GTD时间管理法实践
干净集中的大脑和有条不紊的生活是我对GTD的终极评价.
《搞定》英文名Getting Things Done，就是这个时间管理法GTD的意思。作者将工作和生活中从一堆待办事务开始着手处理的流程固定下来，形成一系列连续步骤，按部就班处理完之后，你的杂物堆就会有序地收纳在各个篮子里，这个方法可以用来处理抽象的任务，也可以用来具体整理家里的杂物等等。
按照作者的说法，GTD这套方法有3个主要目的：1.收集有用的信息，置入系统中；2. 在“输入信息”时就有意识地分析和决策；3. 管理协调相关内容。把心中惦记的待办事项，待完成任务都归纳到系统之后，就可以集中精力在眼前的任务上，而不是三心二意地担心着别的事情。
工作流程5个步骤
首先从整体工作流程上进行控制，关键在于1. 明确判断工作预期结果和需要执行的下一步行动，2. 把待办工作收集在系统里
我们在处理事务时的必经步骤：
（1）收集引起注意的事务和信息
（2）理清每个项目的意义和相关措施
（3）组织整理结果，提出选项
（4）进行思考回顾
（5）选择行动
在实际操作中，整体流程如下图所示，每一个圆角矩形代表一个你需要建立的清单，其中列出各项事务，针对不同的清单，我们将采取不同的处理措施，一共八个，分别是垃圾箱、将来、参考资料、项目、项目计划、等待、日程表、下一步清单。
接下来就开始按步骤进行吧
完整工作流程
收集
首先准备一个“收集箱”，可以是实体的文件夹，也可以是有标签功能的电子邮箱等。
第一次进行收集工作时，安排一段至少3小时的时间。开始收集所有需要处理的任务，尽可能彻底地从所有与你有关的地方收集任务，电子的有电子邮箱，浏览器的收藏夹，硬盘，网盘等等，实体任务如收拾书桌等，都写进代表收集箱的电子清单中。实体的有塑料文件夹等，把搁置在你书桌上，书包里的无归属文件统统丢进去。如果你采用了实体收集箱，可以把电子任务写在纸上放进箱子里。
有一点要确保的是，以后你遇到的每一个待办任务都要即时放进收集箱，所以收集箱最好选择你最常用的，最方便方式。把文件归入收集箱的过程如果超过了1分钟，那么这个收集箱就是不够简便的，你需要进一步简化它。
收集完成后，就要开始理清收集箱
理清
一件一件地从收集箱中拿出事务，并思考怎样处理和归入哪个清单。第一个考虑的问题是，是否需要采取行动。
不需要采取行动的项目分成三类，第一类就是该被丢掉的垃圾，第二类使当下不需要行动，但未来会有所帮助，比如4月时看到的暑假安排等，放入“将来”清单，也就是一个备忘录；第三类是资料，收录到“参考资料”。
值得一提的是，对于参考资料清单，你应该花心思给它安排一个合理的分类，便于自己需要时的查找。
需要采取行动的项目进入第二个问题：下一步需要采取什么行动。
需要很多步骤来完成的，往往不再是简单的事务，而是一个项目，比如掌握日语，将它们归入“项目”清单。针对每一个项目，为了按部就班完成，你应该给它设定了计划，将这些项目计划收进“项目计划”清单，与“项目”一一对应。也可以直接把项目用文件夹收集，其中装入各自的计划。
向需要单独步骤完成的任务提出第三个问题：2分钟内能完成吗。
2分钟内能够完成的任务就立刻去执行，不值得被收进系统。
2分钟无法完成的，进入第四个问题：谁来完成
需要等待他人完成的，比如请老师修改论文，在论文发送给老师之后，就应该被收进“等待”清单。
需要自己完成的，第五个问题：有指定时间吗
有具体截止日期的，列入“日程表”，没有截止日期的，列入“下一步”。
至此，整个分类就完成了，一个事务一定有了归处，要注意千万不能把事务放回收集箱，我们这个步骤的目的就是使收集箱清空。
组织
这个步骤是指整理好每一个清单。把垃圾箱倒掉，把参考资料排好序，为项目清单中没有完整计划的项目做一个规划，确定等待清单中的任务都发给了该接收的人，把日程表里的项目按时间顺序排好，有需要的话定好闹钟。对于下一步清单，可以继续按照场景细化，比如有电脑时，用电话的，外出办理等等，当你在不同的场景下有空闲时间时，就按照场景列表一一处理。
执行：选择合适的行动
重头戏来啦，光分类好是没有用的，执行才是第一生产力。我们每天必须要完成的工作是日程表上的那些有时效的事务，完成这些之后，选择下一步清单中的事务来完成。那么工作时如何安排顺序呢？作者按视野从小到大给出了三种选择模式：
1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”：情境、有多少时间、有多少精力和重要性
2. 确认每日工作的“三分类法”：执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作
3. 总体检视工作的“六层次法”：5楼视野：目的和原则；4楼视野：愿景；3楼视野：目标；2楼视野：关注点及责任范围；1楼视野：当前项目；地面：当前行动
1. 用四标准法决定眼下做什么事情。考虑手头有没有电脑、网络等情境，有多长可连续工作时间，是充满精力的早上还是有些疲累的下午，以及有什么事情是重要到现在就要完成的。
2. 用三分类法划分一天的时间块。日程表里事先安排的工作需要多少时间；为了自我提升而选择的下一步清单中的事项需要多少时间；以及猝不及防的突然任务需要多少时间。这三块组成一天的有效工作时间。
3. 用六层次法思考当前工作的价值。假定我们站在地面，眼前的五层大楼就是我们需要考虑的不同层次。在埋头工作之余，从不同层次思考最近进行的工作的价值，可以防止浪费时间在无意义重复上。
回顾
我第一周尝试GTD时发现，虽然周一我的大脑一片清净，所有事情都有条不紊地安排在清单里，周日的我却仿佛再次回到了繁杂混乱的状态，这正是忽视了回顾步骤。回顾是维护我们的GTD工作系统持续运行的关键。作者的建议是至少每周你要做到如下目标：1. 收集和加工所有材料；2. 回顾整个系统；3. 更新各种清单；4. 确定系统彻底、清楚、实时、完整。
现在检查你的8个清单，并给每个清单安排一个回顾整理的周期。不要太高频率地清空垃圾箱，以防失手误扔文件，因此一周或两周清空一次就好了，把需要处理的“电脑、网盘、手机短信、邮箱”等垃圾箱清单列好，按顺序清空。每隔一个月检查一次“将来”清单中的条目是否可以提上日程。每周整理一次参考资料。每天将项目计划中的下一个步骤更新到下一步清单中。每天确认一次等待清单的事项结果。每天更新日程表。每天将下一步清单中的重要紧急事务列入日程表。这些时间周期都可以根据自己的工作习惯调整。
接着细化回顾时间，是前一天晚上更新日程表还是当天早上？是周六上午整理参考资料还是周日晚上？一个小建议是把同样需要每周回顾的清单安排在一起，集中用半小时解决比三天连抽十分钟更有效。
最后
GTD时间管理法看起来是最复杂最繁琐的时间管理方式，我一开始也质疑这样复杂的系统会不会导致自己花了太多时间在“时间管理”上，买椟还珠呢？但熟练执行后发现，实操起来需要的时间远比想象的少，正如我们在理清步骤时提到的，如果分类时间大于1分钟，那么就是自己的收集系统不合理了，要进一步精简。保证每个清单都快速available，是我最大的建议。
最后就像作者说的，所有步骤都可以按照自己需要进行调整，只要保证以下3个原则，就能充分利用GTD了：
1. 养成收集习惯
2. 确定行动
3. 关注结果
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