时间怎样管理使用更有效
郭运敏
人们常常为“时间都去哪儿了”而感到苦恼和困惑，其实，古往今来，如何看待和用好时间，早已成了人们一个恒久弥新的话题。在进入信息时代的今天，面对经济社会迅猛发展，科技创新一日千里，国内外市场瞬息万变，生活节奏和工作节奏越来越快的新形势，一方面是时间越来越宝贵，一方面是浪费时间的现象却严重存在，因此，树立正确的时间观念，学会有效的时间管理，让时间的价值最大化，对每一个人，特别是企业家来说，就成了一个重要而紧迫的问题。
一、要强化时间观念
强化时间观念，就是在思想上进一步提高对时间重要性的认识，头脑里要始终绷紧时间这根弦，在安排工作、处理问题、以及日常生活中，都要把时间放在重要位置。
1 . 要高度重视时间的价值。时间是生命的刻度。古语说："一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴"。就是说时间是一种比黄金还要宝贵的资源。在企业发展中，很多企业家对人才、技术、土地、资金等高度重视，特别是对资金一分一厘精打细算，这些都是完全必要的，而往往却忽视了时间这个重要的资源，其主要表现是在制定规划时和日常工作中，往往没有把时间摆到重要的位置。殊不知，在当今激烈的竞争中，"时间就是速度"，"时间就是效益"绝不是一句空洞的口号，而是企业家必须树立的一种观念，也是一个成功的企业家必须具备的基本素养。
2 . 要充分认识时间的特殊性。一是时间的不可控制性，它无形无影，稍纵即逝，诚如一位诗人所说，"时间是无声的脚步，是不会因为我们许多事情要处理而停片刻的"。二是时间的双重性，即时间最不偏私，每天给任何人都是二十四小时；时间也偏私，给任何人都不是二十四小时，抛弃时间的人，时间也抛弃他。在有限的生命里，那些特别重视时间的人创造了辉煌的人生，而那些虚度年华的人则一事无成。因此有人说，在所有的批评中，最伟大、最正确、最天才的是时间
。
3 . 要增强时间的紧迫感。我们在工作和生活中，由于不珍惜时间，常常把宝贵的光阴付诸东流，就是因为对时间缺乏紧迫感。时间就是生命，热爱生命就必须爱惜时间。富兰克林说过，"你热爱生命吗？那么别浪费时间。因为时间是构成生命的材料。"而美国著名盲聋女作家、教育家、慈善家、社会活动家海伦·凯勒的一句警示名言则应该成为我们每一个人的座右铭，那就是"把活着的每一天当做生命的最后一天"。
二、要学会合理利用时间
恩格斯说："利用时间是极其高级的规律。"许多时间管理专家在探索这个规律中，提出了许多时间管理法则很值得参考。我从自己的实践中体会到，行之有效的方法主要有以下几种，我将其概括为“用时八法”。
1 . 二八分割法。这是"二八法则"在时间管理上的具体运用，就是要把主要精力和时间用在最容易出成效的地方。美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅赚了160美元。他仔细分析了自己的销售图表，发现他的80%收益来自20%的客户，但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是，他要求把他最不活跃的36个客户分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就赚到1000美元。穆尔从未放弃这一原则，这使他最终成为凯利-穆尔油漆公司的主席。这个案例告诉我们，干什么事情都不能平均使用力量，要抓住问题的主要矛盾和主要环节，把好钢用在刀刃上，就能收到事半功倍的效果。
2 . 分类排序法，即常说的“四象限”时间管理法则。在日常工作中，千头万绪，问题很多，既不能胡子眉毛一把抓，也不能遇到什么抓什么，而要根据重要程度和紧急程度，分类排序，分别处理。"四象限"法则，是把工作按照重要和紧急两个不同的程度分为四个"象限"：一种是既紧张又重要的，二是虽重要但不紧急的，三是虽紧急但不重要的，四是既不紧急也不重要的。其具体内容可根据工作性质的不同和企业情况的不同去确定。在处理的顺序上，应该先是紧急而又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。对四个象限的顺序是否科学合理取决于对问题的判断，也是对一个企业家领导能力的考验。如果我们能坚持按照这一法则抓工作、办事情，不仅可以摆脱忙乱之道，还能提高工作效率和企业效益。
3 . 授权借时法。在和企业管理者的接触中，有些人常常反映，每天工作很忙很累，但又成效不大。通过分析，这些人有一个共同的特点，就是事无巨细，大包大揽，管了许多不该由自己管的事，干了许多不该由自己干的事。克服这种现象最有效的途径，就是实行放权借时法。要按照责权利相统一的原则，明确每个层级的人员，各自的责任和权利。比如，凡是副职分管的工作，就由副职负责去处理，凡由秘书和助手负责的事情，就让秘书和助理去办理。作为企业的主要负责人，要大胆果断地授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主处理工作，主动完成任务，从而把自己从繁杂的事务中解脱出来，集中精力和时间去考虑和解决一些更为重要的事情。但是放权并不是放手不管，领导者还必须拿出一定时间对被授权者工作完成的进度和质量进行检查和指导。这样不仅可以减轻领导者的负担，还可以形成一个良好的工作秩序。
4 . 统筹分配法。一个企业的领导者要想实现时间价值的最大化，就必须对时间的分配和安排科学合理，计划周密，做到长计划，短安排。对每一年，每一月，每一天做什么，怎么做，都要有一个明确的目标。不但在年初制定计划时要这样做，每天做什么事这也要这样做。大的目标有大的计划，中等目标要有中等的计划，小的目标有小的计划，工作有了计划性，做起来就有了主动性。这样，看起来做计划虽然耗费了一定时间，但具体工作起来却节约了大量的时间。
5 . 分清焦点法。每一个企业在一定时期内都会有一个重点和难点，比如员工流失、资金紧缺、成本上升、效益下降等，这就是焦点，企业领导要善于发现并抓住焦点问题，然后集中时间和精力加以解决。焦点问题解决了，其他问题也就迎刃而解了。
6 . 时间控制法。一是限制电话。电话在传递信息、沟通关系等方面具有重要作用，但它又是浪费时间的一个重要因素，有些电话不仅与自己毫无关系，而且往往还中断和扰乱了工作思路，因此对打来的电话要进行分析，减少或避免没有必要的电话。二是限时会客。对来访人员，视其话题的重要程度，确定时间，待话题谈完后，可巧妙有礼地送客。三是避免争论。毫无意义的争论，不仅浪费了大量时间，而且还会影响情绪和人际关系。四学会拒绝。对别人提出的问题，不可有求必应，超出自己能力和管理权限的事情，要视其情况，善于说不。五是减少会议。会前必须做好准备，开会必须解决问题，对可开可不开的会议，尽量不开。
7 . 主动支配时间法。一个领导者对时间的支配一定要掌握主动权。首先要确保独立思考问题和处理问题的时间，不要整天处在众人的包围中和琐事的纠缠中。其次领导要有必要的时间走出企业去考察市场，了解客户，寻找新的项目和合作伙伴。第三要有积极的休闲时间，有利于身心的放松，精神的陶冶和人际的交流。第四要有必要的学习时间，不断提高自己的素养和水平。第五要有一定的时间和家人在一起，一个和谐的家庭和一个和谐的企业具有密不可分的关系。
8 . 海绵挤水法。就是要善于利用零碎分散的时间，集腋成裘，积沙成塔，持之以恒，大有益处。鲁迅先生说："时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。"雷锋同志也说过："要学习的时间是有的，问题是我们善于不善于挤，愿意不愿意钻。"我们不少企业家经常利用出差、旅游的空余时间看书学习，撰写文章，这都是很好的习惯。例如建业集团董事局主席胡葆森的一篇很有名的文章《向农民学智慧》，就是在去往香港的飞机上写成的。
三、养成惜时节时的良好习惯
1、培养积极进取，乐观向上的心态，这是养成惜时节时习惯的前提和基础。
2 、养成抓住今天，现在就做的习惯。明代大学士文嘉为劝勉人们要珍惜时间，勿虚度年华，荒废光阴，曾写过三首有名的哲理诗，即《昨日歌》、《今日歌》、《明日歌》，其中今日歌尤其值得记取。"今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了。人生百年几今日，今日不为真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。"有人说，昨天是期票，明天是支票，只有今天才是现金。因此，凡是确定要办的事，不要等待拖沓，就从今天干起，就从现在干起。
3、养成守时节时，言而有信的习惯。凡是约定的时间约定的事，就要如约去行，这不仅是一个良好的习惯，也是一个美好的品性。
4 、养成专心致志，心无旁蝥的习惯，凡事只有集中精力用心去做，才能取得成功，而三心二意，见异思迁，则将一事无成。
5 、养成计划周密，有条有理的习惯。不打无准备之仗，不做无准备之事，一事当前，只有理清了思路，做好计划，再下手去做，才不至于手忙脚乱。
6、养成有头有尾，善始善终的习惯。做任何事都不能虎头蛇尾，半途而废，而要不做则已，做则必成，做成一件是一件，这样看起来可能慢，其实并不慢。
7、养成日清日毕，日清日新的习惯。每天的工作要按照事先安排，该做的事一定要当天做完，尽量不要拖到明天，因为明天还有明天的安排。而且每天工作之后，不但当天清理，而且要争取有所进步，有所创新。
8、养成不断总结，不断提高的习惯。不仅对工作是这样，对时间的管理也是这样，过一段时间，就要回顾总结一下，对一些好的做法要坚持，对一些不好的做法，要纠正，使时间管理效益事不断提高，工作的效率不断提高。
以上八大习惯看似简单，但真正做到并不容易，如能持之以恒，必将受益无穷。
