华为时间管理培训（二）

我们探索克服时间浪费的途径便是“ 培养克服时间管理误区的技能” 。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区，请大家仔细阅读并分析，看看自已是否存在同样的问题：

误区之一：工作缺乏计划

查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战： “ 请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。 ” 李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“ 写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用” 。数星期后，史瓦寄了一张面额25000美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。

尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“ 知难行易” 而认为没有必要在行动之前多做思考；

2、不做计划也能获得实效；

3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

5、不知如何做计划。

我们(华为)作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“ 做了再说” 或“ 船到桥头自然直！ ” 的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？

2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。

3、 由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。

综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

1、目标不明确

2、没有进行工作归类的习惯

3、缺乏做事轻重缓急的顺序

4、没有时间分配的原则

误区之二：组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

* 职责权限不清，工作内容重复

*“ 事必躬亲，亲力而为”

*沟通不良

*工作时断时续

首先，学会如何接受请托：

对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。 “ 明智地接受请托”的重要性在于：第一： “ 拒绝” 是一种“ 量力” 的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“ 成本——效益分析” 之后，你就可以决定取舍了。

其次，学会利用资源：

对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。 比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。

对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：

1、担心部属做错事；

2、担心下属表现太好；

3、担心丧失对下属的控制；

4、不愿意放弃得心应手的工作；

5、找不到合适的下属授权。

其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

误区三：时间控制不够

在前面的“ 小张的故事” 中，小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验，

请你先做一下自我评核。

请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：

（ 1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。

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A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在

夜晚或周末处理它。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，

以致无法处理所面对的困难任务。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

（ 10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一

个物件。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

评分标准：

每一个“ 非常同意” 评 4 分， “ 略表同意” 评 3 分， “ 略表不同意” 评 2 分， “ 极不同意” 评 1 分。总分小于 20 分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在 21 至 30 分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于 30 分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。

我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：

1、习惯拖延时间，前面案例“ 小张的故事” 中的小张就是一个典型的拖延时间的人。

2、不擅处理不速之客的打扰。

3、不擅处理无端电话的打扰。

4、泛滥的“ 会议病” 困扰。 不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！

误区四：整理整顿不足

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“ 杂乱的办公桌显示杂乱的心思” 是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“ 帕金森定律” ——“ 工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间” ，我们也可以导出“ 文件堆积定律” ——“ 文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。 ”当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“ 文件处置测验” ，看看你的文件处置系统是否完善。

文件处置测验

请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确

切的答案，则请在题目前打问号“ ？ ” 。

1、订购文具后所取得的帐单。

2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。

3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。

4、某大学企管系学生寄来的问卷。

5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。

6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。

7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的 E-mail。

8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。

9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。

10、客户寄来的一封投诉信。

11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。

12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。

假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“ ？ ” ，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！

误区五：进取意识不强

我们经常说到： “ 人最大的敌人就是自己” 。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的“ 小张” ，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：

*个人的消极态度

*做事拖拉，找借口不干工作

*唏嘘不已，做白日梦

*工作中闲聊

如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“ 天上随时掉下大馅饼” 的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！

好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“ 现在” 所塑造的。因此，我们要记取“ 过去” ，把握“ 现在” ，放眼“ 未来” 。送给大家一句话：

昨天是一张已被注销的支票，

明天是一张尚未到期的本票，

今天则是随时可运用的现金。请善用它！

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