优化时间管理需“六力”
古人云：“人生天地间，若白驹过隙，忽然而已。”富兰克林有句名言:“你热爱生命吗?那么别浪费时间，因为时间是组成生命的材料。”我们可以强化“六力”，借此优化时间管理，走出“时间不够”的困境，飞越“治丝益棼”的误区。
一、未雨绸缪，强化原动力。鲁迅说过：“‘一劳永逸’的话，有是有的，而‘一劳永逸’的事却极少”。工作任务的完成、工作成效的凸显绝非一日之功，我们要时时刻刻为取得更好的成效而努力，这需要我们平时注重积累。领导交办工作，如果我们对这项工作两眼抓瞎，毫无头绪，效率无论如何不会高。“凡事预则立，不预则废”，台上一分钟，台下十年功，倘若做好平时的各项准备工作，随时保持点火起飞的状态，做到领导未谋我已有所思，领导未闻我已有所知，领导未示我已有所行，那么工作即使铺天盖地而来，我们也能安之若素、应付裕如，因为我们心中“有底”。我们要抛掉八小时以外不谈工作甚至不听工作的坏毛病，眼观六路，耳听八方，对工作方面的东西多听一些，多琢磨一下，对近期可能会研究的问题、拟开展的工作搜集相应的资料，了解过去的做法，学习外界的经验，掌握最新的动态，建立自己的数据库，时刻保持临战的清醒与警觉，努力做到“召之能来，来之能战，战之能胜”。刘墉说过：“最精彩的镜头，往往不是临时举起相机对焦所能抓拍到的”，所以要善于时时“调焦”；平时多准备，任务下达时“猝然临之而不惊”，行动起来像无需预热的豪车气缸，“加速度”才会飞快。
二、时刻备忘，强化记忆力。一些时候，我们似乎慢下来、停下来，开始享受工作中难得的清闲，喝咖啡、看杂志、聊家常，这是最危险的时刻，看似治平无事，其实有不测之忧，由于记忆力的局限，很可能我们忘了一两件领导交待的工作，等到红了樱桃、绿了芭蕉，领导问起，才惊呼“忘啦”，于是不得不加班补上。在紧张的工作中，如果再接手新的任务，一方面由于已经全身心投入工作，对新的信息关注就会不够，另一方面，心理上对新的任务会产生抵触情绪，很难留下深刻印象，很容易造成遗忘。我们对自己的记忆力不要太过自信，“好记性不如烂笔头”，对于领导交待的每项工作都要做好详细记录，作为工作时的指导，可以让我们事半功倍，同时可以有效防止遗忘。对于特别重要的工作，我们可以在手机和电脑上设置提醒，多管齐下，确保不遗忘、不误事。对于各种工作，我们可以列成清单，长长的事务清单可以给我们一定的压力，敦促我们节约时间、加紧工作；我们还可以实行“销号”制度，办完一件，划掉一件，对有待完成的事项做到时刻心中有数。
三、分清缓急，强化统筹力。培根曾指出：“合理安排时间，就等于节约时间”。多项工作任务如果同时降临，我们有时会无所适从，甚至开始腹诽，毕竟我们不是超人，这种情况下，在愉快接受工作的同时，我们可以将手头现有的工作及其各自进展情况向领导详细汇报，这样领导很可能就会对新任务的时限和质量要求做出相应的调整，我们的压力就会相应减轻。另外，我们要牵住“牛鼻子”，学会“弹钢琴”。将最重要的、最紧急的工作排在最前面，将次要的、时间上可以宽限的工作往后排。一件件依次完成，切不可齐头并进，那样就会顾此失彼，左支右绌，反而一件工作都做不好。工作任务扎堆时，要心平气和，事不避难，将其作为考验自己统筹协调能力的绝好机遇，“不遇盘根错节，何以别利器？”，我们一定要冷静慎重应对，有条不紊地将各种事项处理完毕，这样会极大提升自己的工作能力。
四、及时清零，强化执行力。狄更斯有言：“延宕，是偷光阴的贼。”现阶段，民众对我们工作的时限要求很强，一项工作我们今天想到，刚做出方案，但外地可能已经着手实施了，现代社会我们等不起、慢不得，明日黄花蝶也愁，不能让人等得黄花菜都凉了。《论语》里说“子路无宿诺”，我们要像子路学习，树立“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的观念，各项工作都往前赶，宁可提前完成相关工作后留出时间学习充电，不要在工作时限截止前一分钟才慢慢腾腾完成。我们要为突发事件预留时间，一鼓作气将工作一气呵成，不要因为工作时间较宽裕而拖拖拉拉，要打好“提前量”，否则一旦出现身体上的不适或者日程上的变动、生活上的变故，我们的工作就会被延误，只有尽量提前完成，我们的工作和生活才会按部就班，不会被轻易打乱。“不饱食以终日，不弃功于寸阴”，我们要善于利于零碎时间，古人读书不放过“三上”（马上、枕上、厕上）、“三余”（冬者岁之余，夜者日之余，阴雨者时之余），朱熹“下轿伊始问志书”，鲁迅“把别人喝咖啡的工夫用在读书上”，达尔文说过：“我历来不以为半小时是微不足道的很小的一段时间”，居里夫人为了减少会客时间，客厅里从来不摆椅子，茅以升的房间里贴着“来客闲谈不得超过五分钟”的大字告示，这些成功者都是善于挤时间的典范，我们不要指望每天都有整段整段的时间工作，要见缝插针，利用每一分每一秒。
五、远离诱惑，强化免疫力。在我们没有足够的定力抵御诱惑的时候，要远离诱惑。董仲舒早年用功读书，“三年不窥园”，为的是让自己不受外界的干扰和吸引。闻一多先生在西南联大时，除上课外轻易不出门，甚至不下楼，深居简出一心读书著书，人送外号“何妨一下楼主人”，写出了大量震撼人心的诗歌和开创性的学术著作。美国著名作家拉尔夫•纳德为了保证学习和工作时间，他“发誓不看小说，认为那是浪费时间。看电影也是一样，他限制自己一年只看两部”。工作繁忙时，我们不要像往常一样将微信、飞信、QQ同时开启，不要让各种游戏、电影软件充斥我们的ipad（它们还会不时发来软件更新的提醒，进一步打扰我们的工作），不要因为怕别人嘲笑“out”而忍不住看新闻、刷微博。要敢于说“No”,工作紧张时我们要果断地推掉一些应酬，减少一些娱乐，屏蔽一些信息，关闭一些程序，对聚会、约会、幽会及时挂出“免战牌”，对饭局、酒局、牌局明确宣告“免打扰”，心无旁骛，全神贯注、聚精会神于工作，否则工作和玩乐皆误，工作大功告成之后才会玩得舒心惬意，所谓“干就干个踏实，玩就玩个痛快”。
六、防微杜渐，强化忍耐力。莫泊桑曾经给我们一条人生的智慧：“世界上不知道有多少能够建功立业的人，因为把宝贵的时间轻轻放过，以致默默无闻。”我们的天赋再好，学习效率再高、工作能力再强，要想取得成就也必须以时间为保证。孔子的弟子宰予非常聪明，但他白天睡懒觉，孔子于是骂他：“朽木不可雕也，粪土之墙不可圬也。”曾国藩也认为：“居家以不晏起（即‘不迟起’）为本”，如果有睡懒觉之类的坏习惯，学习和工作时间是一定难以保证的。我们一定要强化忍耐力，不要让自己经常享受“睡懒觉”之类的乐趣，不要让自己沉湎于打牌喝酒的快乐，在预设的时间段内，不要给自己找借口“早退”。譬如我们计划每天读书15分钟，就不要以“今天有个重要的约会”之类而将学习时间缩短，今天缩短一分钟，明天可能就会缩短两分钟，久而久之，这个计划就会形同虚设。“千丈之堤，溃于蚁穴”，每个人都有好逸恶劳的本性，在我们想抛开学习和工作计划去玩乐时，请一定对自己说：“坚持！”齐白石每天坚持作画，他给自己定的标准是：“不教一日闲过”。美国最著名的专栏作家沃尔特•李普曼还在哈佛大学读书时就听从了老师的教诲：“为了成为一名好的作家，必须每天写一千字，不管有无时间，有无兴趣，甚至有无内容，都必须写一千字”，借此锻炼自己的文笔和思维。“当我们在一条路上徘徊不前时，我们不得不让开一条大道，让那些珍惜时间的人赶到我们前面去”，我们不能只和自己比，认为今天比昨天更努力了，我们要和我们的对手比，兔子必须跑过老鹰才会活命，猎豹必须跑过斑马才不会饿肚子，我们只有比别人更刻苦、更惜时，我们才会超越同侪，跻身前列。
（据《政工学刊》杂志，原标题《优化时间管理需“六力”》，作者：甘正气）