把时间都花在紧急工作上，总是没错的吧？错了

一种非常常见的时间管理的误区是，不断地将自己的时间扔在“紧急且重要”的事件上。

我想很多人都听说过经典的“时间四象限法则”，一提到“时间管理”，我们可能轻易就能联想到“紧急”与“重要”事件的排序，然而事实上，有很多人都错误的使用了这个法则。

有小伙伴曾经与我们抱怨，他说“工作一整天感觉一直忙得打转，等到快下班才发现，还有一堆需要深入做的工作没有做完，第二天又继续这样恶性循环”。我问他：“那你主要用什么方法规划工作时间呢？”他很自然的说：“我总会优先处理完那些紧急重要的事情，来了啥事儿就立刻处理，以防自己拖延。”

听起来似乎完全没毛病？让我们来仔细看看 Stephen Covey 提出的时间四象限法则（time-management matrix）：

如图所示，在象限法则中两个主要的衡量因素就是：紧急与重要。“紧急”意味着某项工作需要占用即时的注意力，“重要”则衡量的是某项工作对整体目标、价值等的重要程度。而这个象限告诉我们的一个最重要信息就是：你需要将最大的精力集中在象限 2 的工作中，也就是那些“重要而不紧急”的工作中。Covey 说，这个重要的第二象限包括关系建立（relationship-building）、寻找机会（recognizing new opportunities）、拟定工作计划（planning）和建立一些预防措施（prevention）等。比如，它可能是你的一项中期或长期目标，如“提升写作能力和姿势水平，写出更好更干货的知乎回答”，它可能需要你在每一天都花大块时间深入研究这项计划。

而我们在实际工作中，往往难以集中精力在第二象限内的重要工作，很大原因是我们花费了过多的时间在第一象限上。Covey 说，我们似乎很难把自己从“紧急事件”中拔出来，比如一通电话、一封邮件或者同事突然提的需求等等，我们不断被它们牵着走，因为完成它们需要即刻的行动，而且完成它们很受别人的欢迎，也很容易得到即刻的反馈。而第二象限就不同了，它们更多关系到你长期的核心工作内容，但却很难在即刻得到回馈，所以我们往往会忽略它们。

在 Covey 的一项实验中，他要求一群购物中心经理们将更多时间投入到“建立关系”的工作上，因为“建立关系”将会对他们的工作产生巨大影响。所有的经理都表示，他们将与购物中心的业主建立个人关系。然而当 Covey 分析他们的日程表时，结果发现，他们只花了大约 5％ 的时间在这个重要的（象限 2）活动上。而这主要是因为他们忙于那些其他看似紧急重要的日常任务，如会议和电话（象限 1）。而接下来的一个月，在 Covey 的帮助下，经理们将主要精力投入于象限 2 的工作后，购物中心的经理人数、商店销售额都有了大幅度的提高，这些也进一步促进了潜在商户的增长。

Covey 总结说：在你的工作中，你需要退后一步看一看，“你应该如何花费时间”和“你正在如何花费时间”之间的不一致，这样你才能真正的调整你的时间表，把主要精力放在那些能给你带来长远利益的事情上，而不是不断忙碌于那些 5 分钟之后就能给你回馈的事情。换句话说，你的目标应该是，你的第一象限内的工作越少越好。因为你已经对各项工作有了有条不紊的提前准备与思考，做好了预先的预备措施，防止那些“危机”式的紧急重要事件不断发生——你可以在晚些时候统一处理邮件，更重要的是，你将会越来越少把工作拖到 ddl 前拼命赶完。

回到刚开始提到的那位小伙伴，很显然他是误会了“时间四象限法则”的意思，没有将自己的主要精力集中放在“重要且不紧急”的工作中，而是将自己的时间不断耗费在象限一里的各种突发事件中，他的注意力不断被打断，象限二里的很多工作也被他不断拖到 ddl 之前，变成了“紧急”工作。

不过，最后多提一句，我们发现很多不断打断手头工作，去完成“紧急重要”工作的人，不仅有时间管理观念上的问题，还有“不够自我坚定”的问题——他们总是被他人的邮件、求助打断，总是在潜意识里将“取悦他人”摆在重要位置，而不是专注于自己的工作。（关于自我坚定，我们在这里回答过：性格不强势，关键时候总「被牵着走」怎么办？

你有类似的困扰吗？你是哪一种？