用好清单工具 附能你的大脑

美国阿图•葛文德在其《清单革命》一书中，讲了一个医院采用清单管理的故事。

美国一家医院采用了一张小小的清单，让原本经常发生的中心静脉置管感染比例从11%下降到了0，避免了43起感染和8起死亡事故，还为医院节省了200万美元的成本。

清单不仅是一个强大的思维工具，更带来了一场深入人心的革命。

而清单与GTD理论的结合，更带来了时间管理领域的颠覆性变化，为我们找到了一份应对复杂人生的行动效率指南。

我们的大脑生来就是为了解决问题、建立联系、形成新思想的，而不是为了保留完全可以具体化的信息。记忆虽然是大脑基本功能之一，但真正有开创意义的却是深入的思考。

布鲁马•蔡格尼克提出了“蔡格尼克记忆效应”，就是人们对未完成或被中断的任务，比已经完成的任务印象更深刻。

根据这个效应的原理，你一有什么重要想法马上记录，让任务具体化，可以留出思维空间，不仅可以清空大脑、缓解目前压力，让你更为专注当下任务，还更有利于以后开展深入思考。

清单在时间管理领域的应用，更多用来收集各类待办事项，待办事项进行加工处理后，通过提醒、跟踪、检视和回顾，实现时间管理的系统化和精准化。尤其对于项目类事项，可借助清单对必要步骤进行逐条梳理，实施进度控制和检查，避免拖延问题的发生。

清单思维能够帮助我们在繁杂的事务中理清脉络，直指问题核心。我们通过清单将所有悬而未决的事项收集归纳整理，可以计划展望对未来的期许，可以规范生活及工作的流程，可以指导、管理、附能我们的行动，降低太多的不确定性。

从本质而言，清单管理是运用GTD理论的收集箱，将头脑中所有的事都记录在案，再根据事项的类别、情境、时间、重要程度等进行加工分类。（具体详见前期的《搞定时间的GTD4步法》）

总体而言，高效进行清单管理，需要掌握好以下原则：

一是先增后减原则。采取穷举法列出一切可能事项，这需要你充分大开脑洞、激发你的小宇宙一口气列完，然后再就其重要程度、紧急程度、情境分类进行加工整理或删减。

二是简明扼要原则。列清单时，不需要长篇大论，只需要对重点事项进行少而精的描述，直指核心本质，尽量避免繁杂含糊、啰里啰嗦。如果需要分配给他人的任务，更要列明时间、地点和要求。

三是自我优化原则。不论我们如何绞尽脑汁列出清单，也可能存在遗漏事项。这就需要在灵感迸发或具体执行中，对清单进行不断优化。可利用随身便签本、手机里奇妙清单、滴答清单、印象笔记、有道云笔记，做到随时记录、及时更新。

四是无限扩展原则。列出的清单事项，可以规律性使用、简化行为模式、建立日常习惯，但决不能简化我们的思维，时常要让思维做做体操、锻炼一下，以避免隧道视野，提高对时间的敏感度和事务的掌控能力。

运用到时间管理领域的清单，主要涉及到任务行动、项目管理和未来也许等事项。

而这些事项既可以按照“四象限”法则分类，也可以按照“ABCDE”分类，还可以按照个人成长、自我实现、职业发展、财务状况、社交关系、健康养生、休闲娱乐等人生平衡系统分类。

总体而言，原理为道，工具为术，运用好清单工具，要依次遵循以下基本步骤：

1、穷举列项。运用GTD的收集箱整理方法，采用发散思维，尽量突破现有束缚，不带批判眼光，列出需要待办的所有事项，宁可列到冗余或过度的程度，而不进行删减。你可以按照《搞定时间的GTD4步法》中提及的收集箱整理方法，从办公环境、职业发展、财务管理、计划组织、公司管理、个人学习、沟通协调、家庭关系、娱乐休闲、衣食住行等种类，收集各类事项。

2、查找关键。对列出的所有事项，根据意义大小、重要程度、时间先后、具体情境等标准进行分类，注明要解决的关键问题，排出优先次序，进而可以确定每年、每月、每周和每日自己要完成的最重要的事。在时间紧迫的情况下，可以优先完成重要的事，对其他的不重要的事暂时可以说“不”。

3、明确期限。对一些任务类和项目类事项，注明时间性要求，增加需要投入的时间、截止日期和具体的进度安排。尤其要把项目类事项进行具体任务化处理，注明具体的步骤和任务事项，比如列清楚“任务是什么，涉及到谁，执行时间，如何执行，执行得如何”。如果事项属于周期重复或时间确定具体的事项，最好列入日历管理系统，加强总体任务的控制。

4、检查反馈。清单要有清晰和明确的检查时点，进行周、月、年的工作检视、复盘和反思，做到执行过程和结束时的查漏补缺。以周清单回顾为例，在记录每日事项进展的基础上，总结本周计划任务是否完成，做了哪些事，有哪些心得体会，未来关注的重点是什么，预计有哪些阻碍，还哪些任务需要添加、删除或缩减，如何调整自己下一周的计划。

5、及时完善。要把清单作为思维训练的工具，给自己适当留出深入思考的时间，研究存在的问题和解决办法。虽然一般列入清单的事项具有承诺性质，但具体事项还需要因势变化，可以滚动也可以延迟，根据具体情况进行调整。但涉及长远目标实现的重要事项，要树立恒心和毅力，督促自己养成良好习惯，坚持到底，不可半途而废。

清单管理的工具，既可以是随身携带的笔记本、一页纸，也可是手机里的APP软件，关键是能随时记录想法、见解和任务，并能做到及时检查和行动。

作为一个资深的清单控，我建议可以根据自身习惯建立不同的清单管理系统。而我更多采用手机软件进行清单管理，并能与日历系统软件做到共享同步。

下面主要介绍三种常用的清单工具：

奇妙清单：

界面漂亮，操作简单，重点事项能设置星标，可全平台操作，支持个人管理和团队管理，带笔记类长备注功能。但功能相对单一，分级目录只有三层。没有专门的情境安排，如果要实现GTD的情境管理，可分别建立不同的子文件或在任务后加上“#情境”标注。被微软收购后，面临着被TODO取而代之的趋势。而TODO软件目前还在完善中，与奇妙清单有着不小差距。

OmniFocus2:

能够完美契合GTD理论，具有iPhone、iPad和Mac版本，支持个人管理和团队管理。尤其自身具有“上下文”即情境功能，具有任务透视功能、项目任务的树形嵌套功能和地点提醒功能。相对奇妙清单而言，操作较为复杂，需要花时间学习掌握。这个软件被易效能的叶武滨老师极为推崇，价格虽高，但一次投入可无限升级。缺点是不能应用于windows和安卓系统。

滴答清单：

适合个人事件和共享管理，能够跨设备云同步、周期提醒、清单管理、清晰分类，免费用户有初级的日历视图，高级用户有日历月视图、自定义智能清单等功能，具有多平台、网页端和微信端同步操作的功能。高级用户按月收费，价格不菲。

做好清单管理不在于使用哪种工具，而在于要领会时间管理的要义，注重对关键事项和任务的管理。

运用好清单工具，让你拥有化繁为简的能力，让你的生活充满活力与秩序，让你更轻松应对挑战和不确定性，更会让你真正审视和思考人生的重要事项。