有效的时间管理

一日一生、一生一日

年前给一家三亿左右的营收公司做管理者培养项目，其中一项是工作重心分析，目的是看看管理者的时间和精力分布情况，是否聚焦在管理岗位最能产生价值的关键工作任务当中。结果显示，被老板信任和欣赏的管理者，大多能够分清本岗位的工作重点；而有些管理者，哪怕是企业高层，对于老板和公司对本岗位的要求和需求，模糊不清；专业管理岗（如研发经理、会计主管)更是薄弱，在一个月30天的工作任务的分布中，有些人做出了187天的计划，不晓得这另外5倍的时间会从哪里来。有效时间管理，偿试从以下的练习开始：

1、 戒掉“工作瘾”

初入职场时，似乎对工作着了魔，想着每天在公司呆16个小时。不过，对工作上瘾，其实会降低生产率。反思背后的原因：一是完美主义在作崇，事事追求完美；二是在公司比在家自在；三是体现自己重要，事必躬亲，被需要的感觉很好。

2、完成比完美更重要

从九型人格的角度分析，我是一位完美主义者，那时也认为这是一个优点。不过，这却妨碍了我的生产率及快乐感。完美主义其实有些神经质，变成一种失调症。完美主义里，恐惧所扮演的角色“如果我无法完美地完成某项工作，某件可怕的事情就会发生。”通常，宛美主义的人都非常习惯于这样的焦虑，这种焦虑推动着一直工作，工作，不断精益求精，以使自己显得很特别。其实，试图达到平均水平，快速行动，快速学习，而不是受制于一种总是无法达成的完美感，反而会发现意想不到的结果。

3、避免“背下”下属的工作

三种时间管理

A、受上司支配的时间（上级下达的工作，不完成会受到直接处罚）

B、受组织支配的时间（满足同级人员支持的请求，忽视也会受到较A缓慢一些的惩罚）

C、由个人支配的时间（包括自由支配时间+受下属支配的时间）

别让猴子跳到背上，正式组织经正式任命和授权的下属，经常无所作为，而管理者却背着猴子，时间出现瓶颈。（注：高效人士的七个习惯、别让猴子跳到你的背上、情景领导）

1）把主动性还给下属

管理者可发挥的主动性分为5个层次：

• 等待指令（最低层次的主动性）

• 询问该做什么

• 提出建议，然后采取相应行动

• 采取行动，并立即提出建议

• 独立行动，然后定期汇报（最高层次的主动性）

拥有第五层主动性的管理者具有最强的控制力。管理者需要确保下属往高层次前进，并且双方要就主动性层次达成一致。

实践应用：

• 约定好解决问题的时间，不要在临时场合讨论该如何解决某个问题。

• 确定下属主动性的层次，采用第三层以上的主动性，讨论问题的时间不超过15分钟。

• 确定汇报时间，汇报进展情况。

• 审视自己的动机，培养内心的安全感，勇于放弃对员工的控制，支持员工的成长。

• 发展员工的技能，从意愿和能力的四象限出发，帮助下属发展解决问题的技能。

• 培养信任，允许下属犯错。

4、清除琐碎和无意义的案头工作

脑力劳动者的工作内容不易观察，工作质量在考察上常带有主观性。即使最敬业、表现最突出的人，也会将大量的时间花在枯燥和毫无附加价值的工作上，例如案头工作和组织的跨部门管理、安排出行。“我希望看上去很忙碌、效率很高；公司非常看重有团队精神的人”，管理者担心如果对一些工作放手不管，会让同事和老板失望。

五步流程：

• 找出低价值的任务。即对你或公司不太重要的工作；相对容易放弃、委派或外包的工作。

• 反思自己工作的真正贡献，决定是否应放弃、下达或重新设计工作内容。包括速毙类（可以立即放手并且不会带来来负面效果的任务）；可卸载类（无需费神就能下达给他人的任务）；需重新规则类（需要进行架构重组或大变更的任务）

• 卸下包袱。将工作委派他人时，不要忘记督促、鼓励和跟踪。

• 规划省出的时间。把省出的时间用在更有意义的工作上，比如战略性工作、一对一辅导等。

• 坚持计划。将放弃的任务和原因，向周边的同事和上司进行分享，避免倒退到最初的状态和重犯以前的坏习惯。

有效的时间管理，能帮助人们成为更迅速、更高效、更投入的员工和管理者。