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说起时间管理,番茄工作法是不得不提的一个经典时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法,也是很多人在用的一个方法。关于番茄工作法,使用原则如下:
使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿
市面上也有很多很多可以用来做番茄工作法的软件,下面做一些例举:
- forest
- 番茄进攻
- 番茄土豆
- 爱今天
其中,个人感觉最好用的是forest。这里着重介绍forest。
主界面以绿色为主,番茄时间根据自己的习惯需求自行设定,可以选择不同的树形,每完成一个时间番茄就可以种一棵树及相应的积分,没有完成就会生成一颗枯萎的树;可以按日、周、月、年四个维度查看自己的森林;一旦番茄开始,手机一打开就会提醒“你真的要放弃吗?”
forest界面很清新,给用户以良好的视觉体验;并且这种积分制和漂亮的树,种起来让人觉得很有挑战性和成就感。每棵树都代表了一次坚持,让努力数量化可视化,我们使用起来更容易坚持下去。
番茄工作法需要注意的是:
- 在工作时间内使用,非工作时间内可以不使用。比如和家人一起活动的时候,休闲的时候还是该休闲。
- 每个人的番茄数据都会因为个体而差异,掌握好自己的节奏,不用非要25分钟,30分钟,45分钟都可以
- 番茄的数量不可能决定任务最终的成败
练习专注力,番茄工作法是一种相当不错的方法。
二、清单法凡事预则立,不预则废。很多时间管理达人都会强调列每天的To do list的重要性,每天列出来自己需要做的事情,是时间管理中必不可少的一个步骤。
清单法相关好用的APP有以下几种:
- 奇妙清单
- 滴答清单
- 时光序
- 水滴清单
个人清单分很多种,有的列出来是提醒作用不一定要当天完成,有的是今日事项清单。清单APP用的都差不多,个人比较喜欢【奇妙清单】。如下:设定大清单分类,比如梦想、工作分成两大类;在梦想里面可以加上自己要做的任务,例如读书、写作。像奇妙清单,手机还支持桌面插件的形式,这样就可以每天打开手机就能看的自己今天要做什么了。
清单法的注意点是有以下几点:
- 不要贪多,每天24个小时时间是固定的,人的精力也是有限的,不要每天都列很多需要完成的事情。完不成的话放在那里列着容易让人产生焦虑。
- 分类列任务,有的任务放在那算是长期目标,有的是当日必做。长期目标不一定每天都要做。
- 时常调整,今日事今日毕是最好的,但是如果时间太晚了影响第二天的目标完成情况就没必要非要今天做完。目标要根据实际情况进行调整。
清单,让日程更清晰,与其每天都花大把时间思考接下来该做什么,不如提前计划好,按部就班的做事。大脑更多的时间应该花在思考怎么干上,而不是花在纠结干什么上。
三、四象限时间管理四象限时间管理法,就是将需要做的事情按照重要程度和紧急程度分成4个象限,象限分布如下:
- 第一象限:紧急且重要
- 第二象限:重要不紧急
- 第三象限:紧急不重要
- 第四象限:不紧急不重要
不同的情况处理方法不同。
紧急且重要的事情:这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,必须首先立马处理解决。比如,现在领导需要你给出一份重要会议数据,你就需要立马给出来,不然就会影响到你的职业发展。
重要不紧急的事情:这一类的事情不具有时间的紧迫性,但对于个人以及企业的发展具有重大的意义,需要计划做。比如,健身或者读书,这对自己的发展长远来看是很重要的,但是时间上没有限制,不需要现在就做,但是需要我们做长期的计划,不做计划容易忘记。
紧急不重要:很多人内心可能觉得紧急的事情就会很重要,这里面存在误区,急迫并不代表重要。比如,现在有个快递小哥让你拿快递,而且要现在就拿,但是拿快递这件事相比于你手上的工作就没那么重要。这样的事,完全可以摆脱门卫大叔帮忙先看管一下。所以对于紧急不重要的事情要尽量授权做,不是所有的事都要亲力亲为。
不紧急不重要:这类事件,既没有时间的紧迫性,也没有任何重要性,还是减少做或者不做。
四象限时间管理法也有相应的APP可以使用:高效Todo。
四、时间记录法记录自己每天做的事情,可以分析自己一整天的时间分布情况,根据时间记录表来了解自己。
时间记录有两个APP推荐:爱今天 和 Jiffy。这两个软件使用起来差不多,爱今天中文版的,Jiffy界面是英文版的,可根据个人使用习惯进行选择。
爱今天的记录情况如下图,APP使用方法简单,下载下来很容易上手。
爱今天里面每天都提供了日报、周报、月报,以便于我们自己复盘。
我们可以根据软件记录的情况,利用好时间的日报,周报,月报来分析自己的时间分布,就知道自己哪些方面做得很好,哪些方面需要进行调整了。
时间记录法最大的好处就是让自己对自己每一分时间都能有个把握,把利用的世界时间进行了数据化。浪费的时间就可以想想怎么做才能不浪费。
五、事件穿插处理法很多时候我们在做一件很重要的工作的时候,卡住思路了半天不得其解。这个时候我们其实可以采用事件穿插处理法。
美国的女心理学家西尔维拉在1971年设计了一个实验:让3个小组的成员思考一个难题,每个组的思考方式不一样。第一组用半个小时来思考;第二组思考15分钟,然后休息半小时,再思考15分钟;第三组先思考15分钟,然后休息4个小时,再思考15分钟。
结果,第一组55%的人解决出了问题,第二组64%的人解决了问题,第三组85%的人解决了问题。
我们在工作中也是,遇到了难题的时候,一时想不通,可以穿插做其他的事情,可能做完之后灵感就来了。与其一直在那陷入死循环,不如做点其他的事情。
六、微习惯养成法微习惯,就是设定一件确保每天完成的小事情,并通过这些小事上的持续行动,训练自己的自控力肌肉,提高意志力。一下子养成一个大习惯很难,但是做成微习惯很简单。通过日复一日完成微习惯,反复持续的感受成功,提升信心,最终养成好习惯。
为什么说微习惯养成也算时间管理呢?我们管理时间本身就是为了实现目标,很多目标本身就是为了养成习惯,比如健身。
但是一下子养成一个大习惯太难了,每天坚持健身,很多人做不到,但是每天坚持一个深蹲,每天坚持换好健身服却是每个人都可以做到的。所以要养成大习惯,学会分解习惯养成微习惯是非常有效的方法。
微习惯养成也有几个好用的APP工具:微习惯、小日常、种子习惯。
写在最后:时间管理方法有很多,可以结合在一起使用,很多好用的APP可以帮助我们更好的生活,这是科技带给我们的好处。管理好时间还需要我们坚持不断的学习与总结。
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