如何通过周计划做好时间管理?我入过的坑,希望你不要再掉进去

文 / 余小鱼
2019-08-08 17:10
"文|余小鱼文末有思维导图,建议收藏。如何通过周计划做好时间管理?我入过的坑,希望你不要再掉进去

一、小鱼的时间管理。

这两年为了实现个人成长,小鱼一直在摸索有效的适合自己的时间管理方法。

如今系统梳理下来,大致的流程是这样:

新年伊始会制定一年的计划,按照SWOT原则列下本年度想要实现的目标。

每月结束会进行复盘,总结一个月来做了哪些事情,离目标还有多远,有哪些方面需要加强。

每天列待办清单,每完成一样,就在后面打一个勾,还会标明实际执行时间和预估时间的差距。

最近还新添加了周复盘,对一周进行回顾,大致分为三个版块:本周总结、不足和改进、下周计划。

乍一看,也许你会觉得小鱼很优秀,时间管理得这么精细,又有条理。坦白说,有时我也很佩服自己,尤其是坚持了这么久的日事清。

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可是,我还是忍不住想告诉你一个真相:我一点儿也不开心,甚至可以说很焦虑,每天被这些清单追着走,真怕自己哪一天会崩溃。

问题到底出在哪里呢?

直到最近读了《高效能人士的七个习惯》这本书,我才明白,原来根源在这里:

■ 每天追着清单跑,稍有完不成就会内疚;

■ 光顾着自我成长,忽略了生活和陪伴家人;

■ 只是看似很努力,没有做好事情优先级规划。

那么,有没有什么办法来拯救这种情况呢?

有,就是做好周计划。虽然我最近已经在做周计划,但仅仅是简单列出下周待办事项,既无理论支持,也没有什么章法。

今天我们就一起来聊聊,如何通过周计划做好时间管理,我入过的坑,希望你不要再掉进去。

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二、什么是周计划?

所谓周计划,简单来说,就是在新的一周开始的时候,对一周进行规划,从而达到有效自我管理的目的。

周计划的正确打开方式是:一周7天中,每天各有不同的优先目标,但基本上7天一体,相互呼应(关于周计划的详细步骤,后面单独介绍)。

它的显著特点是承认人比事更重要。因为,对人不可讲效率,对事才可如此。对人应讲效用,即某一行为是否有效。

如此安排人生,秘诀在于不要就日程表订立优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事

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三、周计划与以往的时间管理法相比,有什么好处?

01 以人为本。个人管理的重点在人,不在事。日程表的目的在于协助工作,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。

02 平衡均能。提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。

03 和谐一致。个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。

04 灵活变通。可根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会,对每天的要务安排进行适当调整。

05 围绕中心。以四象限法则中第二象限事务为中心,注重于虽不紧急却极重要的事。

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四、如何做一份完整有效的周计划?

小鱼习惯每周日早晨对即将过去的一周进行复盘,然后列出下周计划。之所以选在早晨,一来是因为早上大脑比较清醒,二来是想留出时间陪伴家人。

不过,这是小鱼的习惯,你也可以找到最适合自己的时间段。但建议尽量每周日完成周计划,便于第二天执行。以下为具体步骤:

第一步,写下你的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题,那么可以把自己想到的先记下来。

你可以先写下自己在家庭中的角色:丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿等等。

然后再写下自己在工作中的角色,列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情,还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。

你不必想得太复杂,好像在确立终身志向一样,只要考虑自己下一周的角色和任务,记下这7天时间里需要专注的领域即可。

例如:

①个人成长

②配偶

③父母

④房地产推销员

⑤社区服务者

再根据每一个角色,写下本周需要完成的一些任务。如“父母”这个角色,可以在后面写上“带女儿看画展”“制定暑假计划”等需要做的事情。

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第二步,选择一个或两个优先事务,本周予以重点关注

思考周计划中每一任务栏下,你最想做的一两件要事,作为你选定的目标。

这些目标中一定要有几个第二象限事务(即不紧急但很重要的事情),最好让这些短期目标与你的长期目标相关联。

例如,你想成为一个很厉害的演说家,那么你做周计划的时候一定有一些事务是跟演说家相关联的,比如观看演说视频等。

第三步,以一周为背景,为每一项目标安排具体的实施时间

确认角色并制定目标后,你就可以把每项任务分配到一个星期中,某个具体的日子去做了。

如果你给自己定的目标之一是通过锻炼增强体质,那么就可以安排一周3~4天,每天一小时的锻炼,当然也可以每天锻炼,以确保达到既定目标。

有些目标可能必须在工作时间完成,有些要等到孩子们都在家的星期六才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧?

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这种以周为单位、以第二象限事务为中心的日程表,不仅能让你做到“要事第一”,还能让你有充分的自由和灵活性以应付突发事件,让你在必要的时候更改约会时间,让你从事一些联络感情和与他人交往的活动,让你享受到发自内心的乐趣。

你会感觉很踏实,因为你知道自己已经安排好了一周的要务,照顾到了工作生活中的每一个重要领域。

第四步,利用A、B、C或1、2、3给优先事务排顺序,逐日做一些调整

当你每天早晨审视自己一天的日程安排的时候,你会看到,由于内心的平衡,自己已经为角色和目标进行了合适的优先排序。

这种日程安排是灵活的,你可以利用A、B、C或1、2、3来为每天的事务排序。比如,你可以把每天第一重要的事情列为A,其次重要的事情列为B,这样来安排进程。

在周计划的框架下,这种按重要性优先排序的方法可以让每天的事务安排有所侧重。

但是,如果在这些事务进行排序之前,不知道具体的事务同个人长期目标之间的关系,不清楚这些事务同人生各个领域的平衡之间的关系,那么排序只能是徒劳无益。

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五、掌握这三点让周计划事半功倍。

01 勇于说“不”

若要专注要务,就得排除次要事务的牵绊,此时需要有说“不”的勇气。必要时,应该不卑不亢地拒绝别人,在紧急与重要之间,知道取舍。

有时可能是拒绝生活中紧急的事情,甚至是很重要的事,但是即使它们还不错,却会阻碍你把其他事情做到最好。

说到这里,小鱼就很烦恼,因为最近参加了社区里的一些活动管理,这占据了一些时间。虽然这件事看起来不错,但是于小鱼的长期目标而言没什么关联。

一个人对待时间和要事的方式决定了一个人怎么利用时间。如果已经确定了目标,还是要把时间和精力花在第二象限事务上。

02 学会授权

著名企业家潘尼曾表示,他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独木难支之后,他毅然决然授权让别人去做,结果造就了无数商店、个人的成长与发展。

授权是提高效率或效能的秘诀之一,可惜一般人多吝于授权,总觉得不如靠自己更省时省事。

比如,不放心子女、宁可自己洗碗的父母,自绘蓝图的建筑师或自己打字的执行秘书,都属于这一类。

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相反,管理者应注重建立制度,然后汇集群力共同完成工作。例如分派子女洗碗的父母,领导一群设计人员的建筑师,或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。

假定事必躬亲者,花1小时可产生1单位的成果,那么管理者经有效的授权,每投入1小时便可产生10倍、50倍,甚至100倍的成果。

03 以要事为中心的思维方式

有效的自我管理以及通过授权对他人进行有效的管理,其中的关键并不是技巧、工具或其他外在因素。

这种有效管理的中心是内在的,是以第二象限事务为中心的思维方式,让你能从重要性而不是紧迫性来观察一切事务。

如果能够建立以第二象限事物为中心的思维方式,就能提高安排生活的能力,能够真正做到要事为先,言出必行。从此,就可以有效管理自己的生活,不必再求助于其他任何人或任何事情。

总结:为什么年度计划、月度复盘、每日清单一样不少,依然做不好时间管理,那是因为忽略了周计划的正确打开方式。

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