「时间管理」每个职场人都应该懂的-四象限法则

时间就是生命

每一个职场人都应该了解到时间管理对自己的重要性，有一个良好的时间管理概念不仅能够使工作更有效率，也是一种合理的生活规划。养成合理规划时间的习惯，可谓是踏上人生成功的关键之一。当一个人有了规划时间的概念之后，就可能会尽早的完成自己的终极目标。今天给大家介绍一种时间管理方法-四象限法则。

时间“四象限”法则是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”如下图：

时间四象限法则

一、如何区分不同的事情的重要紧急程度

1、第一象限是重要又急迫的事。

举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。

该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

2、第二象限是重要但不紧急的事。

案例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

3、第三象限是紧急但不重要的事。

举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。

表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

二、如何把握好每天的时间安排？

重要切紧急的应该遵循2/8原理，每天有20%最需要首先处理的事情。如下图，此时间分配方法只是小编的。

时间该如何分配？

三、现在开始梳理一天的事情，安排事情的重要紧急程度，哪如果工作过程遇到他人打扰，该如何做？

第一、学会拒绝；

生活或工作中，或多或少都会遇到别人求助，这时就需要判断。如果自己有更重要的事，就予以拒绝，当然拒绝可以委婉些。

须知，对别人重要的事，对你不一定重要。

而且，以现实来看，多数人并没有意识到时间的价值，甚至很多事其实对当事人都不重要。

第二、临时突发事件的处理；

这一点很重要。

生活或工作中，总会遇到临时突发事件，比如突然的电话、别人突然的求助、自己突然的想法等等，对于这类事件有一个原则，如下：

如果能在2分钟内完成的，立即处理；

如果不能，就比较该事件与手头的事的重要性，优先处理更重要的。如果手头的事更重要，待手头重要的事处理完毕，再去处理之前记录的事；如果突发事件更重要，就记录手头的事的进度，回头再处理手头的事。

以2分钟为限，是因为2分钟以内可以处理完成的，不会对当前的事造成多少干扰。

第三、学会授权（指令型授权、责任型授权）。

对于第四象限的事，尽量授权他人完成，这样就能避免将时间用于其中。

对于授权，《高效能人士的七个习惯》将其分为指令型授权与责任型授权，这里说说我的理解。

首先，这些授权其实就是之前文章（[075]幼儿园小明的故事与好员工，以及更有意思的东西）中说的：布置工作说标准。

指令型授权：很简单，相当于下命令。我认为这适用于简单的事，对于复杂的事，指令型授权效果不好，因为这相当于还是你自己在处理。

责任型授权：将责任转交给被授权人，以结果为导向。

最后借用古人的一首诗《昨日诗》来表达时间就是生命，请各位看官珍重！！！

昨日复昨日，昨日何其好！ 今日徒懊恼。 世人但知悔昨日，不觉今日又过去了。 水去日日流，花落日日少。 成功立业在今日，莫待明天朝悔今朝。