华为时间管理培训（四）

所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：

1、将有联系的工作进行分类整理。

2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

3、按排列顺序进行处理。

4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。

那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：

1、确立目标；

2、探寻完成目标的各种途径；

3、选定最佳的完成方式；

4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；

5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；

6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

目标如何制订，我们已在前面的内容进行了说明；至于如何制订并检查计划，我们会在后面的章节中详细地阐述。有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家

记住：

1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多

好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。

2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。

美国的成功学家格林演讲时，时常对观众开玩笑地说，美国最大的快递公司——联邦快递，其实是他发明的。他不说假话，他的确有过这个主意。但是我们相信世界是至少还有一万个和他一样的创业家，也想到同样的主意。 60 年代格林刚刚起步，在全美为公司间做撮合工作，每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端送一另外一端的时间缝隙中。当时格林曾经想到，如果有人能够开办一个能够将重要文件在 24 小时之内送到任何目的地的服务，该有多好！这想法在他脑海中驻留了好几年„„一直到有一个名叫弗列德· 史密斯的家伙真的把这主意转换为实际行动。这个故事的教训是：成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。

请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？

1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

3、先做容易的做，然后再做难做的事。

4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。

6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。

7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

8、先做别人的事，然后再做自己的事。

9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。

10、 先做有趣的事，再做枯燥的事。

11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

13、先做已发生的事，后做未发生的事。

以上的各种行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些应该先着手处理，哪些可以拖后处理，哪些甚至不予处理？一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循上面的判断规则。可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“ 缓急程度” 办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说，所有的主管都承认（包括我们业务工作人员），业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话，则一般人大概不会把它视为“ 今天应该做的事” ，更不会把它视为“ 今天必须做的事” ，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理“ 紧急事件” ，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。经过 一番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告提前准备好！但是除非能够彻底地改变按“ 缓急程度” 办事的习惯，否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“ 波特的故事” 吗？波特的问题恐怕就在于此。因此，我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“ 重要程度” 。所谓“ 重要程度” ， 即指对实现目标的贡献大小。提请注意：虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“ 缓急程度” 办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“ 轻重” ，再考虑事情的“ 缓急” ——也就是我们通常采用的“ 第二象限组织法” 。

我们以下面的时间管理的方法来探讨“ 急事” 与“ 要事” 的关系，请看四象限图：

第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记， 很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。

第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。第三象限是紧急但不重要的事。 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“ 这件事很重要” 的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

请思考下面的问题：

你是否“ 知道” 在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下：

1、改善人际关系。

2、改善事先准备工作。

3、更周详地规划与组织。

4、善待自己。

5、抓住机会。

6、充实自我。

7、增进能力。

这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？