还在愁时间管理？时间四象限法、PROS、GTD法三招8步骤帮你搞定

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今天看到了一部电影《本杰明·巴顿奇事》，这是一部关于时间的的电影。电影讲述了本杰明奇妙的一生：一个人越来越年轻的经历。

电影的开头，是一个倒着走的时钟，是一位父亲企图时间倒流，带回自己在战争中死去的儿子。随着电影的不断播放，儿子本杰明真的以一种奇怪的姿态出场：一个糟老头似的的婴儿。没错，本杰明的一生，正是以时间倒流地姿态生长进行，随着时间的流逝“越长越小”。

看了这电影许多人都忍不住留下感慨。

这不禁让我想到现代人总是抱怨自己时间不够，正如那首歌唱的：时间都去哪儿了，还没好好感受年轻就老了。

时间是公平的，每个人都是24小时。

我们也不会像电影中的那样，时间倒流。为什么人们总觉得时间不够呢？其实归根结底是因为时间管理出了问题。

庄子说：“人生天地之间，若白驹过隙，忽然而已。”

时间就是如此，既不会偏爱某人，一天多于24小时，也不会仇恨某人，让他一天的时间少于24小时。

一个人如果管理不好自己的时间，就会徒增烦恼，导致生活工作的不畅。

纵观世界，发现很多成功优秀的人都是时间管理的佼佼者。比如行政管理培训专家和教育家戴维艾伦，比如畅销书作家艾力......

其实关于时间管理大家已经不陌生了，在网络上也已经不知道被说了多少回，比如深度工作，比如番茄工作法，还有几乎人尽皆知的利用好用碎片化时间......可最后发现，不是被“利用好碎片化时间”弄得焦头烂额，又是时间总是“被碎片化”，如此以往时间管理又泡汤了。

那关于时间管理真的就没办法了么？别急。

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每个人都是一样的，每天24小时，从不多一分，也不少一秒。但总有人在同样的时间里做更多的事，更有效率，更加成功，这就是因为他们掌握了时间管理的技巧，进而提高了自己时间管理能力。

技巧一：时间四象限法

图片来源于网络

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的维度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：

• 第一象限是既紧急又重要的工作，，执行后能带来附加价值的，又或者实现某种目标。比如老板下达的限时任务。
• 第二象限是重要但不紧急的，比如和同事培养关系，人员培训会等。
• 第三象限是紧急但不重要的，比如有人电话约谈等，没有产生价值的行为。
• 第四象限是既不紧急也不重要的，比如上网、闲谈，回复邮件等等。

通过时间“四象限”法可以快速确定每个事件的“价值”，以确定自己应该怎么安排时间来工作。

因为如果不确定事情的重要及紧急程度，就很容易出现瞎忙的状态，哪怕一整天也许都利用了碎片化时间，但最后结果可能会导致只是把很多无关紧要的小事，也就是那些既不重要又不紧急的事情给处理了，而真正紧急又重要的事情却没能完成。

这也是很多人明明利用了一切碎片化时间，但仍然无法取得成绩的原因。

因此，在时间管理的时候，第一个技巧首先就是明确工作事件的性质，这件事到底是属于哪一种事件。

技巧二：PROS记录自己的时间

为什么要记录时间？要充分管理利用时间，对时间的认识必不可少。在畅销书《你一年的8760小时》中，作者艾力提到，时间记录有利于自己更清晰地感知时间，知道自己的时间花在哪，更加注重时间的价值，也有利于自己更加清楚地了解自己，什么时间做什么事最合适。

通过记录时间，让自己对生命有更深地认识体会。艾力说：如果时间没有记录，就好像生活不曾发生过一样。

在阅读大量的时间管理书籍，加上自己的亲身实践后，艾力总结了一套独特的时间管理法：34枚金币时间管理法。

34枚金币时间管理法主要是用来记录一天的时间用途。把一天中除了睡觉的7小时，剩余的17个醒着的小时按半小时划分，将时间分为34块，就有了34块金币。

当然，你也可以有自己的时间管理法，比如每天睡觉8小时，那就是32金币时间管理法，如果每天睡觉6小时，那就是36金币时间管理法，可以自己灵活安排。

艾力把一天的时间分为5大类：

• 第一类是娱乐时间，就是高效的玩，无负罪感的玩，用蓝色来标记。这是为了保证每天的娱乐，让工作更高效。比如和家人，和男女朋友约会，同事同学聚会等的时间都算是娱乐时间。
• 第二类是休息时间，包括睡觉吃饭的时间，这些时间都被标成绿色。
• 第三类是高效工作时间，用黄色来表示。比如工作，阅读等的时间。
• 第四类是强迫工作的时间，比如你今天开一个无聊的培训会要4小时，这就是强迫工作时间。
• 第五类是浪费的时间，标记成红色。你无聊上网，赖床的时间，无所事事的时间都算是浪费的时间。

来自《你一年的8760小时》

通过这样的时间记录方式，一目了然，很容易就知道一天当中自己的时间有多少是充分利用，有多少是被白白浪费的，做到心里有数。

也容易把握自己对时间的认知，比如每天早上9.00-11.00都在高效工作，那么这个时间段就是自己精力比较充沛的时间，在做计划时可以把重要花时间的工作放在这个阶段。

技巧三：GTD法则

GTD是GettingThingsDone的缩写，是由著名时间管理人戴维·艾伦(DavidAllen)在《尽管去做-无压工作的艺术》中提出的一套非常行之有效的管理方法。

GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系InBOX中。

具体是怎么办呢？

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：

收集：

在GTD中的第一步就是收集。

将所有收集到的项目事件全部放入一个InBOX中，我把这个InBOX称为信息中转站。时间管理也是事件管理，因此，首先要把要做的事情全部收集下来，可以是写在便利贴上，可以是记录在手机备忘录上，也可以是用软件专门管理。比如印象笔记，比如石墨文档，比如幕布等等。总之就是要把所有要办的事情全部收集记录下来。

曾经做过一项研究，相比于那些用脑子记忆的人，将事情目标记录下来完成的几率要高。

因此，强调收集是非常有必要的。

整理：

前面我们说了，要将所有的事情都记录下来放入InBOX中，但光是收集还不行，要充分利用时间，收集要办的事情远远不够。

将事情收集好了，还要进行定期或不定期的整理，来清空InBOX。因为InBOX毕竟只是一个信息中转站。我们需要INBOX来协助我们完成事情，而不是让事情一直挂着不解决。

戴维·艾伦曾提出一个“二分钟法则”：如果任何一件可以在二分钟内完成的事情，那么就必须得现在马上完成。

在清空InBOX的时候，将这些事情进行区分整理，如果能符合“二分钟法则”，那就立刻去完成。如果不能，将其进一步分为供参考的，待处理，或者是垃圾几类。

比如说和同事聊天沟通感情，这就是属于供参考事件。而和同事讨论工作进度，就属于待处理事件，如果是看电视逛街之类的，就可以把其归入垃圾项，耗费精力可以不办的事情，接着归入下一步行动进行组织。

组织：

组织主要是对行动事件的组织，一般来说可分为三种：

下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

下一步清单是指具体的下一步工作，以地点为界限，在规定的地点只做规定的事，这就比如在电脑前只能处理公司事务。这也是下一步清单和TO DO LIST 待处理清单最大的不同。如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

等待清单主要是用来记录那些可以外包给别人的工作，比如自己不擅长排版，可以将排版这项工作交给专业人员来做。

未来/某天清单是记录延迟处理的事务，如未来行动计划。

回顾：

回顾也是GTD中的一个重要步骤，频率至少每周一次，因为通过回顾可以及时地检查自己的组织清单并进行更新，这样可以确保GTD系统的运作，而且并且在回顾的时候可以对未来一周的计划进行安排。

行动：

将处理事项经过组织回顾检查，就可以开按照执行清单行动了，这个时候前面的时间4象限法，以及自己的时间记录表找出自己合适的时间段，以便根据精力充沛程度做做不同的事，可以事半功倍。

比如老板交给你一份工作，要你下周一之前把半年总结的会议记录交给老板。

根据时间4象限法，这件事是既重要又紧急的事情，而根据你的时间记录，你每天高效工作的时间为早上9.00-11.30这个时间，那么在GTD 安排的时候，写会议记录这件事就被收集到INBOX 里面；

经过整理，这件事不能用“二分钟法则”执行，因此放入下一步组织中；

在组织时这一件事被归入下一步行动清单中，可以在家里完成，因此初步定在周六上午9.30-11.30在家里完成；

在回顾时发现，这个时间段没有别的事情安排，那么最终就确定这件事就安排在周六上午9.00-11.30，到了时间执行。

这样一整个流程走下来，不会让你显得惊慌失措，反而更加合理地根据时间和精力安排计划执行，使时间管理更加高效。

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赫胥黎说：

时间最不偏私，给任何人都是二十四小时;时间也是偏私，给任何人都不是二十四小时。

用过了番茄时间法，也试过了碎片化时间处理，却发现原来时间管理是在合适的时间里做合适的事情。

但时间管理永远不是目的，真正的目的，仍然是将事情保质保量地完成。而时间管理，是一个工具，更重要的是去执行。

参考资料：

1. 艾力——《你一年的8760小时》、
2. 戴维·艾伦(DavidAllen)——《尽管去做-无压工作的艺术》等