远离低水平的忙碌，只需要做对这3件事
我们每天都在忙碌，成功的人忙碌，平庸的人每天也在忙碌。
那么，差距到底是如何产生的呢？
前者是确实很忙的人，后者则是假装很忙的人，大量的事实证明，80%的人都不知道自己为什么在忙，更可怕的是，他们已经习惯了这种忙碌的状态。
那么对于初入职场或即将步入工作岗位的人来说，怎样才能真正有效出色地完成工作，又快乐地享受生活？
《小强升职记》这本书的主人公小强，用自己的经历为万千职场人士提供了游刃于职场的范本，向我们介绍了让工作变得更加轻松自如、事半功倍的方法。
书中的方法不仅适合各种工作层面和不同文化背景的所有人士，而且家庭主妇和学生，也能受益无穷。
书中提到，我们低水平的忙碌，其实是没有构建自己的核心。
那么如何避免低水平的忙碌呢？下面就一起来看看书中提到的3个方法。
一、明确工作的四个象限
四象限法则是著名管理学家史蒂芬科维提出的一个时间管理理论，把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，基本上可以分为四个象限：既重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要不紧急。
我们可以用这个法则来判断事务的轻重缓急，并做到针对性地处理。
很多人都知道这个法则，但却很少有人能完全掌握并应用它。
因为他们没有很好地解决这两个问题：如何评估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的紧迫程度。下面我把这四个象限的工作进行一个简单的罗列和说明，供大家参考。
1第一象限，既重要又紧急
此象限的事务需立即去做。
举例：处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。
这些事情必须马上去做，否则后果将非常严重。
思考：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？
2第二象限，重要但不紧急
此象限的事务需要有计划地去做。
举例：编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。
这些事情虽然看起来不紧急，但是我们可不能置之不理。如果你现在不重视它，它随时都会发展成重要而且紧急的事情。
思考：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限？
3第三象限，不重要但紧急
此象限的事务可交给别人去做。
举例：办公室里的突然来电、临时会议等。
这个象限里的开销是相当可惜而且无奈的，忙了半天可能一点效果都没有，包括你在内的很多人都会被假象所迷惑，认为“紧急”的就是“重要”的。其实“紧急”和“重要”一点关系都没有。
思考：我们如何尽量减少第三象限的事务？
4第四象限，不重要不紧急
此象限的事务，尽量别去做。
举例：看无聊的电视节目、一个人闲逛等。
这个象限里的事情都是用来打发时间的，仅仅当做前三个象限的调剂的话还说得过去，如果过多地沉迷于这个象限，我们的价值就会大打折扣。
思考：我们在工作中是否有必要进入这个象限？
二、甩掉身上的猴子
理论企业经理人比尔翁肯曾经提出一个理论，叫“背上的猴子”。他有一次偶然发现，自己在忙于加班的时候，部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。
这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。
利用猴子法则，明确职责，确定这只猴子不是你的，注意沟通方式，明确坚决但并不生硬，可以帮你走出第三象限。
如何避免猴子有一个标准，就是甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上。
比如，你可以参考下面这个对话来处理这个问题。
老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。
你答：好的老板，不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料？
部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？
你答：你有什么想法？能不能先请你做一个删减成本的计划案？
同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？
你答：我已经让××去做了，他会直接发给你。
三、用衣柜整理你的工作时间
时间管理的秘诀就如同整理衣柜一般，其核心理念就是，记录下要做的事，然后整理安排并自觉一一去执行。
衣柜整理法有五个水平流程，即收集，处理，组织，回顾，行动。
1收集：清空衣柜，捕捉大小事，将任务具体化。
将一切任务放在“收集篮”里，在清空大脑的同时达到心如止水的境界。
2处理：为衣服分类，对待办事项进行判断，找出可执行的工作。
逐步清空收集篮里的事务，明确每件事的意义，辨别哪些是可执行的（可以直接去做的事），哪些是不可执行的。
可以执行的工作分五类：
①2分钟之内能搞定的事
②需要多个步骤搞定的项目
③指派给别人完成的事
如：提供新版本软件的用户使用报告，打电话给小李，还要告诉他下周三之前必须完成。
④特定时间做的事
一方面，这类事务可能需要多个步骤才能搞定，比如今天做一些，明天再做一些；
另一方面，这类事务可能需要在特定时间或者环境才能完成的，如督促小李提交用户试用报告。
⑤待办事项
3组织：将分类的衣服重新储存，建立一次到位的行动清单。
这样的行动清单可分为以下四类：
①日程表：存放特定时间做的事情
②将来清单：记录可能要很长时间才会做的事情，需定期查看
③待办清单：每天主要的清单，排在最前
④项目清单：这个清单一般比较复杂，有时需补充相关资料
4回顾：对衣物做到心中有数，定期检视、调整清单内容，保持行动的准确度。
①每天回顾：
今天做了些什么？需要推进哪些重要的事情？对哪些比较满意和不满意？明天的规划是什么？
②每周回顾：
A、回顾将来清单：看看这个清单里有没有可以行动的项目。
比如，想去青海旅游，最近是不是刚好有带薪年假？如果有，就把它从“将来”清单里拽出来，放到你的“项目清单”里，毕竟需要好好做计划，所以应该把它当做一个项目去执行。
B、回顾项目清单：把项目清单拿出来看看，下一步该做些什么？现在项目的完成度是多少？项目要取得什么样的成果？
C、回顾待办事项：有没有你已经做过还没来得及划销的任务？你上周都做了哪些事？
D、审视自己的目标：将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成。
比如，健康的目标：每天早晨早起锻炼；财富的目标，3年内年薪超过20万；事业的目标，争取项目主管的位置等。
4行动：选择最佳方案，根据情况执行清单中的所有任务
从六个不同的高度进行思考，并选出有效可行的执行方案：
①原则：思考自己的价值观、原则和目标。比如，你认为工作是谋求更好生活的途径，追求无压、流畅、高效的工作。
②愿景：包含3-5年的工作目标。比如，提升组织能力、协调能力等。
在定下目标的时候，你需要问自己几个问题：我的目标是什么？哪些人已经达到了我的这个目标？他们是如何达到目标的？达到这个目标之后我的工作和生活是怎样的？
③目标：一年就可以完成，并取得一个阶段性的成果。
比如，每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉，主动给朋友们打电话，巩固自己的人脉；每天坚持阅读40分钟，以扩展自己的知识面，并且深层次地研究自己所在的专业领域。
④责任范围：无论是工作上的角色（管理、产品开发）或者生活中的角色（家庭、个人财务、精神层面），要把每个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。
⑤任务：如新产品的销售策略。
⑥下一步行动：如开始制定新产品的销售策略。
对于这里的“行动”部分，你可以利用一个月的时间思考自己的未来发展，然后制定一个“自上而下”的职业规划。
当这个规划确定之后，再“自下而上”地搞定自己的工作，并在工作的过程中根据情况修订自己的规划，再选择一个 “下一步行动”的最佳时机，立即执行即可。
这里介绍的3个方法从不同的维度为我们提供了高效工作的路径，并不是要将所有方法一起使用才有效，我们需要根据自身需求，挑选适合自己的方法。
如同修炼武功一般，不管是九阴真经还是九阳神功，都需要我们修炼到一定境界才能发挥应有的威力。
摆脱瞎忙的方法数不胜数，但方法不在多，唯有提高我们的执行力，做到知行合一，方能让自己远离低水平的忙碌，从职场“小白”逆袭成职场“白骨精”。
参考书籍：邹鑫 《小强升职记》
作者：TotoHo，精读读友会会员，温润热光源，谦谦求知人。
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