任务。即对你或公司不太重要的工作;相对容易放弃、委派或外包的工作。

  • 反思自己工作的真正贡献,决定是否应放弃、下达或重新设计工作内容。包括速毙类(可以立即放手并且不会带来来负面效果的任务);可卸载类(无需费神就能下达给他人的任务);需重新规则类(需要进行架构重组或大变更的任务)

  • 卸下包袱。将工作委派他人时,不要忘记督促、鼓励和跟踪。

  • 规划省出的时间。把省出的时间用在更有意义的工作上,比如战略性工作、一对一辅导等。

  • 坚持计划。将放弃的任务和原因,向周边的同事和上司进行分享,避免倒退到最初的状态和重犯以前的坏习惯。

有效的时间管理,能帮助人们成为更迅速、更高效、更投入的员工和管理者。