如何做好时间管理
“你忙吗？”大家都会回答“忙”，我们处在一个异常忙碌的社会，不管是管理者，还是所谓知识工作者或专业人士，每个人都非常忙碌。
实际上，这背后有三种忙碌：一种是忙（茫）碌——尚未学会管理自己的时间，这些人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯；一种是忙碌——已经简单的学会应对与取舍，但是真的忙，事情做不完；第三种则是更糟糕的忙（盲）碌——做一些看似忙忙碌碌的伪工作，是没以结果为导向的盲碌 ，要么是只给领导看的作秀 ，要么是平庸无能耗光阴。
如何缓解忙呢？方法就是有效的时间管理及提高工作绩效。今天培训的主题是时间管理，在所有的管理技能里面，时间管理是最容易被忽视的，因为时间的确是很无形的，但这对我们在座的每一位领导来说，又是一个非常急需要解决的问题，我们有很多的管理者，是从员工的岗位过度到管理者的岗位的，比较容易忽略的，除了管理的角色外，我们时间管理的技能也不够。
目录：
一、为什么需要时间管理
二、时间与时间概述
三、时间去哪了
四、该怎样进行时间管理
一、为什么需要时间管理
年轻的时候，我们不知道人生的短暂,浑浑噩噩中虚度几十年光阴,蓦然回首,才知道余下的时间已经不多了!把握今天,一切都从今天开始,明天会更美好!待到耄耋的时候回望,此生无遗憾!足亦!
在现实生活中，我们常听到的关于时间的话有很多：一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴、时间就是金钱等等。其实,时间不仅仅是金钱!时间远比金钱更宝贵,更有价值。管理好自己时间的真正意义便是为了避免浪费更多的时间，也就是尽量安排得让我们能够在同一时间做更多的事情，提高自己使用时间的效率，提高工作效能！
有效的计划好每天的工作安排，避免不必要的重复，减少无谓的时间浪费，就能好好的享受生活，掌握命运！
1、时间是唯一对每个人都公平的资源
这是一个拼爹的时代，公平的理想依然遥远，不公的现实代代遗传。如果你既不是富二代，也不是官二代，那么你怎么样才能比的过白富美和高富帅？感谢老天爷，让我们在万千的不公平中，还有这唯一公平的资源：时间！因此，与其感叹你缺乏别的资源，比如金钱、人脉，不如好好把你的时间资源加以管理以弥补其他资源的不足，因为时间资源的正确使用可以创造出其他的资源。
2、做好时间管理，不在因虚度光阴而悔恨
人最宝贵的东西是生命,生命属于人只有一次,人的一生应当这样度过：当他回首往事的时候,他不因虚度年华而悔恨,也不应碌碌无为而羞愧。
——《钢铁是怎样炼成的》前苏联作家 尼古拉·奥斯特洛夫斯基
那么，怎样才能判断自己是否虚度了光阴?
李开复的这一段话可以给我们参考： ”人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但时间越来越少了，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。“
当然，这里面的才华，也可以是财富，也可以是智慧，也可以是人生目标，也可以是工作业绩。
3、做啥时间管理，也是一个人能力的体现
时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。
——彼得 ·德鲁克
能不能做好时间管理，往往也是一个人能力的体现。事业有成的人，可能成功原因有很多，但是，他们的共同之处就是，他们往往都是时间管理的专家。不善于管理时间的人，会经常都感到时间不够用。在实际工作中，一些人经常忙忙碌碌，甚至加班加点，但是到了绩效考评时，却很少有能摆的上桌面的业绩。这其中重要的原因就在于控制和规划时间的能力欠缺，导致工作主次不分，劳而无功或劳而少功。
4、做好时间管理，也是实现人生规划的保证
每个人都有自己的梦想，或者都有自己理想中的生活目标。用专业一点的话说，就是有自己的人生规划，无外乎就是你希望能够做自己想做的事情，成为自己想成为的人，达到自己预设的目标。
这是多么诱人的前景啊！我们最终真能实现这样的目标吗？这全靠我们是否可以做好自己的时间管理。因为，只有我们妥善安排并利用好时间，通过实现人生旅途中的一个个小目标，才能最终实现自己的人生大目标，实现规划中的理想生活。
二、时间与时间管理概述
1、什么是时间
法国思想家伏尔泰曾出过一个意味深长的谜：‘’世界上哪样东西最长又是最短的，最快又是最慢的，最能分割又是最广大的，最不受重视又是最值得惋惜的？没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝。”
时间到底是什么呢？时间对于不同的人来说有不同的意义。对于活着的人来说，时间就是生命；对于商人来说，时间就是金钱；对于做学问的人来说，时间就是资源；对于无聊的人来说，时间就是债务。对于绝大多数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。
我们不妨体会一下时间：
想要体会“一年”有多少价值，可以去问一个高考复读的学生；
想要体会“一月”有多少价值，可以去问一个不幸早产的母亲；
想要体会“一周”有多少价值，可以去问一个定期周刊的编辑；
想要体会“一天”有多少价值，可以去问“眼睛一闭一睁”的小沈阳；
想要体会“一小时”有多少价值，可以去问一对等待相聚的恋人；
想要体会“一分钟”有多少价值，可以去问一个错过火车的旅人；
想要体会“一秒钟”有多少价值，可以去问一个死里逃生的幸运儿；
想要体会“一毫秒”有多少价值，可以去问一个错失金牌的运动员。
你感觉到了什么呢？
2、时间的四个特性
2.1无法开源
时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加，也不会减少。不论性别、职位、贫富，我们度过的每一年都有365天，每一天都有24个小时，所以我们无法开源。
2.2无法节流
孔子曰：“逝者如斯夫，不舍昼夜”。时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。
2.3不可取代
任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是不可取代的。
2.4不可再生
陶渊明说：“盛年不重来，一日难再晨……”，曾国藩也说：“天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追”，时间一旦丧失，则会永远丧失，任何人都无法失而复得。
3、什么是时间管理
所谓的时间管理，不是管理时间，而是基于时间的“无法开源、无法节流、不可取代、不可再生”的特性，去管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”，以求减少时间浪费，用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为。
其本质就是“自我管理”
4、四代时间管理理论
今天小编要说的就是即第四代管理理论，即以“人生规划”为核心内容，而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施，此也为时间管理的根本目的。所以，当我们担心学习时间管理后，会变成没有灵魂的机器人，那说明我们没有真正明白时间管理的根本目的。时间管理只不过是让我们追求幸福生活，实现人生梦想的有效工具。 或者，更直观的说，时间管理给我们带来的最起码的好处就是，帮我们实现合理的生活——把我们原来在工作中浪费掉的时间用于享受其他的快乐。
三、时间都去哪啦？
我们通过一个案例看一下时间去哪了：马经理的一天
08:30
总经理打电话让马经理去谈话，谈了会有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接 听电话，签署报告等，谈话延续到10:00
10:00
准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10:20。
10:20
找下属布置招聘工作，中间不断有其他下属请示工作，马经理的思路和时间被分割和耽搁，布置工作一直延续到11:00。
11:00
对文员报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、工作联系单等，到12:00，还有一部分没有过目。
12:00
匆匆吃过饭，看了会报纸，与同事聊了会天，猛然想起总经理交办的人力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。
13:00
与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工作不放心，本应是下属的职责，马经理准备亲自做相关计划。
14:00
与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工作不放心，本应是下属的职责，马经理准备亲自做相关计划。
16:00
刚写了公司人力资源规划报告，一个下属又来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。
16:30
召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工作。但会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。
17:00
下属走后，已过了下班时间，没有时间完成报告了，马经理只好带着未写完的报告回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。
从这个案例里我们发现马经理很忙，但成效不大，自己的时间没有把握合理调配好，以至于出现了这几个方面的预判后果。
上司召见
上司不定期的召见，使中层经理的时间具体有很大的随意性。
低效会议
会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。
官僚作风
喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，大大浪费了自己的时间。
事必躬亲
对下属工作不放心，凡事事必躬亲，替下属做工作，结果昨天被埋在事务性的工作中。
电话干扰
对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于马经理的事，有薪酬专员啊！
马经理一天的工作实施告诉我们这些时间杀手是否就在身边呢？
没有目标或缺乏计划
没有轻重缓急安排
没有设定完成时限
不懂得统筹安排
大包大揽，事必躬亲
有求必应，来者不拒
冗长而又无效的会议
官僚作风
沟通不良，做无用功
等待或各种干扰来袭
四、该怎样进行时间管理
(1)、明确目标
(2)、要有计划、有组织的进行
(3)、分清轻重缓急
(4)、合理的时间安排
(5)、排除干扰
(6)、立即行动
（1）、明确目标 目标刺激我们奋勇向上
SMART原则——目标设置的原则
S(Specific): 明确具体的
M(Measurable):可衡量的
A(Acceptable): 可接受的
R(Realistic): 现实可行的
T(Timetabie): 有时间限制的
1、我们必须要设定目标、确定目标，确定目标就是不
要穷于应付，疲于奔命；
2、目标一定是要书面的：
A、理清自己的思路，知道自己要实现哪些事情；
B、把目标书面化，不容易遗忘；
C、时时提醒自己目标在哪里。
3、目标必须是要可衡量的。
4、目标必须是切合实际的。
5、目标必须要有时限。
1952年7月4日清晨，加利福尼亚海岸笼罩在浓雾中。在海岸以西21英里的卡塔琳纳岛上，一个34岁的女人涉水下到太平洋中，开始向加州海岸游去。要是成功了，她就是第一个游过这个海岸的女性，她叫费罗伦斯·查德威克。在此之前，她就是从英法两边海岸游过英吉利海峡的第一个女性。
那天早晨，海水冻得她身体发麻，雾很大，她连护送她的船都几乎看不到。时间就这样一个小时一个小时的过去，千千万万的人在电视上看着。有几次，鲨鱼靠近她，被人开枪吓跑，她仍然在游，在以往这类渡海游泳中，她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。
15个小时后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上岸。她的母亲和教练在另一条船上，他们都告诉她海岸离的很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。
几十分钟之后——从她出发算起15个小时零55分钟后，人们把她拉上船。又过了几个小时，她渐渐觉得缓和多了，这时却开始感到失败的打击，她不假思索的对记者说：“说实在的，我不是为自己找借口，如果当时我看见陆地，也许我能坚持下来。”
人们拉她上岸的地点离加州海岸只有半英里！后来她说，令她半途而废的不是疲劳，也不是寒冷，而是因为她在浓雾中看不到目标。查德威克小姐一生就只有这一次没有坚持到底。2个月后，她再次发起挑战并成功的游过同一海峡——卡塔林纳海峡。
查德威克虽然是个游泳高手，但也需要看见目标，才能鼓足干劲完成她有能力完成的任务。当你规划自己的成功时千万别低估了制定可测目标的重要性！
（2）、要有计划、有组织的进行
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们大部分同事从来不做或是不重视做计划，为什么呢？
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多思考；
2、不做计划也能获得实效；
3、不了解做计划的好处；
4、计划于事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
5、不知如何做计划。
由于我们的工作缺乏计划，将导致的恶果：
1、目标不明确
2、没有进行工作归类的习惯
3、缺乏做事轻重缓急的顺序
4、没有时间分配的原则
所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。
1、将有联系的工作进行分类整理
2、将整理好的各类事务按照流程或轻重缓急加以排列
3、按排列顺序进行处理
4、为制定上述方案需安排一个考虑的时间
5、由于工作能够有计划的进行，自然就能够看到这些工作应该按什么次序进行，有哪些是可以同时进行的工作。
PDCA法则
PDCA循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。PDCA循环的含义是将管理分为四个阶段，即计划（plan）、执行（do）、检查（check）、行动（Action）。
P——做计划书
1、想要改善的问题的确定
2、想要达成什么目的
3、负责人是谁
4、如何才能达到自己的目标
D——实施计划书
按照做好的计划书来开始一步一步的做事
C——检查（对实施过程进行考核）
A——进一步处理
1、对检查的结果进行处理，认可或否定
2、成功的经验要加以肯定，或者模式化
3、分清轻重缓急
事情太多，太杂怎么办？
事情总也做不完怎么办？
人的时间有限，无论怎么挤一天也不可能挤出25个小时出来。因此，有限的时间里，我们要做最能出效益的事！所以，我们做事情的标准，不是“某件事有没有意义”，而是“某件事是不是最有意义”。
概括起来说，就是“要是第一”。
我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分为四种类型，并排以优先，以给与我们做事顺序的指导。
轻：授权别人去做
这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花过多的时间，最好是授权处理或另约时间。
例如：下属请示、汇报；临时会议、邀约；某些电话、邮件；日常文件批阅；不速之客到访
重：定出时间按计划做
这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫，花大精力去做的事，是管理者的第一要务。
例如：规划；技能提升、创新；建立人际关系；学习；防患未然（锻炼、防火）
缓：打发时间时做
先想一想：这件事如果根本不去理会，会出现什么情况呢？如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。
例如：并不重要的电话或信件；无谓的交际应酬；个人嗜好的沉迷；有趣无意的活动
急：立即去做
非常重视，并立即去做，直到问题解决或任务完成时止。
例如：老板客人参观；设备出故障；燃眉之急的问题；有期限压力的计划；危机（事故、救火）
普通人的时间安排
成功人士的时间安排
（4）、合理的安排时间
帕雷托二八法则：是由19世纪末意大利经济学家帕雷托发明的。
在任何特定的群体中，重要的因子通常只占用少数，而不重要的因子占多数。因此只要能控制具有重要性的少数因子既能掌控全局。
把精力专注于那20%重要的能获得最大回报事情上，达到事半功倍的效果。
杯子理论
启示1、 大石头之间会有空隙，小碎石之间也会有空隙，沙子之间还是会有空隙，所以说时间也是一样的，即使你的日程表排得再满，也会有空隙的，你都能挤出时间做更多的事情。所以珍惜时间最起码的一个方法就是珍惜那些点点滴滴零碎的时间。
启示2、 我们在完成工作的时候，要有一个顺序，如果我们先往里面装水、装沙子，然后再放大石头，放的进去吗？所以要清楚，我们工作中的“大石头”是什么！请记住，一定首先要放“大石头”，就是要在最短的时间内抓最核心、最重要、最有价值、最有成效的事情，而不是去抓一些支离破碎的事情。
（5）、排除干扰
干扰来自：
1、上司的干扰
2、同事的干扰
3、下属的干扰
4、自我的干扰
要排除干扰就需要对干扰和非干扰有所区别：
※是否经常有人打扰你的工作
这是判断干扰是否存在的前提条件，经常有人打扰，就有干扰存在。
※ 是否清楚别人打扰你的目的
明白了别人打扰的目的，就能很容易地分清这个人是来工作，还是来调侃。
※标准、流程、制度是否明确
有了明确的标准、流程、制度就能有效的避免干扰的出现。
1、来自上司的干扰
来自上司的干扰往往是最难控制的，上司的干扰既不能拒绝也不能回避，还必须和颜悦色地把宝贵的时间让给他。
1.1让上司清楚的知道你的工作目标
通过沟通，通过年度工作计划，通过一些会议，一定要很清楚的让你的上司知道你的工作是什么，你这一周、这个月、这个季度、今年的工作是什么。只有上司知道了你的工作才有可能不干扰你工作的事情。
1.2、自动的约见你的上司以减少干扰
主动约见你的上司，汇报工作进展情况，就会由被动变主动。
2、来自同事的干扰
2.1、你可以告诉同事不要再某一段时间打扰自己，但和自己的同事沟通是必须的，因此，你可以和同事确定其他时间来商讨工作事宜。
2.2、以身作则，不要突然的闯入其他同事的办公室，在这之前，你可以用通讯工具和同事约好见面时间。
2.3、简单明了的表达，如果真的有位健谈的同事，你可以简单的说“今天有件特别棘手的事情需要处理，有时间了再和你聊吧”。懂得说“不”！
2.4、闲谈，在休息时，你可以和同事们进行闲谈，这可以维护你们之间的社会关系。
2.5、偶尔审视自己，看看被打扰到底是因为别人，还是自己比较喜欢聊天！
3、来自下属的干扰
下属的干扰往往会把你太多的时间占据掉，但是，人们往往会忽视下属的干扰，原因在于人们认为下属的干扰是天经地义的。
不妨想一想以下有关解决下属打扰上司的各项问题：
3.1、你是不是每天都会保留一段固定时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时再约。
3.2、你有没有每日或每周固定一段时间召开部门例会?
3.3、你有没有鼓励你的下属以便条或邮件的方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作?
3.4、你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须常打扰你，才能立即获得回应？
3.5、你有没有将某些工作所必须的权利授给你的下属？
授权管理
是组织运行的关键，它是以人为对象，将完成某项工作所必须的权利授给部属人员。即主管将处理用人、用钱、做事、交涉、协调等决策权转移给部属，只授予权利，管理者必须保留并承担其管理行为责任，这是授权的绝对原则性。
授权的5W2H分析法
在授权流程的落实分工阶段，5W2H分析法不仅可以帮助管理者设计和理清授权计划，而且也可以让管理者更有条理、更有效地向下属做出授权阐述说明。
WHY— — 为什么？为什么要做这项工作？
WHAT— —是什么？做什么工作？目的是什么？
WHERE——何处？在哪里做？
WHEN— —何时？什么时间完成？
WHO— —谁？由谁来负责？或对谁负责。
HOW ——怎么做？如何实施？方法怎样？
HOW MUCH——多少？做到什么程度？
例如：“小红，把这份报告复印一下”
“小红（who），请你将这份报告复印（what）2份（how much），于下班前（when）送到总经理室交给总经理（where）；请留意复印的质量（how），总经理要带给客户参考（why）。”
一目了然，简明扼要，言简意赅
4、来自自己的干扰
来自自己的干扰往往最难觉察
例如：没有目的的游荡、与下属闲聊
没有各种不良的习惯，想改改也难。
有效的方法：认真学习本课内容
（6）、立即行动
不要给自己留退路，说什么“以后还有机会”、“时间还比较充裕”。在制定好计划以后你就没有了后路，惟一的选择就是立即行动。立即行动，使你保持较高的热情和斗志，能够提高办事的效率。拖延只会消耗你的热情和斗志。古时作战，兵家策略是“一鼓作气”，防止“一而再，再而衰，三而竭”。拖延之后再想疲软的心态鼓起斗志是比较困难的。
现代生活的节奏是快速的，每个人都加足马力往前冲，如果你还想歇歇，你只能等待被淘汰，危机意识要求人们加快行动的步伐，不能掉队
最后我们总结：时间管理四大法则
赢取时间的技巧
1、一日之计在昨日下班前，一周之计在于周日，一月之计在于月底，一年之计在于去冬。“预则立，不预则废”
2、早十五分钟或半小时开始工作，计划全天工作。
3、工作前，先准备好相关资料，把所有需要的资料、报告放在桌上，避免为寻找遗忘东西浪费时间。
4、把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在精神较差的时候处理。
5、可以早上做完的事，决不拖到下午完成，可以一天做完的事，决不分两天完成。
6、别让闲聊浪费你的时间：愿意和朋友同事聊天，应安排在下班后。
7、该做的事都放在桌上，以免遗漏。
8、站着接待健谈的来访者，他很快就道出来意了。
9、把相关的工作列在一起。
10、休息片刻，来杯咖啡、茶，甚至在窗前伸个懒腰，就足够是你精神抖擞了。
小编希望通过这个分析能给在每天忙碌的人有所提醒，希望为美好生活奋斗的你，我，他都能够充分合理掌握调配好自己时间，让我们的生活工作有条不紊的，健康良性的有节奏的走在幸福的道路上。
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