「别被他人牵着鼻子走」关于时间管理,我的这些小方法

文 / 季老撕
2017-07-27 18:23

「别被他人牵着鼻子走」关于时间管理,我的这些小方法

说起工作与学习,很多人都有过这种感觉:无论是工作与学习,在执行的过程中,往往是不自由的。对此,我的做法是基于时间管理,合理规划与安排学习与工作。在这上面,我遵循的是这样的原则:

1.私事优先

相较于私事,公事往往是被认为“重要的”、“紧迫的”并且是“有价值的”。在微约日历采访的人当中,绝大多数人都认为,在时间安排上,应该以公事为主,对于私事,则相对自由与灵活的多,也没必要专门设定时间排期

然而,更深一步的调查显示,通常那些会导致受访者面临拖延状况的事情,往往就是这些“自由”与“灵活”的私事。

事实上,这是一个典型的表象与事实差距甚远的事。在时间管理时,相较于公事的安排,私事往往更应该优先,原因有下面这几点:

1.公事并非独立的日程,拖延症固然会影响效率,但在团队裹挟之下,再怎么拖延都会随着团队一步步往前走。事实上,基于团队的时间管理,往往更偏向于日程协调而非单纯的排期管理。

2.那些被拖延的公事,往往影响性并不大,因为重要的公事,必然会有来自团队的督促,让你不得不进行。

3.私事不代表小事,一件悬而未决的私事,会直接影响你的生活,并进一步影响公事的执行效率。而对私事的拖延,往往会像滚雪球一样,将遗留的问题越滚越大。

相较于私事,在管理公事时,我们所需要的精力与面临的风险反而更小。但很多人在管理时间时都颠倒过来了。也许你讲职场时间安排的很妥当,但更多时候,这些所谓的管理,本身就已经在团队裹挟之下有所安排了。而生活,却往往因为私事缺乏有效的统筹,让生活变得一团糟。

2.长期的计划,近期执行

我们在安排行程时,往往会关注近期的重点事项,这基本上没有错,而有些距离目前比较远或不迫切的事情,不论重要与否,常常会被我们忽略,直到时间接近了,或者开始出问题时我们才会发现。

最典型的就是运动,因为没有deadline压在那,你一直不做好像也不会死人,但你自己明白,不保持运动习惯对身体的伤害是大的,可是你的日程表上可能永远不会有这一项。

所以,在安排计划的时候,你应该讲这些长期进行的项目放到日程表当中,即便它没有dedaline或者压根儿没有dedaline。通过将长期日程放入日程表当中,给自己一个约束,将长期计划,变为常规执行的日常。

3.统筹时间,分清轻重缓急

“事有轻重缓急”,这是我们常听的一句话,确实,面对紧急程度不同的任务,执行时的优先级是不同的。这实际上与时间管理四象限法则相契合:

四象限法是由著名管理学家科维提出,把事情按照重要和紧急两个维度进行划分,然后再确定优先完成哪件事。

四象限法则把工作按照重要和紧急两个不同的程度化成四类,分别为:重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急,针对不同的事情我们处理的态度也不同,具体可以参照上图。

所以,想要做好时间管理,一定不好偷懒,该用文字记录的内容一定不能跳过。在工作开始前一天,抽出10分钟的时间,先把当日要做的事情加入待办清单,再用该软件自带的分类功能,用四象限法则的原理给待办事项做一次分类。

如果是紧急重要的事情就立即去处理;

如果是紧急但不重要的事情就授权给下属或者其他人

而那些重要不紧急的事情就需要你工作完做出详细规划;

至于不重要且不紧急的事情,直接放弃即可。

4.给自己留出自由的时间

在时间管理上,几乎所有的不自由,都是来自外部的约束。这并不是一件坏事,毕竟约束也往往伴随着动力。但当你一整个礼拜都在开会与忙东忙西时,你会被事情推着走,也没有时间好好思考沉淀,所以,在时间管理的时候,不妨留给自己一段自由支配的时间。