时间管理6：时间象限法！直观的分析自己当前面临的问题！

通过《时间管理》第2-5篇的分享，大家应该了解了我所谓的“价值时间”的概念，以及增加价值时间的五大原则。但是要想从别人的心得分享中真正掌握一种新的技能，光有理论还不够，一套行之有效的实施步骤可以作为大家实践的有效参考。所以，接下来，我打算把自己在高效时间管理方面总结一套实施步骤分享给大家，希望能够有用！

时间管理

时间管理的本质是对我们人生的管理，也是对我们常年生活习惯和固有行为模式的改变。显然，这并不是一件容易的事情，所以我必须通过从多个角度来分析，来让大家加深理解。根据我的总结，增加“价值时间”的实施步骤可以分为如下五个步骤：

第一步：搞清楚自己面临的问题

第二步：确定哪些事情是不该做的

第三步：确定可以请别人来做的事

第四步：提高自己做事的效率

第五步：综合实践新的行动方案

大多数人难以把新学到的时间管理方法坚持下去，其根本原因就是还没有完成步骤（1）-（3），就急于尝试步骤（4）-（5），也就是爬都没学会就想跑。这些步骤是需要踏踏实实践行的，否则很容易一开始就面临更加难以克服的困难，导致看不到明显的成效，从而消磨自己的信心和积极性，随后而来的多半也就是放弃。

那么接下里，我们就先来仔细了解增加“价值时间”的第一步。

2.1 分析现状是一切的开始

当我们面对任何问题时，首先要做的不是冥思苦想解决的办法，而是先要搞清楚现状是什么。问题如果得不到有效的解决，常常就是还没有搞清楚现状，就把时间耗费在解决方法上。这里的关键可以通过归纳整理，再进行量化分析来完成。也就是说，我们应该首先通过把各种信息进行归纳整理，比较具体地弄明白我们到底想要改善什么，接下来我们将对问题进行分解，并按量化的方法进行排序。

下面，我推荐一种分析现状的具体工具：时间投资象限图。通过这个工具，可以让大家比较迅速的搞清楚自己在时间分配上面临的问题。

分析现状

2.2 画自己的时间投资象限图

这个工具用纵轴“重要度”和横轴“紧急度”把现状分为四个象限，分别包含比较理想的时间使用方法和实际时间的利用情况，通过四个象限的比较，把握理想与现实的差距。

时间投资象限

“紧急度”的轴线由是否有时间上的限制来决定，例如某一件事是否有明确的最后期限，是否是今明两天之内就必须完成的工作。“重要度”的轴线由行为所带来的收益来决定，这里的收益既可以是物质上的收入，也可以是精神上反馈。能够量化则最好，如果不能量化，也可以通过收益对自己人生的意义大小自行判断。

下面我详细的解释一下四个象限内容。

（1）第三象限：投资的时间（不紧急但重要）

花在不紧急但重要的事情上的时间，是改善时间管理最重要的部分。这些事情具体包括：

—学习、钻研技术等为自我提升而投资的时间；

—运动、增强体能和精力，以保持身体健康和旺盛精力而投资的时间；

—为保持工作和生活之间的平衡，充实人生，而与家人集体活动而投资的时间等等。

第三象限

这些事情都是非常重要的，但是其中有些事情却常常被我们所忽视，例如很多人都不爱运动，觉得照样能吃能睡，身体没啥大毛病；部分职场老油条甚至也不会继续学习，觉得工作已经驾轻就熟，学了也不会加薪等等。

但是，是否能够有效地利用好这部分的时间投资，将会极大的影响我接下来要介绍的“紧急而且重要”的时间的使用效率，同时直接影响我们的整个时间管理的效果。

（2）第一象限：消费的时间（紧急而且重要）

这类时间主要花在为了获取报酬而完成的各种工作上，具体包括;

—上班所付出有效工作（见客户、写代码、做项目、沟通协调等等）；

—通过必要的休息以保持足够的精力（例如午休）等等。

第一象限

这些活动构成了我们生活和工作的基本形式。这部分时间越高效，人就过得越充实，随之而来的幸福感也会越高。

（3）第二象限：被动的时间（紧急但不重要）

这类事情具体包括：

—没有结果的无休止的会议；

—上下班拥堵的交通；

—工作（生活）中被摊派的而又没有勇气拒绝的事（通常有一定期限，但又没啥意义）等等。

被动的时间

这部分时间被占用得越多，被迫做事的感觉就会越来越强烈，幸福感也随随之降低。

（4）第四象限：浪费的时间（既不紧急也不重要）

这类事情具体包括：

—随时随地的刷手机打发时间；

—节假日懒觉睡到中午或者午觉睡到晚饭点；

—长时间的玩网络游戏或者和友人不着边际的整晚胡吹海侃等等。

第四象限

很多人经常说时间不够用，就是把时间花在了这些地方。

2.3 通过画时间象限图，审视自己的时间利用情况

对于大部分的上班族来说，假设1天有16小时是清醒的，他们在“第一象限：消费的时间”上花费的时间大概占整体的60%（工作都超过8小时），在“第二象限：被动的时间”上占20%（上下班堵在路上都有2小时），在“第四象限：浪费的时间”上消耗了大概15%的时间（零碎时间全用来刷手机），用在“第三象限：投资的时间”大概不超过5%。

普通上班族的时间分配

这样的时间分配结构所带来问题是，总时间的80%都花在了“紧急”轴线中紧急度更高的那边，这些事情大多数与工作有关，紧急的事情越多，劳动时间就越长（无论是否有效），所以我们每天都感觉自己过得挺忙的，长期下去还容易导致工作和生活失衡。

如果在长期在“第一象限：消费”和“第二象限：浪费”上花费大量时间和精力，就不可能有更多、更完整的时间和精力去进行“第三象限：投资”，而只能把这些时间投入“第四象限：浪费”，而事后我们会更加后悔。同时，如果长期不投资又会导致我们自身工作能力更不上市场的发展，影响我们的工作效率，结果就需要在“第一象限：消费”，从而导致恶性循环。

2.4 时间管理的目标

通过分析自己的时间象限图，我们可以总结出进行高效时间管理的关键在于：

（1）缩减“第二象限：被动的时间”和“第四象限：浪费的时间”，增加“第三象限：投资的时间”。

（2）利用“第三象限：投资的时间”，更有效地发挥“第一象限：消费的时间”。

通过时间象限图，我们可以把处于混沌状态的时间分配方式清晰地整理成以上四类，并籍此帮助自己思考如何优化对时间的有效利用。

有效的时间分配

比较理想的状态是，每天确保30%的“第三象限：投资的时间”，假设我们清醒的时间是16小时，那么每一天保证有5小时左右的投资时间是比较理想的；然后就是把“第一象限：消费的时间”控制在50%以内，也就是8小时的有效工作时间，要达到这一目标就应该避免成为职场“滥好人”（我打算在下一篇文章中分享具体方法），这里聊一聊如何转化时间的性质。

2.5 转化时间的性质

为了实现时间管理的目标，我们就必须思考，在不增加工作时间长度的前提下，如何一方面保持整体的平衡，另一方面调整好时间的分配。这里我推荐的办法就是转化时间的性质。

通过转换时间性质建立良性循环

例如将原本属于“第二象限：被动的时间”中“上下班拥堵的交通”中的时间转化为“第三象限：投资的时间”。也就是利用这些时间来学习（可以带上耳机听有声读物）。

利用这个方法，我们还可以把“第四象限：浪费的时间”用来投资，从而不断提高自身能力。同时如果有心，我们在工作中所消费的时间，短期内看起来都是消费，但是如果学会不断总结，从长期来看，这些时间也能成为对自己的投资。

从另一方面来说，如果一直从事比较轻松的工作，短期来看是比较舒服的，但是也会因为危机感确实，而导致自我投资的动机慢慢减弱，自己大量的空余时间也会被浪费掉（打麻将、看泡沫剧等等）。

把时间用到更有价值的地方

当然，也不可否认，旅游、聚会、唱K、打游戏等娱乐活动可以让自己更快乐，但是需要控制耗费在这些事情上面的时间，另外如果我们能够在做这些事情的同时，附加一些更有意义的事（例如做视频游记、游戏直播、聚会有效社交等等），就能把原本是浪费时间的事情变得有价值，也就是把“第四象限：浪费的时间”转变为“第一象限：消费的时间”。

今天就聊到这里，这些内容看起来都是比较功利的，因为时间管理本身就是如此，管理好自己的人生，不但能够让我们精神上更充实，而且还能让我们更高效的获得物质收益，对于普通老百姓来说，这已经能够解决大部分不愉快的事情了。