华为30年来一直在用的时间整理术

都说华为好，今天就给大家讲讲华为内部的高效工作法，看看华为人是怎么做时间管理的。

不要认为抓住每一分、每一秒就做好了时间管理，就是合理利用了时间。关键不在于你是不是每分都在工作，而在于你的时间是零散还是集中起来被利用。

1.时间块技术

时间块，顾名思义就是一块一块的时间，而构建时间块实际上就是将任务散布在不同的时间域里。

时间块模型

华为员工把一天的时间尽量合理地分成独立而完整的时间块，在每个时间块中都只专心做一件事情，并尽可能避免被别的事情打扰。

安排整块时间

在介绍时间块之前，做一个我们都能体会到的实验。

如果你要写一份策划书，并且给你独立和完整的时间。在这段时间里，你不会受到任何干扰，你可能只需要一天（ 8小时）就能完成，而且写出的策划书非常漂亮。

但现在换一种模式，给你一天的时间，但这一天不是连续的，而是 4天中每天上午 1小时，下午 1小时，加起来一共 8小时。同样是 8小时，你却会发现，这种模式下你根本无法完成策划书。

而且，尽量不要把同一件事情安排在若干个零散的时间中，而是安排在完整的时间中，这样做，我们的效率才是最高的。这就是“时间块”原理，它指出你的时间要安排成整块的，而非零散的。

关联当下计划

在设置了整块的时间后，仍会出现问题。刚开始的时候，大家还都做到“时间块”和“要事优先”。可是，慢慢就无法按时间块执行了，究其原因：已经计划好的内容，到执行的时候，无法按计划执行；或受到“突发”事件的影响，导致时间块被打乱。为了让时间块正常运行，需要考虑以下三方面内容。

• 按要事优先的原则安排工作计划，保证计划的可行性。

• 学会说不，保障自己的工作节奏。

• 安排处理突发事件的时间块，专时专用，保证主要时间块的运行。

兼顾外部协作

虽然每个人都在计划和安排自己的时间块，在日常工作中有 80%以上的事情是需要两个人或更多人共同协作才能完成的，由于都在各自计划自己的时间块，使得彼此的时间块出现冲突和错位。因此，构建时间块的时候需要注意以下内容。

• 充分沟通。通过沟通提高内部信息透明度，使信息传递及时、流畅、准确，彼此都知道对方的工作进度和内容，保证彼此时间块都能顺畅衔接。

• 接到其他的工作安排后，不要立刻处理，根据事项的重要和紧急性进行判断和选择，必须当时处理的才立刻处理。

这样，既保证了自己计划中的时间块，按时完成工作，又能保障其他人的时间块。

2.一次一事

任正非曾几次去丰田考察学习，并在华为内部发表了题为《华为的冬天》的讲话。讲话中，任正非强调，要让地头力再次成就华为！而地头力的全部意义在于：做好一件事，坚持做好一件事。

很多人为了提高工作效率，一心多用，将所有的事情一起干，或一件事没做完又开始着手另一件事，但往往一件事也做不好。

有这样一个故事：

一个农夫一早起来，告诉妻子说他要去耕地，当他走到田边的时候却发现耕耘机没油了；原本打算立刻去加油的，突然想到家里的三四只猪还没有喂，于是转回家去。经过仓库时，望见旁边有几只马铃薯，他想起马铃薯可能正在发芽，于是又走到马铃薯田去，路途中经过木材堆，又记起家中需要一些柴火，正当要去取柴的时候，看见一只生病的鸡躺在地上。这样来回跑了几趟，这个农夫从早上一直到夕阳西下，油也没加，猪也没喂，田也没耕，最后什么事也没有做成。

农夫虽然做了很多事，但一件事情没做完就总是去做另一件事情，一天过去了，最终没有一件事情是做完的。这个故事告诉我们，要一次只做一件事，凡事要专心。

那么，如何集中精力一次做好一件事呢？下面给出几点参考意见。

• 清除一切会分散注意力、产生压力的想法，将注意力集中在你专注的事情上，学会给自己减少干扰。

• 把你想做的事情想象成一大排抽屉中的一个小抽屉。你的工作只是一次拉开一个抽屉并满意地完成抽屉内的工作，然后推回抽屉不再想它，再拉开另一个抽屉。

• 了解每一项任务你所承担的责任，了解你自己的极限。尽最大的努力去做好一件事，不要被消极情绪影响做事的效率。

• 通过两个方面集中注意力：一是即时目标，注意正在发生的事情；二是密集度，紧锣密鼓地进行手头的工作。

• 养成在规定的时间内完成任务的习惯。一件事有时间限制，自己就会有种紧迫感，不敢松懈下来，从而能集中精力，专心地去完成。

基于这些，我们在日常工作中应该避免不必要的工作转换，进一步说，就是尽最大努力把一件事情做好、做到位，然后再考虑下一件事。就心理学角度而言，当一个人完成了一件事时，会有一种解脱感和满足感，甚至是成就感，这是一种享受的心理状态，是保证做好另一件事的必要前提。

3.碎片管理

不管一个人多么有效率，总会有人或事让他等待：也许他已经尽可能地小心规划每一项工作任务，但是却意外地错过公交车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息，平白多了一些时间可利用……而这些都是在所难免的空档时间。很多人将这部分空档时间以等待虚耗过去，其实，这部分时间也可以被纳入工作时间计划里，如能被善加利用，将为我们的生活带来很多助益。

任正非在飞机上找到了自己的时间区，他曾坦言：“每次去北京出差， 3小时左右的航程，有两个半小时我都在读书。”

一家咨询公司将人们在头等舱和经济舱中工作的效率与在普通办公室里工作的效率进行对比。结果发现，在飞机里 1小时不中断的工作成果相当于正常工作环境下 3小时的工作成果。

运用空档前的准备

和很多具有时间感的人一样，华为的管理者和员工们都有这样一种习惯——计算自己完成一项工作所需的时间，以此把握自己做事的时间长度，更有效地运用空档时间。

此外，他们在外出前也会事先做些准备，例如，带文件、书籍或笔记本电脑，时刻准备利用可能突然多出的空档时间——看资料、写东西、修改报告、检查语音邮件、打电话或用录音机口述信件等。

善用不同长度的空档

在多年的管理和实践工作中，管理者和员工们灵活应用“活动空档”，甚至整理出在不同的空档里可以做的事情。一位培训师在进行华为时间管理培训时，曾给出这样的示例：

• 如果有 5分钟空档，建议你打一通电话、看一遍数据、整理笔记或写感谢函。

• 如果有 10分钟空档，建议你整理桌子、收发电子邮件或是整理名片。

• 如果有 30分钟空档，则建议你看看上级下发或其他部门发来的资料或电子文件等。

利用后段空档时间

所谓“后段空档时间”，就是指因某项工作在预定时刻前完成而产生的空闲时间。

在华为，管理者为避免耽误上级、同事或下属员工的时间，往往在与人交谈前，整理好自己的思路，分出“一、二、三……”点，因而谈话时条理清晰、言辞简洁、易于理解，大大节省了双方沟通的时间。当出现实际使用时间少于计划使用时间时，管理者会适当地将下一工作环节的工作向前顺移或调配其他工作任务在这段空档时间处理。

再比如，在与人交谈时，若言不及义、喋喋不休，再多的时间也会被浪费；如紧抓谈话要领，言简意赅地陈述主题，即可将预定时间节省一半，而这段节省下来的时间也再次成为自己的自由时间。

4.琐碎事项管理

琐碎的事务为什么要批量处理？这个问题就好比一个快递员要将全国各地收集来的邮件送至同一座办公楼一样简单。快递员不会一件一件地送邮件，而会把这些邮件分拣集中起来，统一送达。集中处理琐碎的事情，时间才能得到更合理的利用。

分散与批量处理说明

华为一直倡导员工批量处理琐碎事务。他们通常会遵循 80/20原则，聚焦主

业务，将其他事务归为琐事类，并集中处理，同时优化工作方法，压缩处理琐事

的时间。

Linda（化名）为华为分公司人力资源部部长助理，每天都要处理大量的工作，包括检查和处理信函、电子邮件、电话、传真；协助部长对内、对外信息的上传下达；安排部长的工作日程，包括出差和住宿安排；协助准备、收集及翻译各种会议、会谈资料及报告；协助部长开展人员招聘、面试等人事工作；甚至协助部长安排一些私人事务。工作量大，而且事情很琐碎。

但 Linda却将看似繁忙的事务都安排得井井有条，而且做得很顺手。

工作中， Linda首先将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的琐事集中起来处理。在处理文件时暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文件的时间，又可避免因琐事而频繁地打扰领导。

Linda出色的表现给主管留下了深刻的印象。所以当公司在华南区成立办事处的时候， Linda顺理成章地被任命为人事经理，全面负责办事处的人事工作。

不仅只有像 Linda一样做秘书工作才会接触、应对和处理大量的琐碎工作，大多数的工作者都会遇到这样的麻烦。之所以有些人不能做到像 Linda一样做得得心应手，只不过是因为我们处理琐碎事务的方法有差距罢了。

琐碎事务集中处理听起来是那么容易，在现实中我们却可能处处碰壁。不少人都尝试“集中处理”，但多以失败告终。

口渴起身去接水，顺便洗个脸，在休息区吸烟放松下，回去工作之后不久又站了起来：内急。手机欠费后，把买充值卡和与其他部门进行沟通的事情放一起做，回来之后却发现电话上有主管的 3个未接来电，只好再次打断工作去汇报。

这些情况在运用集中处理方法的过程中是经常出现的，为了避免此类情况的发生，我们有必要思考如何使用这一工具更好地为我们服务。

首先，在心理上接受它。

有一篇文章曾提到“接受不完美的世界”，同样地，我们也不得不接受工作中无尽的琐事——它既是工作本质的侧面体现，也是各种提高效率的方法论得以立足的根本。

其次，提高琐事处理能力。

提高工作能力，压缩处理琐事所需的时间。比如，在发传真预先设定电话号码，直接拨号，而不需要再次输入号码；客户打电话提了许多问题，并向你要报价资料的时候，让对方先写清需求，按照公司主页上的 E-mail地址发封信过来，再据此回复，比用电话沟通更可靠。

最后，要有个人工具库的概念。

这一做法现在已经很普及，比如拟合同都会有范本；再比如跨国贸易的公司员工经常会准备世界时钟。但这只是一方面，另一方面应该有意识地将自己的知识和经验进行提炼加工，转化成随时可以拿出来运用的“工具”，以便缩短时间、提高效率。

5.下班前 10分钟

还有 10分钟就要下班了，有些员工早已提前进入“下班状态”，有的甚至会三五成群聚在一起，谈笑风生；有的盯着时钟发呆，心思早已飞出十万八千里；更有甚者，手机响个不停，正在呼朋唤友……

然而，高效的时间管理者不会这样。虽然一天的工作时间快结束了，但还是不敢松懈，用好下班前的 10分钟，将一天的工作做个妥善的总结。

因此，针对下班前的 10分钟甚至更多时间的浪费现象，一些高效的时间管理者提出了以下几条有用的建议。

• 检查工作：对当天已进行并完成的工作项目做上记号，对未完成的项目做一些梳理，尽量做到心中有数，给自己的工作提供方便。

• 整理办公桌：下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作。做好这些后，你就可以轻松地下班了。

• 整理自己的情绪：下班了，终于自由了，轻松的你可以给自己一个选择的机会。但随之而来的是对选择的茫然，所以还是给自己几分钟的时间，整理情绪，确定一个目标。

• 整理自己的仪表：忙碌了一天，妆容和衣着都会打点折扣，下班了别急于离开，整理一下衣着，即便下班了也给自己一个亮丽洁净的外表。

除了总结工作以外，还要留出 5分钟为明天做准备。把当天的工作表检查完毕后，接着花费 5分钟做好第二天的工作计划。如此，我们的工作状态和生活状态将会大大改观。

华为值得人学习的工作方法远远不止这些，《华为高效工作法》的作者就将其总结为八个方面，提出心智力、思考力、目标力、清理力、分配力、节奏力、简化力、规则力，从华为内部视角深度披露华为高效的工作方法，重点在于告诉我们“怎么做”。想要更好地工作的你可以深入了解一下。