时间管理，一个畅销多年的伪命题

“时间管理”不是解决方案—实际上是问题的一部分！

效率与时间管理无关，与注意力管理相关

作者：亚当·格兰特

译者：余杰丰 蜜蜂学堂创始人

几年前，我正在上一堂领导力课程，课间休息时，一位名叫迈克尔(Michael)的经理神色不安地走了过来，他的老板要求他要提高工作效率，所以他花了几个小时分析自己是如何打发时间的。他已经取消了那些不必要的会议，他已经找不到任何可以从日历上删除的任务，但他还是找不到有什么可以明显提高效率的方法。

“这听起来像是一个笑话，但事实并非如此，”他承认。“我唯一的想法就是少喝水，这样我就不用上那么多次厕所了。”

我们生活在一个痴迷于个人生产力的文化中。我们狼吞虎咽地阅读有关如何完成工作的书籍，梦想着《每周工作4小时》（一本自我管理的畅销书——译者注）。我们在喧嚣的祭坛前敬拜，自夸忙碌。我们时常被告知，完成任务的关键是时间管理。如果你能更好地计划你的时间表，你就能使工作效率达到极乐世界。

但经过20年对生产力的研究，我已经确信时间管理不是一个解决方案——它实际上是问题的一部分。

在我职业生涯的大部分时间里，我经常被问到的问题是:“我怎样才能做得更多?”有时人们问我是因为他们知道我是一名组织心理学家，而提高工作效率是我的专长之一。更常见的情况是，他们问这个问题是因为他们读过《纽约时报》(New York Times)的一篇文章或一本读过很多次的畅销书。

但事实是，我觉得成效不大。我总是达不到每天进步的目标，所以我很难回答这个问题。直到和迈克尔的那次谈话，我才意识到：多产与时间管理无关。每天的时间是有限的，专注于时间管理只会让我们更清楚地意识到我们浪费了多少时间。

一个更好的选择是注意力管理：优先考虑重要的人员和项目，无论需要多长时间都无关紧要。

注意力管理是一种艺术，专注于在正确的地点和正确的时间以正确的理由完成工作。

根据时间管理的传统观点，你应该为完成任务设定目标。我决定在本文中尝试一下。目标是1200个单词，所以我在早上8点坐下来，给自己3个小时的时间，这样我就可以以每分钟6个单词的悠闲节奏写作。接下来的六分钟里，我盯着一个闪烁的光标，一个字也写不出来。我完成的唯一任务是Google搜索【光标】是否是为了纪念所有诅咒它的作家而命名的。然后我想知道我每分钟实际上打了多少字，于是做了一个打字测试。我对我的分数不满意，所以我做了其他一些尝试……又搞出了一些新的想法......

最终，我感到很沮丧，并转向注意力管理。E.B.怀特曾经写道:“我早上起来时，在改善(或拯救)世界的欲望和享受(或品味)世界的欲望之间左右为难。这使得计划一天的工作变得困难。“但在我的研究中，我发现高效率的人不会为追求什么而烦恼。他们同时追求这两种目标，倾向于个人有趣且具有社会意义的项目。

因此，我没有把注意力集中在完成这篇文章的速度上，而是问自己当初为什么同意写这篇文章：在综合研究时，我可能会学到一些新东西；当人们问起工作效率时，我终于有可以指点他们的知识点；这可能会对其中一些人有所帮助。这让我开始思考可能会读到这篇文章的特定人群，这让我想起了迈克尔。

我们的工作效率之争往往不是由缺乏效率引起的，而是缺乏动力。生产力不是一种美德，是达到目的的一种手段。只有当结局是值得的时候，才是美德。如果你的目标是提高效率，你就必须依靠意志力来督促自己完成任务。如果你关注你为什么对这个项目感到兴奋，以及谁会从中受益，你就会很自然地被内在的动机所吸引。

注意力管理还包括注意你在哪里完成任务。我在密歇根长大，当我回到那里读研究生时，我试图说服一个来自西海岸的朋友和我一起。

“这里又冷又阴沉沉的，”她在暴风雪中参观后说道，最后她去了斯坦福大学。接下来的这个密歇根冬天是我记忆中最寒冷、最灰暗的一个冬天，而且我从未如此富有成效，除了工作，无事可干!

果然，由朱莉娅·李(Julia Lee)领导的一系列研究表明，恶劣的天气有利于提高工作效率，因为我们不太可能被外出的想法分散注意力。研究人员发现，在下雨的日子里，日本的银行职员完成交易的速度更快，而在美国，天气不好的日子里，人们在纠正文章中的拼写错误时效率更高。考虑到这一点，我故意等到暴风雪过后的第二天才开始写这篇文章，那时窗外融化的雪泥一点吸引力也没有。

注意力管理中我最喜欢的部分是时机。我们的生产力面临挑战大多数都是那些我们不想做但又必须做的任务。多年来，我一直认为处理这些任务的方法就是在完成最有趣的任务之后马上去做，这样精力就会溢出来。然后，我和我的同事Jihae Shin在一家韩国百货公司进行了一项研究，发现当员工从事一项非常有趣的任务后，他们在最无聊的任务上的表现反而更差。

一个可能的原因是所谓的“注意力残留”：你的大脑一直徘徊在有趣的任务上，干扰了你对无聊任务的注意力。在一项实验中，我们让美国人观看视频，然后做一项枯燥的数据输入任务，我们发现了另一种机制：对比效果。一个迷人或有趣的视频会让数据输入任务看起来更加痛苦，就像甜点会让酸菜的味道更难吃一样。所以，如果你正试图完成一项无聊的任务，那就先做一项比较有趣的任务，最后才做最激动人心的任务，把它当成一种奖励。这不是时间的问题，而是与时机有关。

我猜你的目标不仅仅是提高工作效率——你可能也想要更有创造力。

障碍在于生产力和创造力需要相反的注意力管理策略。通过提高注意力过滤器，来排除无关或分散注意力的想法，从而提高工作效率。但是创造力是通过降低注意力过滤器来激发，让这些想法成为现实的。

你如何充分利用这两个世界？丹尼尔·平克（Dan Pink）在他的新书《时机管理》(When)中写道，有证据表明，你的昼夜节律可以帮助你找到合适的时间来做富有成效和创造性的工作。如果你是一个早起的人，你应该在你最敏锐的时候尽早做一些分析工作；在你的低谷——午餐时间做你的日常工作；你的创造性工作可以在下午晚些时候或者晚上做，这些时候你更有可能进行非线性思考。如果你更像一个夜猫子，你可能会更好地把创造性的项目抛给你模糊的早晨，把分析任务抛给你最清醒的下午和晚上。这不是时间管理，因为即使你重新安排了你的日程，你也可能在任务上花费同样多的时间。这就是注意力管理：你注意到对你有用的任务顺序，并相应地进行调整。

注意时间管理也意味着要从不同的角度考虑如何规划你的工作。我喜欢Paul Graham把一周分成“创客日”和“经理日”的建议。

在经理日，你要举行会议和电话会议。在“创客日”，你会留出时间来提高效率和创造力，因为你知道自己不会受到干扰，而这些干扰通常会打断你的思路。不幸的是，我们中很少有人能这样奢侈的管理每一周，这意味着我们需要找到方法来创造属于自己的时刻。

时间管理要求我们完全排除干扰——不仅仅是别人的干扰，还包括我们自己打断自己的时间。如果你沉迷于社交媒体，你需要戒掉这个习惯。注意力管理提供了另一种选择：深入思考那些让你分心的时段。

当我上中学的时候，我整个星期六都在看电视，之后我对自己的行为感到深深的内疚。但是这并没有让我放弃看电视。我制定了一个规则：只有当我已经知道我想看什么时，我才会打开电视。我在社交媒体上也采取了同样的策略：在我工作的时候，我只会登录来分享内容。当我不能做任何事情的时候，比如等飞机起飞或者锻炼后休息的时间，我就会开始刷社交媒体信息。

我认识的大多数作家都是等到创客日(maker day)才开始写作，他们认为自己至少需要四到六个小时来钻研一个大的想法或一个复杂的问题。但有证据表明，花一段长时间写作的人实际上比花短时间写作（但更频繁）的人完成得更少。你可以在非常小的时间间隔内取得有意义的进步：当研究生接受在15分钟的时间间隔内写作的训练后，他们完成论文的速度会更快。

如果你想提高工作效率，不要去分析你如何花时间，而是关注那些消耗你注意力的东西。自从知道迈克尔的故事后，我第一次看着钟。现在是上午10点36分，我的目标已超过500字。我想让你帮我判断一下，过去的156分钟是否有效地利用了我的注意力，以及过去的几分钟阅读本文是否有效地利用了你的注意力。

这让我想到了另一个想法：我很确定高效能人士有第八种习惯。他们不会把所有的时间都花在阅读高效能人士的七个习惯上。

作者简介：亚当·格兰特(Adam Grant)，沃顿商学院组织心理学家，是《离经叛道》(original)一书的作者。