想在职场有效分配有限的时间与精力?只需这三步 | 时间管理方法

文 / 五色时间元
2019-03-31 22:06

当我们没有足够时间完成所要求的任务时,常被建议说应该“分出轻重缓急”,好像这是解决问题的万能钥匙。但事实上,分出事情紧急优先级的方式,效果不一定最好。艾德·巴蒂斯塔是斯坦福大学商学院教授,他曾专门研究如何在有限时间里高效应对高强度任务。他认为,要想真正高效,就要懂得“忽略”。

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巴蒂斯塔认为,面对任务时,我们凭直觉就能知道哪些更重要,哪些不那么重要。很容易就能按照紧急排好优先级。然后,我们还是会按时间和精力充裕的情况来处理任务,而且,我们会把不那么重要的事放到“以后”来做。但是,从来没有所谓的“以后”。未完成的清单从来没有尽头。因为,一旦我们的职业生涯进入某个阶段,我们所担负的责任,让我们永远无法满足所有要求。

我们的时间和精力都是有限资源。那该怎么办呢?巴蒂斯塔教授给出的方法是,鉴别归类法。主要分以下三个步骤。

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第一步,要把事物重新组织一下。鉴别归类意味着,设下需要处理事项的临界标准,主动忽略那些不达标的大量事务。最终的胜利不是赢得一场战斗,而是赢得一场战争,打个比方,不是处理完收件箱,而是处理完收件箱里所有重要的信息;不是完成清单上的所有事项,而是完成清单上全部重要的事项;不是处理完所有等待约见的人,而是把真正重要人物的问题处理完。

第二步,就是停止使用错误工具。巴蒂斯塔认为,我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。这些努力在战术上有效,但在战略上进行鉴别归类时就没用了。记住:任务不是要列出清单,而是决定哪些可以删除,并且坚持执行。

第三步,我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题,因为这不仅仅是个认知过程。主动忽略一些事情、拒绝一些人,可能会产生一系列情绪问题,这会影响我们的选择和行为。比如前面说到“不是真正重要人物”时,很多人可能会觉得把人分三六九等,这很无情。这正是鉴别归类方法的困难之处,但只有我们关注它的情绪维度,我们在控制工作流程时才有效果。

南加州大学的另一位神经学家安东尼奥·达马西奥(Antonio Damasio)也说过,情绪会“产生对于目标事实的偏见,甚至干扰做决策的支持机制,从而影响有效决策的制定”。所以,在进行鉴别归类时,我们要学会管理这些情绪。包括焦虑、害怕、忿忿不平甚至恼羞成怒。

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总之,巴蒂斯塔认为,我们最终目标是通过不舒适的方式来变得更舒适。要意识到对事务进行鉴别归类会产生困难情绪,这样就能面对没完没了的任务清单、爆满的收件箱,还有排队想要约见我们的人,做出科学但有效的应对方式。

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时间侦探——抓住你偷偷溜走的时间

五色时间元的提出者和践行者

高考市文科状元/一年读300本书/4点起床/一年跑1000公里/管理5个公众号/运营多个社群/一年组织200场+公益活动

五色时间元的含义:

第一、生命并无颜色,全靠每个人自己去上色,只要你愿意,你能够拥有“五色”人生。

第二、五谐音吾,每个人都是颜色不一样的烟火,拥有着别具一格的属于自己的五色。

第三、五谐音无,五色是一个过渡阶段,五色时间元也只是一只船,上岸即心无挂碍。

五色时间元的色调:

周一 蓝色学习日(谦) 周二 红色热血日(勤)

周三 绿色趣味日(趣) 周四 白色思考日(清)

周五 黄色能量日(情) 周六 随心日 周日缤纷日