有些做时间管理的人，喜欢购买各种时间管理软件，觉得自己的时间管理做不好，是因为没有选对一款好用的软件。当然，如果能够找到一个合适的工具软件，确实能够起到事半功倍的效果，但是，即使用手机最基本的软件，比如日历，也一样可以把时间管理做好。

时间管理需要做的就是两件事：

做什么事；

在什么时间做；

我们每天要做的事情很多，但是并非所有要做的事情都需要去安排和管理。我们需要把一天中需要做的最有价值的最重要的事情做一个规划，让你的这一天更加有效，也是让你的这一天过得更开心。关于如何找到最重要的事，我在另一篇文章《新的一年，我要变成一个更好的自己》做了探讨，这个主题不在本文探讨。

什么时间做，就是找到自己高效时间，把最高效的时间用到最有价值的事情上。比如你上午的时间非常高效，如果用来发邮件做日常事务就显得很浪费了。而下午时间效率低，你却用来处理复杂的思考问题，那就是在错误的时间做事情。所以，用日历做时间管理，就是通过找到你每天最重要的事情，然后把这些事情安排到日历的相应的正确位置，来实现你的工作生活效率的提高。我们可以看看使用日历的高手，著名的谷歌经理人格雷厄姆·詹金（Graham Jenkin）是如何做的。

格雷厄姆的时间日历

格雷厄姆是谷歌经理人，曾经获得谷歌“最伟大的经理人（Great Manager Award）”大奖。后来成为AngelList 的首席运营官，以及 CoinList 的联合创始人和首席运营官。他在自己的博客上写了一篇文章专门讲自己如何用日历管理时间（Me, Make, Meet: How to Manage a UX Manager’s Calendar）。格雷厄姆把自己一天的时间划分为3个部分：

• 启动时间（Me time）；
• 聚焦时间；（Make time）
• 公共时间；（Meeting time）

从图片上看，红色部分是“启动时间”，绿色部分是“聚焦时间”，黄色部分是“公共时间”。

启动时间

“启动时间”就是启动自己一天良好状态的时间。格雷厄姆在博客上说：“启动时间，就像给车加满油，换好机油以及充分检查维护状况，整装待发。人也需要这样‘加油保养’”。

（If I’m going to drive myself through the rest of the day successfully, I need to make sure that I’m personally on a full tank of gas, oil changed, tires rotated, etc. That’s the purpose of “me time.”）

在这个“启动时间”，格雷厄姆在博客中提到了他会去做的几件事：

正念冥想。格雷厄姆在博客中写到，他会去听乔恩·卡巴金的正念冥想音频。（I’ll listen to Jon Kabat-Zinn）。格雷厄姆认为，冥想是启动一个积极的高效能的早晨的有效方法。

帮助妻子。格雷厄姆会在早晨帮他的妻子收集一些资料，并把这些资料发给他的妻子。他认为这项工作会让他一天的状态变得很好。也就是说，格雷厄姆非常爱他的妻子，通过帮助妻子，能够让他感觉到快乐。其实我们每一个人都可以通过帮助自己喜欢的人来获得能量的补充。

看自己喜欢的资料。通过阅读自己喜欢的资讯，让自己从一个积极快乐的早晨开始，是一个不错的方法。但是需要注意的是，读自己喜欢的，并不意味着刷手机，因为刷手机是被动的行为，而看自己喜欢的资料，是主动的，有目的的行为。早晨刷手机是一个非常低效的习惯。日本的时间管理专家桦泽紫苑把早晨刷手机比喻成“从一大早晨就把自己的大脑弄得乱七八糟，毁掉了一晚上的好睡眠整理好的大脑的状态”。

格雷厄姆的“启动时间”放在了早晨的6点到8点。

我们每一个人都需要这样一个“启动时间”。这是保证一天工作最佳状态所必须投入的时间。很多人起床很晚，爬起来就直接去上班，这就省略了“启动”的过程，会严重削弱上午甚至一天的的工作效率。长期如此，就会自动拉开了跟别人的距离。每个人的启动时间不同，我通常在早晨5点起床，从5点到8点，是我的“启动时间”。在这个时间，通常我会：

• 做冥想瑜伽，30分钟
• 预演一天最重要的事情：5分钟
• 看书，写东西：2小时
• 吃饭，洗漱：30分钟

你也可以根据你自己的情况，建立你自己的“启动时间”。

聚焦时间

格雷厄姆会在聚焦时间做一些需要高度专注才能做好的事情。聚焦时间，是他最高效地思考问题，解决问题的时间。也是他每天做最重要的事情的时间。对他来说，这个时间段坚决不能被任何事情干扰，是一个“神圣的”时间段。格雷厄姆的“聚焦时间”是在上午的8点到11点。

对于任何一个人来说，都应该有一个“聚焦时间”。在这段时间，要保证不被干扰，做一些需要费脑筋才能做好的事，解决人生中的难题。那些干扰我们的“聚焦时间”的东西，最常见的就是手机。手机的各种提醒声，以及手机里面的各种应用。我在《摆脱了手机的困扰，就已经走在大多数人的前面》和《如何减少下意识看手机的次数》中专门写了如何避免手机的干扰。

公共时间

格雷厄姆的“公共时间”，就是与他人共事的时间，在这个时间里，他会参加会议，与公司的相关人员讨论问题，以及跟谷歌的同事一起参加娱乐活动。

格雷厄姆把自己的三个安排事项分别放入了他的日历中。

格雷厄姆的时间管理理念，给我们最大的启发就在于他的一个科学的顺序。每天从启动状态开始，然后是最重要的事的聚焦时间，最后是普通的时间。这种时间分配的理念跟斯蒂芬·科维的《高效能人士的7个习惯》中的核心观点“要事第一”不谋而合。我们做时间管理的时候，计划再详细再复杂，也离不开一个核心，就是完成最重要的事情。

因为格雷厄姆是一个经理人，他的时间的自由度可能会跟我们普通人不同。所以，我们需要根据我们自己的情况来安排自己的时间和日历。

找到自己最重要的事

尽管每一个人的时间的使用会各不相同，但是每一个人都会有24小时，而且也都有早晨、上午、中午、晚上这样的时间区间。但是所有的人的时间框架应该差不多，大致分为下面3方面：

• 工作；
• 成长；
• 自我管理；

工作，就是你从事的职业，这个部分，在格雷厄姆的日历上就是“聚焦时间”和“公众时间”部分。每一个人的岗位和职务不同，工作的内容也不一样。比如销售、管理、人力资源等等。所以，不同岗位的人，可以根据自己的岗位，找到自己的最重要的事情。当然，最重要的事情并不限于工作。只要是你认为重要的，那就一定是对你最重要的事。

成长，就是你不断学习获得知识技能的过程，当今时代崇尚的是终身成长，学习是一辈子的事情。不同的人学习的内容也不一样，方式也不同。有人是自学，有人是去上课学习。根据不同的情况，来找出自己的合适的时间段。

自我管理的内容非常多，其中最核心的部分是精力管理。如何通过自我管理，让精力保持最佳状态，是自我管理的重点。同时，自我管理需要处理好各种关系，你的日常生活起居，家庭关系社会关系等。格雷厄姆的“启动时间”，时间上就是自我管理的一种。自我管理是除去工作和成长以外的所有内容，当然也可以根据不同的情况做更细致的划分。根据不同人的情况，比如有些人喜欢把家庭独立出来进行管理，也有人把精力管理独立出来进行管理。

规划时间

每个人每天都有24小时，除去睡觉时间，大致还有16小时左右。我喜欢把一天睡觉以外的时间划分为4分部分：

• 早晨时间：5点到9点；
• 上午时间：9点到12点；
• 下午时间：12点到晚上6点；
• 晚上时间：晚上6点到晚上10点；

这四个时间块分别对应我们不同的状态，在这不同的状态下，时候做的事情也不一样。我在文章时间管理：一块腕表瞬间飙升你的时间掌控感中详细说明了这种时间划分的理由。我们需要做的就是，把前面整理的最重要的事情的内容，恰当地填充到这四个时间区间。所谓的“恰当”，就是要在合适的时间做合适的事情。比如早晨时间，当然最好是启动你的状态，上午，通常是做最重要最难的事情，下午做一些事务性的工作，而晚上，可以用来学习成长。当然，在这四个时间段，还会有其他的事情需要做。我们把时间划分好以后，抓住重点，把相应的时间段需要做的最重要的事搞定，其他的事情就好办了。

设计你的日历

目前的大多数手机都支持设置不同的日历。在此以苹果内置的日历系统为例来说明。

苹果系统中，可以设置多个日历，比如你可以设置一个工作日历，一个生活日历，而且日历也支持共享。比如你可以设置一个家庭日历，共享家庭信息，便于家庭成员了解相互的情况，协调行动。共享日历，可以让所有的共享成员看到。

设置不同日历的好处，是便于你清晰地了解自己的活动。当你打开工作日历，关闭其他日历的时候，你看到的只有工作日历的内容，避免了其他信息的干扰。

我自己习惯于设置4个日历，一个日历记录工作成长，另一个日历记录自我管理的内容，还有一个日历是家庭共享日历，用于记录家庭成员都需要知道的事项。每日核心日历，是记录我每天认为最重要的必须完成的一件事。这件事也可能是工作上的，也可能是生活上的。这样，一年下来，就会有365件最重要的事情。

之所以要用不同的日历，是便于直观地反映不同类型的事项，并可以分别显示。

自我管理日历

工作生活日历

为了方便操作，本文的日历图片是在苹果电脑上的截图。这些日历会同步显示在你的苹果手机和ipad上。

大家可能看到我的左侧日历分类上还有一些日历，比如航班管家、生日、中国节假日。这些日历都是自动生成的。比如航班管家，你只要安装航班管家app，就会自动在你的日历上生成一个单独的关于你的航班的日历。

设计日历的其他思路

我们注意到格雷厄姆的日历，是以工作为核心来设计的。所以他的日历，并没有体现他的个人生活。我们在设计自己的日历的过程中，也可以根据自己关注的核心来设计自己的日历。比如你是一个家庭主妇，那么你的日历可能就以家庭生活为核心来设计了。如果你是一个自由职业者，同样你也可以按照你从事的事业来进行日历设计。我们在此给出的例子，是一个适合大多数人的日历设计思路，从工作、成长和个人管理三个方面来考虑。

日历内容的填写原则

有很多人习惯于按照日历的具体时间来规划一天的行动。这种方法的问题就在于我们不可能完全按照计划行动。如果不能按照计划，那么日历上的项目就失去了价值，光是调整日历的时间，就够让你头疼了。所以，我使用日历的方法，就是：

关闭日历的各种提醒

当你设置了一个日历项目，必定是属于某一个时间段，日历默认就会提醒你。关闭提醒，可以避免打扰。我们用日历计划，是为了把需要做的事安排到4个时间块中，只要在这四个时间区域完成就好，并不是一定要在某一个具体的时间开始或完成。

根据我前面设计的一天的4个部分（早晨、上午、下午、晚上），分别填入你认为在相应的时间段需要做的最重要的事情。比如早晨，你要做冥想瑜伽，你只需要把这个冥想瑜伽活动放到早晨5点到9点这个时间段里就行了，不必设置具体执行时间的提醒。因为也许你会在5点1分去做，也许是6点10分去做这件事。如果早晨你有3件事情来启动你的一天，就把这三件事情填入早晨的5点到9点这个时间段。

也许有人会问，如果需要提醒怎么办？如果一定要提醒，可以把需要提醒的事情放到手机里的提醒事项。比如你需要明天上午9点乘坐火车，那么你就可以用提醒事项设置这条提醒。

实现日历的自动填写

我们在日历上安排任务，是为了在一天的进程中的不同时间点，监督我们完成任务的情况。如果要是有什么方法能够把我们实际做事的过程自动记录到日历上，就可以跟我们日历上的规划做一个比较。

现在有一个软件可以实现自动填写日历项目的功能。这款软件是“timetack.io（以下称TT）”。我们前面提到的用日历管理时间，是把将要做的事情放到日历中，而timetrack这款软件，是把你正在做事的过程记录到日历中。这样做的好处是，可以让你比较计划与实际做的事情之间是否吻合。比如你早晨计划做冥想瑜伽，但是在你的TT中没有记录，就说明你没有完成计划的事情。或者你计划完成的事情是A，而实际去做的是B。大家可以看到我的日历中有两组类似的日历，其中一组加上了TT字样。有TT的日历，就是timetrackio自动记录的日历项目。另一组没有TT的，就是计划的日历。

• TT成长工作（自动记录）
• TT自我管理（自动记录）
• 成长工作（计划）
• 自我管理（计划）

timetrack.io记录界面

timetrack.io日历设置

手机日历显示

把计划的事项跟实际发生的事项，在日历上进行实时对比，是TT这款软件的创举。这种比较能够给我们提供很多有价值的信息，比如：

• 能够发现我们计划的问题，从而调整计划；
• 能够发现我们每天的习惯行为，发现漏洞，研究对策解决问题；
• 可以发现我们拖延的问题，以及用什么行为拖延；
• 可以发现我们做事的专注度；

还有非常多的价值等待发现。

用日历管理时间，要秉持两个原则：一个是做什么，一个是什么时间做。希望大家能够通过这篇文章，发现自己的时间管理模式，用好自己的日历，规划好自己每天的时间。

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参考资料：格雷厄姆博客：http://grahamjenkin.com/2010/03/27/me-make-meet-how-to-manage-a-ux-managers-calendar/