UI设计师的时间管理妙招

年代久远，小编已经忘记当时待在哪间公司、是哪位UI设计师发起这种方式来安排时程，就某些角度来讲很实用，起码 减少许多 UI 设计师必须和人到处乔工时和工作内容的麻烦。有问题你们UI设计自己出去打一架，打赢的再回来跟我说那个时段要做什么事。

首先一个人上班的时间是固定的，非紧急必要时刻不应该把加班变成常态…PM 掌控时程无能搞到团队人人加班，要检讨的是 PM 失职，怎么可以把加班急救当成理所当然。

所以公司如果上班时间规定是上午 10 点到晚上 7 点，中午 1 点到 2 点是休息时间，在 Google Calendar 上的时间就可以拉成这样。（紫色那块是文章说明用，实际运作不会有区块叫「上班时间」。）

今天有个工作叫[APP] 修改 A 客户 UI Flow，PM 和你讨论过这个工作，你预估要花上 2 小时。讨论好后，PM 在 Calendar 空着的时段新增一笔。

注意：一定要先讨论过、由实作人员预估工时，PM 才可以在 Calendar 上新增工作。当然估工时非常困难总是会有意外，这部份晚点我会讲自己的作法。

如果要开会，会议时间也要加上去。总不能叫设计师边开会边做事吧？那个时间被会议卡走了啊！

排工作时，记得把中午休息时段空出来，人家设计师也是要吃饭的！

对应意外插单急件…基本这种事情几乎天天发生，千万不要傻傻的一天 8 小时的工时就以 8 小时当单位全部排满，会出人命的！一天可以安排的工时抓 6 小时 就差不多了。多出来的 2 小时就是为了应付杂事。

比如 RD 在刻 UI ，发现漏切一张按钮 icon 图，跑来向设计师讨，这项工作很简单， 15 分钟内可以搞定，但它也需要花时间去做。此时要不要排进 Calendar 时程里？

或是 RD、PM 临时抓你讨论点小东西，占去 30 分钟；下午茶来了，休息 15 分钟和同事打屁一下…等等。像这些工作都会占去设计师的时间，却也没大到以「小时」当单位。所以我一天工时排 6 小时并不是做完 6 小时就没事了，留下 2 小时的弹性时段要拿来处理这些零碎任务。

千万不要把自己当机器啊，说 14 点开始到 17 点都在画 Wireframe，就真的只做这项。弹性时间会分散在一天工时里，当然你想照表操课也行，同事会养成有杂事叫你做就集中在下午 5 点 ～7 点这个时段。

这种排工时的作法有很多好处：

• Google Calendar 免费、中文、上手快。

• 你很清楚知道自己今天要做什么事。

• 别人看得到你今天要干嘛，不会乱排工作给你，不用担心工作量太大被塞爆。

• 要是被质疑没在做事，Calendar 上都有纪录。

• 周末要写工作周报也很好写。

• 即使多位 PM 对你 1 位设计师也不用担心光是乔工时就饱了的情况。

当然，如果你家 PM 白目到一个时段重复塞多个工作叫你做，这我也没办法，去找你主管谈吧。

我在接案公司的时候，一周经手 5~8 个不同的 Case 、对上至少 4 名 PM 是常态。此时 Calendar 允许多人编辑非常好用。把 Calendar 的名称设成 PM 的名字，每个人颜色都不一样。谁在某个时段派了什么工作给你一目了然。

另一个好处是，如果 PM 1 号有急件希望你赶工，但那个时段 PM 2 号 已经排工作了，可以请 PM 1 号先去找 PM 2 号打一架…呃、协调，看谁最后胜出你就优先做他的任务。

Calendar 基本由 PM 群在编辑管理，如果你们公司的 PM 连控管时程的能力都没有，你还是自己管自己的工时吧，有证据就有底气去跟 PM 吵：「老子的工时全满了有种你叫我加班啊！」

…虽然真的有 PM 会叫你加班啦，这招要看人用。但最最少你有凭有据要吵也比较容易吵赢。

补充：此文一出，中国朋友跟我说了当地业界状况，Google 被墙、Calendar 代用品难找、大部份都口头交办等等。好吧，有个比较阳春土炮手工的方法。

手账本知道吧？找有时间轴的那种，有把一天 24 H 列出来，自己手动写吧。要和人员谈事情总是要有点证据，不能指望公司或 PM ，总是要靠自己弄点自救方案。

附国外设计师的个人工作管理方法

生活不只Photoshop和手写板，还有诗和远方。

每个设计师都犯过这个错

讲真，每个设计师都犯过这个错。这不只是设计圈的专属现象。

我常常为自己曾经的这个错误感到自责，也总能看见有才华的设计师在不断跳坑……

所以，如果你希望给当前的工作带来巨大转变，那么从现在开始：

给自己在时间安排上多留一点余地吧

对于「余地」这个概念，Richard Swenson, M.D. 在书中是这么描述的：

「余地是空间，它介于每个人的负荷与极限之间。它应该被预留出来，而且超出需要的数量，以便应对种种突发情况。它就像喘息与窒息之间的空隙，介于休息与筋疲力尽之间。它与超负荷相对，如果你超负荷地工作，那就意味着不给自己留任何余地。然而很多人并不确定他们是否越过了自己所能承受的边界。诚然，区分出绝对的界限是很难的，每个人情况都不同。由于不甘落后，我们常常不加判断地安排日程。摆在眼前的选择繁多，且都颇有吸引力，所以我们超额地接了太多的活。」

我去年写了一篇文章，解释为什么太早定好太多的项目对工作不利。而这个「留出余地」的概念，正好契合了我当时的问题：接了太多的订单以至于根本没有闲暇去顾及项目的错误、考虑项目的计划、发展和反思。

实际上，这并不是一种可持续的发展方式，我只是在不断地接项目而已。尽管在那时看来这像是件好事——不拓展业务的话，我的客户难道是充话费送的？

但如果只接占用80%精力的项目，而非100%（实际情况往往接近120%），会有什么不同？

有没有可能给个人和专业的发展留下更多可能的空间，而不是一味地忙忙忙？

我用了近一年的时间结束所有新项目（甚至摆脱了旧项目），减轻了我的工作量，终于留出了空闲时间，才有机会创造了我的 Digital Strategy School 网站。开始这个过程，需要慢慢转变。

剩下的20%时间，还能干点儿啥？

写本书、想个项目、完善合同和项目书（你自己说想这事多久了？）、多陪家人、为客户提出更好的方案、学新的东西……你终于有机会完成那些成天挂在嘴边的事了，耶！当你给自己设计了一个理想的日程后，就会发现，你实际拥有的时间，和你预想中拥有的时间并不等同。

做好周计划后，我更明确了怎么去合理安排这一周，这让我感到有更多的自主权来安排每一天。我知道这看起来很简单，也有人觉得这么做看起来太死板。

但你别忘了：

有规划才能有变通

规划让我处于一种积极主动的状态去安排生活。

从追踪时间开始

如果不确定自己花在各种任务上的时间，可以借助一个叫 Rescue Time 的 app（免费版超赞！），它能在后台追踪你都把时间花哪儿了，甚至还能给你发送周报告，让你意识到自己在微信或者收件箱里具体耗了多久。

如果你想一目了然地得知自己什么时候效率最高，被什么分散精力最多，那么你可以依据各种网站、程序/Apps 带来的效率或干扰程度依次分级。我的结果是下午3点状态最佳，因此难的事情我会尽量安排在下午，而不是脑袋还在短路的早晨。

我通过在 Timely app 里记录客户项目、会议和个人项目的耗时来追踪自己时间，加上后台运行的 Rescue Time 来掌握 App 和网页使用情况。通过这两个工具，我明白了自己每周时间都是怎么花的。

给每天定好主题

我根据自己情况定好了每天的主题。

周日：休息，给本周的工作做计划

周一：导师项目

周二：客户项目+内容创意

周三：导师项目

周四：策划

周五：「Oki Doki」工作日（拓展新业务，设计，内容创意，团队建设，头脑风暴等）

周六：私人时间：个人发展，社交，差事，约会。

周一和周三现在专门用来做学校项目的工作（Digital Strategy School），周二和周四是我主要的工作和创意日，而整个周五用来进行 Oki Doki（另一个合作项目）的工作和计划。这只是很宽松地给每天定了一个主题，我仍然能自由地分配每天时间。

首先我详细安排了所有个人的不能变通的时间。

我一定会坚持锻炼，以及不为继续手头上的工作而不吃午餐。忙的时候，这些事总会被搁置，然而运动对我至关重要，所以只有提前在日程里安排好我才会心安理得（同时也能时刻提醒自己做运动）。

我的计划表仍在不断完善。但仅仅是通过限制我可用来安排工作的时间（这里我用的App 是 Calendly ），我就已经创造了更多的空闲时间，来进行内容创作、头脑风暴、设计、规划，以及健康地生活。

说真的，这个方法不妨一试，说不定你会有意外收获。你如果觉得自己快被工作压垮了，或者有时间但总是三分钟热度，那就对了，赶紧上手。

是时候反思一下你接的活是不是超额了。设想一下，如果给计划（和生活）多留点空闲余地，生活应该多多少少会有些变化吧？

反正我的工作状态和健康状况是彻底改变了。