一张图读懂风靡全球的时间管理系统

这篇文章将用一张图，让你了解风靡全球的GTD时间管理术，给你的大脑植入一个高效处理事务的操作系统。

对于职场人而言，掌握时间管理极其重要。不管是职场新人还是职场老鸟，对待时间的方式将影响你的未来!

我们可以在网上找到很多关于时间管理的技巧，适当地利用这些技巧能一定程度上提高我们的做事效率。

但另一方面，如果只是了解一些零星技巧，还是远远不够的。你需要的是一个完整的时间管理系统。一旦这个系统搭建起来，你做任何工作的时候都将变得更加高效！

GTD最先是由美国的时间管理大师戴维·艾伦提出，现在已经有千千万万的职场人在践行它。今天看了《小强升职记》，这本书号称是“GTD的本土化秘籍”，非常符合中国的职场环境。

GTD有5个关键步骤，分别是：收集→处理→组织→执行→回顾。下面就用1张GTD工作流的图片带大家了解一下GTD是怎么回事。

GTD的第一步是收集。把你所有的工作和想法全部从脑子里转移到“工作篮”中，这一步的目的是清空你的大脑，驱逐焦虑感，提升专注力。

工作篮可以是一个本子，录音笔或者TO do list等时间管理软件，它的作用是记录你所有的工作项。每出现一项新工作，都要第一时间收集到工作篮里面。

我习惯用本子充当“工作篮”，你可以根据自己的情况选择最适合的收集工具。不过建议收集工具越少越好，而且最好要用的时候5秒内就能拿到手上。

收集完所有的工作项以后，你需要从上到下对每一项工作进行逐项处理。处理的目的是对工作篮中的工作进行分类。具体的做法是:

①根据“是否需要行动”将事情分为需要执行的和不需要执行的2大类；

②不需要执行的工作有3种：跟自己的工作没有关系的垃圾、将来某时会做或将来也许会做的事、参考资料；

③需要执行的事情根据“是否能2分钟内完成”分类。能2分钟内完成的请立即完成，做完再处理下一项；

④不能2分钟内完成的，分3种：可以委托他人的、需要特定时间点执行的、需要尽快执行的。

值得注意的是，在做“处理”的时候，判断的过程是在脑子里发生的，不用特意写到本子上面。

当你在“处理”这个步骤做完判断，可以2分钟内搞定的事情，你应该立即完成。对于不能立即执行的，你要把它们分别放到“待办清单”、“项目清单”和“将来某时/也许”3个清单中。将工作篮中的工作项判断后，分发到这3个清单过程就叫“组织”。

在GTD的方法中，工作篮（收集篮）和上述的3个清单，并称为“3+1”清单系统。

当你列好“3+1”清单系统的时候，就可以开始执行了。

那么应该如何安排执行的顺序呢？作者建议可以从重要性、环境、时间和精力4个方面考虑。

从重要性方面考虑，你可以根据“四象限法则”将3个清单中的事情进行轻重缓急的排序；

从环境方面考虑，当你在通勤车上，身边没有电脑，无法撰写报告，这是可以执行“给某某回电话”这种类型的工作；

从时间方面考虑，可以合理利用碎片时间完成一些小微事务；

从精力方面考虑，在你精力最好的时候做最重要的事情。

你需要定期回顾你的工作完成情况，这样能让你拥有全局视角，从而更好地管理自己的行动和时间。此外，回顾是一个反馈机制，通过回顾形成一个闭环，可以让你不断优化、修正自己的工作方向和方法。

你需要对第三步骤中形成的3个清单，逐个进行回顾：

①回顾“将来某时/也许”清单主要是审视是否有工作可以现在执行。例如3个月前你将“去桂林旅游”加入“将来某时/也许”清单，而现在刚好你有假期。那么你可以把这件事情提上日程了，所以它可以被放到“代办事项”或者“项目清单”中。

②回顾“代办事项”清单主要是看工作完成情况如何、下一步做什么。

③回顾“项目”清单主要是看项目的进度是否异常、是否需要调整、下一步计划是什么。

“回顾”这个动作是必不可少的，它让你跳出了工作本身来审视工作。

以上就是关于GTD时间管理系统的分享。你可以把GTD的工作流图片打印后贴在办公桌上。把这个做事的流程复刻到自己的大脑后，即使遇到紧急、繁多的事务，也能从容应对。

《小强升职记》是一本讲时间管理的故事书，也是一本职场新人的成长指导手册，除了GTD，书中还有大量好用的技巧和经验，裂墙推荐给职场新人和时间管理小白。