Zapier 创始人: 想要带好远程团队, 你需要这样一份管理指南

编者按：随着科技的进步，很多工作已由传统上的上下班，变成了远距离的工作。这为人们提供了很多便利，但另一方面，远程工作减少了大家与同事间的社会交流，增加了冲突的机会。根据著名的Y Combinator 的保守统计，每五个远程团队中，就有一个团队的创始人会离开。Zapier 创始人Wade Foster发表了题为“how manage remote team”的文章，给出了他的建议。

过去几年来，人们对有关远程工作之优点的争论上，耗费了大量精力。 不幸的是，关于如何设置远程工作，以便你和你的团队能取得成功，却没有太多可以共享的信息。

过去三年来，Zapier是由一支远程队伍来运作的。 我们已经由最初的三个创始人增长到二十多人。 我们已经收到了很多关于我们如何运作的问题。以下让我做一下说明:

我们的旅程

从第一天起，（2011年10月）Zapier一直是分布式团队。 即使布赖恩，迈克和我住在同一个城市，但由于学习和工作的原因，我们有不同的时间表。 每个人一有空就在Zapier工作，但这种分配，并无法奇迹般地将我们安排在同一时间，同一个房间里工作，所以我们必须成为一支远程队伍。

2012年6月，我们被Y Combinator接受，并搬到加利福尼亚州山景城的一个共享公寓。 接下来的三个月是我们公司历史上唯一一个，大家都在一个时间，同一个城市的时期。

2012年8月，当迈克的女友毕业于法学院，他搬回密苏里州。2012年10月，我们开始招聘。 既然我们已经是一个分布式团队，那么继续这样做是合乎情理的，因为我们知道，我们可以聘请很棒的人，他只是跟我们住不同的地方。

在41个月的时间里，我们学到了一些关于构建和管理远程团队的知识。 还有其他人比我们有更多的经验。 虽然GitHub，Automattic，Citrix等公司已经证明，分布式团队可以取得成功，但我不确定这样的团队可以扩大到何种规模。 但如果你只是一个小团队，并希望加入到远程工作的队伍中，请考虑这个crash course。

设置成功远程工作的三个要素

你不可能期望，在历史上任何时刻，采取任何随机的方式，把分散在全球各地人们放在一起就能期望他们创立一些惊人的东西，并取得成功。

我们发现要做好远程工作，有三个重要组成部分：团队，工具和步骤。

团队

到目前为止，最重要的成分是团队。 不是每个人都可以在远程环境中工作。也不是每个人都可以管理一个远程团队（虽然我怀疑过一段时间，我了解到很多经理可以找出成功运作的方法）。 因此，组建一个能够在远程环境中工作的团队很重要。 这是我们总结出的一些最好办法:

1. 雇用有效率的人员

有效率的人员即使身处马里，也会完成任务。 你不必跟他们布置必须完成哪些工作。 你只需对最重要的事情指明方向并提供指导就好了。但是即使什么都没有的话，有效率的员工也会尽全力去实施。

2.雇用你可以信任的人

当你不能信任另一端的人时，远程工作将无法进行。 如果你不断地发现自己在担心某人正在做什么，那么你将损耗大量精力去关注一些别的事情而不是产品。记住，信任是关键。

3.信任你雇用的人

另一方面，你也需要与你雇用的人员保持信任。 作为经理，你需要学习通过期望而不是对号入座的方式来管理人员，因此请确保你能够对你所雇用的人给以信任。

4. 聘请擅长写作的人

在同一个办公室里的工作环境中，很多信息是亲自分享的。 在远程情况下，大量的内容都需要通过书面通信的方式来共享。 沟通是远程团队最重要的部分之一。 因此，好的写作水平是很重要的。

5. 雇用那些能适应没有社交工作场所的人

尝试在远程团队中创建一些社交活动是很重要的。 但事实真相是，远程工作的社交接触通常比在同一地方工作的人要少。团队的成员要能适应这一点。 最好的远程工作人员能在这种环境中茁壮成长。

工具

工具在远程工作中很重要，因为它们可以让你更好地组织团队，并将所有人都保留在同一页面上。在近距离工作中，你可以随时把团队组织起来，开全方位的会议，以使每个人都不掉队。 在远程团队中，你需要使用正确的工具，以确保每个人都能在身旁无人的情况下执行任务。

当我们的团队有20个成员的时候，我们使用了以下工具:

1. Slack

Slack是我们的虚拟办公室。 如果你在Slack，那么你在上班。 像Slack这样的团体聊天室, 也是创造友情的好地方。

根据你团队的规模，你还可以在Slack中使用”频道”这个功能。 有些时候，大家都在一起发言，会使它变得十分嘈杂，所以如果把聊天室分成诸如“工程”，“营销”不同频道的话，是十分方便的。

在我们大约有10人左右的时候，开始使用多个频道。 我们现在有23个频道（一些需要被存档）。 活跃的频道包括#市场，#支持和#创客以及像#min，#价格这样跟项目有关的专门频道。

2. Async

Async是我们构建的内部工具。 这有点像一个博客遇到reddit。 以前我们使用了WordPress的P2主题，但后来发现我们想要更多。

有时候Slack的节奏太快了，以致有人会迷失方向。Async是一个我们可以查找出重要对话的地方。 它取代了内部电子邮件，并且作为一个伟大的档案，团队中的任何人都可以参考以前的讨论。

3. Trello

Trello是我们的默认路线图。 每当有一些我们想要做的事情，就将其添加到Trello的待办事项列表中。 在大多数情况下，你会发现自己创建了太多的卡片，去尝试做过多的事情。为避免这一情况，卡片创建人还必须编写一个详细的特征描述，以说明为什么它很重要，以及成功实现这个功能后的结果将是怎样的。

我们还使用Trello来跟踪我们编辑的日历，支持文档和真正需要完成的任何项目。

这对远程团队来说非常有用，因为如果公司里有任何人想要找点事儿做的话，他们可以从Trello那里选一张卡片，并且知道完成后，这对产品/公司来讲，有什么积极作用。

4. GitHub

在Zapier，议题(Issues) 和从远程取回请求(pull)是有特殊目的的。 就像GitHub使用GitHub来构建GitHub，我们使用GitHub来创建Zapier。 GitHub包含所有与代码相关的项目管理。取回请求是有关功能的操作。议题限定使用在跟Bug相关的。 特色会在Trello和/或计划文档中涉及到。

5. LastPass

由于我们已经登录了数百项服务，所以对于任何进入公司的人来说，无需登陆即时消息或等待电子邮件回复，即可访问它们，将会非常方便。 使用LastPass，任何队友都可以登录我们使用的任何服务，而无需知道登录密码。

6. Google Docs & Hackpad

Google文档很棒。 我们通过分享电子表格，来对关键指标进行分析。 我们分享含有团队和其他重要信息的电子文档，以备以后使用。 我们共享合同和记录的文件。 任何可能多次使用的内容都应记录在案，Google文档为快捷方便地共享文件，提供了便利条件。

不过，Google文档无法被用来进行组织和协作。 我们发现Hackpad非常适合作为内部文档使用。 任何需要教别人如何做一些事情的文档，都可以被添加到Hackpad中的一个便笺本和收藏之中，必要时，其他人可以快速地访问Zapier的集体智慧。

7. GoToMeeting

有大量很酷的视频会议工具。 GoToMeeting不是其中之一。 它很笨重，但GoToMeeting的音频和视频质量比任何其他应用都要好。 我们也尝试过很多工具。 有时我们会通过Google环聊或Skype进行一次通话，但是当你需要与10多人进行团队聊天时，GoToMeeting是你的朋友。

8. HelloSign

你和你的员工不时要签署一些文件。使用HelloSign，可以免去自己将文档打印出来，签上名，将其扫描回机器上传，并与下一个签名者进行文档共享的繁琐程序。

步骤

建立一支强大的远程队伍的第三个成分是步骤。 我知道大多数人不喜欢步骤的问题, 它使人感到无聊和僵硬。 但是，如果你将步骤视为“我们的工作方式”，它将开始变得非常强大。

设计优良的步骤能为执行任务提供结构和方向，它可以帮你顺利地完成工作。

这并不意味着步骤应该是僵硬的，不变的或没有意义的。 在一家小的公司中，步骤可以有利于提供反馈，以便你衡量公司和公司人员的进度。

以下是使用Zapier运行的一些步骤。我还喜欢叫它们：我们如何工作

1. 大家都参与客户支持服务

客户是我们的命脉。 我们每天努力解决客户的问题，帮助他们更轻松地工作。 当团队中的每个人都对客户提供支持时，就都能听到客户的声音。

此外，构建产品的人也最终提供产品支持服务。 如果一个客户对一个bug很生气的话，那么这个人在听到直接反馈后，会立即修复它。

2. 专心文化

由于每个人都做客户支持，我们制定了专门的开发计划，以便使Zapier团队中的每个开发人员能轮流花费一周时间做支持服务。 其他周这些工程师们将100％致力于功能开发。 这样可以给开发人员足够的时间来专心作出一番事业。 同样，这也确保了新功能开发的良好节奏。

3.每周环聊

每个星期四上午9点太平洋时区，我们聚在一起进行闪电会谈，演示和/或采访。 既然现在有20多人，有时很难每周都见到每个人。 这些环聊有机会对你经常看不到的人说声“你好”。

这些环聊也是学习新东西的好机会。 每个星期，团队内有人会对有趣的事情做一个敏捷地讲话或演示，再或者有人跑过来加入队伍中，我们会让他做一个快速地介绍。

之所以会议定在星期四的上午9点召开，是因为这是一个地理上分布式团队的最佳时间，所以没有人会在周末受到太多的打扰。

4. 结伴活动

随着我们的发展，认识你的所有队友变得更难了。一个简单地解决方法就是让队友们每周随机地与另外一个队友配对，并进行短暂的10-15分钟对话。 我们用这个机会聊聊生活，工作或其他任何感兴趣的事情。 有时，很酷的新产品功能就是通过这些聊天聊出来的，其他时候，它只是很好玩。 无论如何，这有助于每个人更好地了解他们的队友。

5. 每月一对一

在我曾经做过的每一份工作中（甚至是近距离的工作），我和我的主管之间没有足够的回馈机制。 所以在Zapier，我和每一个团队成员在Skype或者Google环聊上设置一个，每个月的定期活动，聊聊四件事情：你感到兴奋的是什么，你担心的是什么？ 我可以怎样更好地帮你完成你的工作，你可以做些什么事情来改善你的工作。

这些问题具有一致性，所以它很容易去准备，而且也能够随着时间的变化去衡量。 我们特别将其限制为每个问题只涉及一个项目。这样可以比较轻松去实现。 但随着时间的推移，被解决的问题就会积少成多。

每个月对话的答案都会被记录在Google文档中，以便下一次会话时，可以参考上一个月的信息并帮助我们检查工作进度。

过去我和每个人都做一对一会谈。 然而，当团队扩大到大约15人左右时，这有些太难了。所以现在我专注于支持和营销团队，而Bryan和Mike（我的共同创始人）分别专注于工程和产品团队。

这些审核非常好地反映了我们这个远程团队是否在良好地运作，因为它让我得到了大大小小，各方面的反馈，使我们知道哪些方面需要改善，能使工作起来更加愉快。 例如，我发现库克西和詹姆斯偶尔在哥伦比亚市中心共同工作，最后他们在自己淘腰包付停车费。 因此，我们设置了一个简单的报销计划，以确保队员在为公司支出后，可以报销这笔费用。

6.责任感的文化

一个经常被问到的问题是“你如何知道人们是否在做工作？” 我们的简单方法是每周五做一次更新。 每个星期五，团队中的每个人都会向Async发送一份有关本周他们做了什么，下一周他们计划做什么的的工作报告。

这样可以轻松地保持项目的进度，让Zapier里的每个人都有责任感，并尽其所能。

7. 亲身体验文化

团队成员间的互动，对任何团队来说都是有价值的。 当队友们在一起，亲自做某件事的时候，肯定会有一些特别的经历。 因此，我们力争将团队一年两次聚在一起，这让人感觉很酷。

我们公司特别安排了访问华盛顿，科罗拉多州，阿拉巴马州和犹他州。

除了全公司聚会之外，我们有些小组，在协调一个重大项目/功能时，还会安排见面活动。 通常这只是一个人跳上飞机去探望另一个人。

这似乎看起来很破费，事实也确实如此。 但是不要忘了，其实你已经省下了一大笔办公室租赁费。

8.自动化任何可以自动控制的工作

Zapier的核心是自动控制。 这里有几个原因。 一是，它允许我们保持小规模团队，因为我们不需要人员来执行重复，平凡和无聊的任务。 二是，它让队友可以大部分时间都专注于做一些影响深远的工作，而不是被一些无足轻重的繁琐细节而困扰。

从别人那里学习

有很多知识是由其他人发掘的。 不幸的是，没有多少人写了有关远程工作的，以及如何管理它的材料。 大多数文章非常肤浅，譬如只是建议人们“使用Google环聊”，这不是超级有用的。

最后，了解远程工作的最佳方式是询问那些在做远程工作的人。 我从Lance Walley，Buffer的Joel Gascoigne，整个Basecamp（以前的37Signals）团队，GitHub的Zach Holman和一些其他创始人及远程工作人员那里学到了很多。

希望本文能够帮你深入了解如何管理远程团队。 但请不要把它当成普遍真理。最大的赢家不是从网上找到线索的人，而是那些通过亲身实践并发现答案的人。

编译组出品。编辑：郝鹏程