口腔机构如何做好预约管理和等候时间控制？

现在预约管理对每一家口腔医疗机构而言都是非常重要的，一家机构如果预约管理没有做好，不仅会造成患者体验极差，而且还会把整个门诊的效率变低。客户面诊等候时，控制客户的等待时间和客户服务也是同样重要的。

那我们如何做好口腔门诊的预约管理呢?主要做好以下三个场景的工作。

一、日常预约管理

指的是如何管理每天预约来诊的客户，其中既有初诊客户也有复诊客户。

而初诊客户的管理相对比较难，因为很多初诊客户不会遵守预约时间，或者是不预约直接上门，因此也会出现初诊患者扎堆上门的情况，所以我们对电话咨询的客户尽可能的获取姓名和电话信息，并且在门诊信息系统中进行挂号。

而复诊客户通常是预约上门的，所以预约提醒非常重要，务必让客户按时上门非常的重要，防止客户遗忘日期，需要更改预约时间也可以尽早的处理，把影响降到最低。

（一）口腔门诊的预约管理任务

首先需要完善自己机构的预约系统，并且做好前台的技能培训。必须做到让前台将第二天的预约信息用表格的方式发到工作群里和所有相关人员信息共享，确保大家对第二天的预约情况有事先的把握。因此当天下班前应该把第二天的预约信息整理出来。

（二）口腔门诊的预约管理常见问题

1、客户经常性迟到或者更换时间怎么办?

应该由门诊经理和客户单独聊一次，让客户重视预约。

2、当天没有预约上门的患者怎么处理?

冒然面诊或者电话咨询的客户，原则上应该尽量当天接待。即使实在安排不出医生的也应该先检查后预约下次复诊。

3、来找医生的初诊或者复诊客户，不通过前台直接去诊室找医生行不行?

不行，任何客户都要先到前台挂号后，通过接诊流程引导进入诊区。不可冒然进入诊室，所有客户都应先挂号，医生都是按照挂号的顺序进行面诊，没有挂号必然是面诊不了的。因此我们需要让团队和客户养成这个习惯。

二、预约提醒管理

对已经预约的客户进行提醒，一般情况下我们需要提前三天和一天提醒客户。而对初诊客户最好有一个预约教育的过程，特别是对不遵守预约时间的客户必须做针对性的预约规则教育。

三、预约变更和取消

当客户超过预约时间10-15分钟的情况下必须打电话和客户确认面诊情况，以及灵活安排客户的就诊顺序。如果有客户临时取消面诊的必须记录并及时上报，由前台主管跟客户沟通下次的面诊时间。

以上内容是小编总结的如何做好预约管理和客户等待时间的控制，不管是去医院面诊还是去任何地点都是要提前预约的，提前预约到诊后会有专门的工作人员带领或指导面诊时的所有事项，不会导致于客户因为慌慌张张的找不到诊室在哪个地方。因此提前预约不仅可以为客户节省时间，更多的是为了客户面诊过程中顺利方便。