决定一个人能否晋升的一项重要能力：将繁重的工作做到井然有序

努力并不等于高效，我们身边有些人终日忙忙忙碌碌，但似乎也没什么成效；有的人井井有条，即使工作繁重也气定神闲，并且还能取得不错的成绩。我们怎样才能成为一个真正有效率，而不是仅仅很“努力”的人呢？

常识君|有话说

01

史蒂芬•科维的“四象限法则”

时间管理领域最常用的莫过于史蒂芬•科维的“四象限法则”，他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类：重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。

如果一个人整天都在做不重要也不紧急的事，那他的人生终将碌碌无为。如果总是在做不重要而很紧急的事，虽然看起来很忙，但是没有什么成效，对于这类事，要想办法委托给别人做或者尽量少做。

如果重要而又紧急的事做得太多，压力就会倍增，难逃“忙中出错”。重要但不紧急的事，比如学习、战略规划、培养下属成长，如果长期不顾不管，它们慢慢就会变成重要而紧急的事。

02

心无杂念，安于当下

为什么很多人虽然懂了时间管理的道理，却依旧无法管理好自己的时间呢？

因为尽管知道重要不紧急的事需要做，但总是无法集中注意力。比如我给自己留出完整的两个小时做某项计划，但总是定不下心来，不是想着下午有个重要的谈判，就是想着晚上还要讲课，这些都是紧急的工作。结果心里烦躁，也没办法安心准备那个计划。

很不幸，这就是现在很多人生活和工作的状态——心不在焉。孟子曰：“学问之道无他，求其放心而已矣。”所谓放心，即找回失去的本心，放在专注的事情上，这就是学问之道。做事同样需要如此，尽管下午有一个严肃的谈判，晚上还有一堂重要的课，但也不影响我把当下的工作做好。

03

巧用工作篮，清空你的大脑

有的人可能会说，哪有那么容易，我的事情总是千头万绪，根本静不下心来。其实困扰我们的不是这件事情本身，而是未完成的事情给你形成的无形压力。你总要在心里分出一部分精力惦记着那件事，这会导致你眼下所做的事效果失真。

你可以把自己的大脑处理成一个CPU和内存的关系。CPU不负责存储，把存储全部交给内存。需要运算什么，再从内存中调出来，用CPU来处理，处理完之后再把它丢回到内存中去。

这时，你就需要设置一个工作篮，里装着待处理的事件，当你记下了这件事情，同时记下了它的准备时间，就可以把它从记忆区删除了，你的精力只需要安放在眼下该处理的事上即可。

现在有了智能手机，通常都自带日程表，你可以把自己要做的事记录在日程表中。比如周三下午2点到4点要进行一个谈判，那么在周二上午10点到12点，我腾出时间来为这个谈判做准备。

用这种方式来规划工作和生活，你会发现自己的心平静了很多，思绪也不会漂浮不定。这就是工作篮的原理。

04

营造利于行动的环境

在进入工作状态之前需要做一些准备工作，比如给自己安排一张舒服的桌子，周围放一些自己喜欢的书，或者一台笔记本电脑。为自己营造一个愉悦舒适的氛围。

除了给自己准备一个精心布置的工作区域以外，还要给自己准备一个移动的工作区，这是随着时代发展，我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。

由于工作和生活的原因，很多时候我们都需要乘坐飞机、火车去另一个城市，频率变得越来越高，你可以让自己在移动的区域里腾出时间来处理公务或者看书。

飞机上很安静，没有人跟你说话，手机也不能用，这个时候排遣无聊最好的方法就是看书。每次我出差都会带两本书，飞过去看一本，飞回来看一本。因为没有人打扰，所以效率往往很高。

当你给自己准备好工作区以后，就要提醒自己提升工作效率。

05

清空工作篮

处理阶段的任务就是清空工作篮，在这个阶段，你需要对所有收集的信息进行处理。彻底地清空你的工作篮，这并不意味着完成你收集到的所有工作，因为你所收集的工作未必一定都得由你来完成，但是你必须处理它们。

处理阶段有三个基本原则：

第一，首先处理工作篮中最上面的事情，就是比较着急的事情。比如老婆让你买家具，如果再不买的话她就要生气了，你就得赶紧把这件事情处理了，其实打个电话或者去淘宝买就好了。

第二，一次只做一件事。这是一个特别重要的建议，我们经常一件事做到一半，就搁在一旁去做下一件事，没等做完，又搁在一旁。这样会导致很多事你都只做到一半就忘了，下次启动又得从头开始做。这种方式费时又费力，所以一次就做一件事。

第三，不要把事务再次放回工作篮。在处理事务的过程中，你可能会面临一个问题：某件事情处理到这一步没结束，但是不知道下一步该如何行动。这时候有两种情况，如果你能够找到具体的下一步行动，那么你就需要权衡是立即执行把它完成，还是指派他人完成，或者是延迟处理。在不得已的时候，我们才延迟处理。能够立即完成的就立即完成，如果能够指派他人完成的就指派他人来做。如果是延迟处理，那你就需要在工作篮中记录下来。

工作篮中有一些内容是不需要采取行动的，此时你需要对它们进行分辨。如果这件事现在根本决策不了，三年后再说，那么就把它扔在一边，或者这件事只能作为参考资料收集起来。这样工作篮中需要处理的事务就会逐渐减少，可以想象一下，你有一个工作篮，里边放了很多件事，做完一件事拿走一件，做完一件事归档一件……你的工作就会变得越来越少，你的生活也会变得越来越高效。

06

立刻行动

当一件事情即将付诸行动，其实你已经完成了对大量可选方案的筛选，有了基本的方向。但你不要急于行动，可以留出一些时间做一个头脑风暴，它会有助于你做出最终的科学决策。这个暂缓的行动非常必要。怎么做头脑风暴呢？当你启动大脑去思考某个问题时，你可以把所有的想法都罗列出来，再对罗列的想法进行分析筛选。

头脑风暴有几个关键的技巧：不要判断，不要质疑，不要评估，不要批判。一个想法冒出来，就把它写下来，你有一招，其他人还有别的招，大家凑在一起，每个人都可以畅所欲言地谈自己的想法。如果能够各抒己见、集思广益，我们就可以获得大量的思路和想法。在这个过程中，千万不要过早地进入讨论和批评，这会使得头脑风暴的效果减弱。有时候开会的效率很低，就是因为有人刚刚提出一个想法，另一个人就说“你那个不行”或者“需要很多钱”“条件还不成熟”，等等，一旦出现了争论，其他人就没有动力再提供更多的想法了。

所以，效率最高的方法就是罗列，有想法就罗列出来，罗列的数量越多，就越能减少思维的盲区。最后，再组织分析这些想法，从中找出一个你认为最合适的来实施。

我特别喜欢Facebook的一个座右铭：完成，好过完美。当你能努力地去“完成”的时候，你就已经战胜了拖延症，这好过你孜孜以求地为了完美而去拖延。事实上，当你追求完美的时候，最终的结果往往更加不完美,只是你给自己找到了足够的心理安慰。

本文为“管理的常识”原创，微信号:Guanlidechangshi，参考书籍《工作是最好的修行》，作者：樊登