事情太多时间不够用？不如试试这些有效的时间管理方法

运用二八法则，把时间用在重要的事情上

“事有先后，用有缓急。”

当我们遇到千头万绪、问题繁多的事情时，需要分清事情的轻重缓急，找到其中迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。

身为团队主管，每天都要处理很多事情，更需要分清事情的经重缓急，把多数时间和精力放在最重要的事情上，做完之后再处理其他事情。这就是要事第一的工作原则，它是有条不紊、高效工作的保障。

“工作效率高的人，是那些对无足轻重的事情无动于衷的人。”他们之所以对无足轻重的事情无动于衷，是因为他们要专注于重要的事情。当他们把重要的事情搞定之后，一切都会变得顺利起来。做到这一点，对于一个企业管理者来说尤为重要。

六点优先工作制

美国伯利恒钢铁公司曾经一度濒临倒闭，总裁在无奈之下向管理大师艾维利求助。艾维利听总裁倾诉了1个小时后，对总裁说。“这样吧，我给你一个方法，不过如果这个方法确实有用的话，你要付我2.5万美元的报酬。”

当时总裁已经焦头烂额了，虽然觉得这个费用挺高，但是他已经别无他法，于是就答应了。之后，艾维利拿出一张白纸，让总裁把第二天要做的工作全部写下来。几分钟之后，总裁已经把白纸写满了，上面有大大小小、重要或不重要的工作多达几十件。

这时，艾维利对总裁说：“请你按照这些事情的重要顺序，标出最重要的6件事，把最重要的工作标个’1’，第二重要的工作标个’2’，以此类推。”同时艾维利告诉总裁，请从明天开始，每天都这样做。每天晚上都要将第二天要做的事情按照重要顺序排出来，第二天全力以赴地逐个完成工作。”

总截问：“如果一天只能做完几件事，还有一些事情没有做完怎么办呢？”

艾维利说：“不要紧，第二天你继续做你认为最重要的事情，这样你总是在做最重要的事情。”

艾维利还建议总载：如果这个方法有效，可以将其推荐给其他高管；如果大家都觉得有效果，再推荐给每个员工。

一年后，艾维利的方法在伯利恒钢铁公司产生了非常好的效果。作为咨询的报酬，艾维利如愿收到了2.5万美元。

艾维利推荐的工作方法就是著名的“六点优先工作制”方法，他认为一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事情，那么他一定是一位高效能人士。

这个方法对于团队主管依然适用。团队主管虽然很忙，但事实上，每天要完成的重要事情很少会超过6件。对于那些不重要的事情，完全可以授权给秘书去做。这样团队主管可以解放自己，把更多的精力投向最重要的事情，把该做的工作做得更加圆满。

在坚持“要事第一”的工作原则时，须注意两个关键点：

一、好钢用在刀刃上，把80％的时间和精力用在20％的要事上

19世纪末20世纪初，意大利经济学家、社会学家帕累托发现，在一家公司里20％的高绩效员工通常会完成80％的工作。也许你会感到惊讶，但这却是事实。比如，销售部拿下的订单中，80％的订单是20％的人拿下的；在开会时，80％的建议是20％的人提出来的。据此帕累托认为，任何一组事物中，最重要的只占其中的一小部分，大概20％左右。这就是著名的“帕累托原则”。

其实保险业务同样如此，保险代理人的佣金收入80%来自20%的优质客户，保险团队主管的80%职能佣金来自20%的优秀组员。

根据帕累托原则，高效工作的技巧就是将80％的精力用在20％重要的事情上，将剩下的20％的精力用在不重要的80％的事情上，甚至可以忽略这些不重要的事情，或将其交给秘书去办。

一件工作重要与否是相对的，第一重要的事情是重要且紧急，比如救火、抢险等，必须立即去做，否则就会遭受重大损失。

其次是重要但不紧急的事情，比如参加一个培训课程，做一项计划，与员工谈心等。对于这类事情应该将其当作紧急的事情去做，而不是拖延。接着是紧急但不重要的事情，比如，有人突然打电话请你吃饭。最后是既不紧急也不重要的事情，比如娱乐消遺。

二、制定时间安排表，确保重要的事情不被耽误

刚才将事情的重要性分成了四类，对于前两类重要的事情，你应该花更多精力，全力以赴地去做。为了保证顺利完成，你最好制定时间安排表，把这两类重要的事情做一个安排，不仅是安排顺序，还应安排每件事大概的完成时间。

当你正在做这两类事情时，如果有其他事情找上门来，比如，有人约你，你只要对他说：“对不起，我抽不出时间、我有一个重要的工作要做，可以再等一两天吗？”这种做法并不自私，因为你只是为了做最重要的事情而把别人的约会推后。

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