浅谈时间管理1(时间管理之管理他人)
生命的本质就是时间,如何过一天就是如何过一生。时间管理又是一个自我修行的过程,不断自我提高,所以时间管理的本质又不在于知道而在于实践。结合自己的理解与实践,浅谈一下我对时间管理的认知。
时间管理是有社交性的。在职场中我们日常会与上级、下级、平级、客户、外部机构做很多交流互动。在这些交流互动中与上级、下级的时间接触最多,我们就先从与上下级相处中分析如何进行时间管理,如何提高效率。
1.与上级
除了老板以外,每一个人都有上级,怎么与上级相处,将直接影响你的工作成果,这也是时间管理-管理他人的最重要一环。
上级要处理的事情比你要多、范围比你要广,他所处的位置比你高,所有的决策比你要大,时间相对下级来说会更加宝贵个稀缺。上级每天有非常多的事务要处理,找上级就要给上级预留一定的缓冲时间。预约是一个好办法,除少数特别紧急的事除外,正常来说提前半天或者一个小时或者15分钟,会是一个不错的选择,当然如果岗位级别越高,提前预约的时间就要约早。这样就可以减少因临时找上级,而上级正在忙其他事情或不在而造成的时间等待浪费,亦或者因为时间太仓促,而使重要的事情汇报因为没有充足时间考虑,讨论而草草了事,浪费了时间。
在工作中我们也经常会出现,某一个时间段内,上级交代的好几件事起冲突,即使你通过加班也无法及时完成,这时你该怎么办?你应该主动找到上级,让上级在这些事中排出来一个ABCD或者1234的重要序列。这样我们可以优先处理上级认为重要且紧急的事,而避免自己只完成了一件对于上级或者公司来讲根本不重要的事,而影响了部门乃至公司重要的事情没做。所以除了自己要用时间管理四项法则(重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要)列出自己的工作排序,还要经常与上级互动,将自己的排序给上级看,让他现在部门、公司工作成果输出的角度来调整,这样至少可以保证在目前这个阶段,你所做的工作是比例重要的。
流程管理是科学管理的一个重要组成部分,在日常工作中起着重要的作用。流程是否顺畅,是否科学,是否简单,是否高效都值得我们认真分析,一个科学的流程决定了时间的投入产出比,我们可以经常去思考、分析,结合环境的变化将自己的一些优化和调整建议向上级提出,共同研究流程,优化流程,尽可能的简单、科学、高效。对于个人而言,部分流程的调整会让自己的效率倍增,节约出更多时间。
2.与下级
作为一名管理者,就必须掌握一项重要的管理技能,同时也是时间管理的技能--合理授权。作为一个管理者要负责一个自己的团队,就要最大化的利用好你有限的时间。合理授权,能让下级多承担一些责任,多一些主动性,多一些成长。授权能让自己多一些时间思考未来工作重点,去处理只能自己处理的事情。
与下级一起梳理他的工作流程同样也是有助于提高效率,节约时间。只要流程在合理有序的范围内尽量做减法,让下级能享受到简单、高效、明确指令,自己不需要就此花过多的时间指示,于自己又能节约不少时间。
让下级养成主动汇报工作的习惯。作为团队管理者你必须掌控团队的整体运作情况并适时调整,阶段性的监控调整让结果变的可控,避免因过程的偏差造成结果不理想需从头再来时间的浪费。
当好一名教练,培养好下级,于长远来看当好一名教练的所投入的时间产出是最高的。管理者的工作就是鼓励并引导个人的成长,如果平时不教导、不引导、不提出更高的要求,如何指望他未来能快速成长,如何在未来提升工作效率,平时的教导、引导一定会多花一些时间、精力,但当下级慢慢成长起来,他未来所创造的价值,一定会超出你的想象。这是一笔不错的未来时间投资,也是变相的当下时间节约。
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