时间管理没效果？因为需要管理的不是时间，而是你的心智和行动

在时间管理的各大门派中，GTD是广受欢迎的一派。GTD是Getting Things Done的缩写，这套方法的创始人是戴维·艾伦（David Allen），他在2001年的时候开始写了一系列的书，风靡至今。

GTD认为，一个人没有效率是因为精力无法集中，精力无法集中，是因为太多事务占据你的大脑，你需要一直考虑该怎么样做这些事，从而分散了精力。

当你在做一件事情的时候，总想着下一件事怎么做，其实已经失去效率了。

所谓高效率，其实就是一心一用，在做一件事情的时候，专心致志做这件事，把与此无关的信息都清空掉。

你无法在物理上将时间从1分钟变成2分钟；你无法改变事情本身；你对事情分轻重缓急，其实是你的主观的判断。

所以，时间管理的本质，是管理你的行动和心智。

因此，想要高效率，就要先清空大脑，将事情的安排储存在大脑以外的地方，明确下一步的具体行动，当做事情的时候，只管采取行动，不需要分心事情的安排，只关注结果。

GTD的执行有五个核心步骤：收集、清理、组织、回顾、执行。

图片来源：褪墨时间管理 http://www.mifengtd.cn/articles/buildi

首先，将你要做的所有事情，都收集到一起，这些收集的对象称为“材料”。材料包括实物资料和脑海中的想法。

实物资料包括写了安排的记事本、便利贴，各种文件资料，将它们全都集中放在一个地方；脑海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，则全都列出来写在一张纸上。

尽可能穷尽所有的事情，因为这一步的目的是为清空大脑做准备，如果没有穷尽脑海中安排的事情，就会让这些事情分散了精力。

对收集的事项，一项一项的处理。这里的处理，不是马上着手做，而是对这些事做进一步判断，明确这件事的下一步行动是什么。

处理的原则是一次处理一个事项，只出不进，已经处理过的事项永远不要拿回来重新处理。

具体做法：当你面对一个事项时，先判断是否需要行动，比如，是否需要联系某个人？是否需要填一份表？是否需要上网搜索材料？等等。

如果什么事都不需要做，这个资料一般可以分为三类，垃圾，参考资料，待酝酿的事务。

对于垃圾，比如一些以后都用不上的文件资料，可以直接扔掉。

对于参考资料，就是那些你认为将来可能有用的，它们统一放在一个文件夹里，无论是实物的还是电脑上的文件，以备需要时查找。

对于待酝酿的事务，就是那些暂时不知道怎么做的，或者现在可以做可以不做的事，将它们记录在备忘录上，或者放在一个叫“将来某时/也许”的文件夹中，以后可以不时回顾这些事项，然后根据情况将它们一一实践。

上面是事项不需要行动的处理方法，如果事项需要采取行动，该怎么做呢？

需要采取行动的事项具体又分为三种情况：

立即行动。如果一件事情能在两分钟之内完成，就立即行动，把这件事情做了，然后这件事就可以了结了。

委派他人。这件事可交代别人去做，这件事的下一步是他人的职责范围，那么，你将这类事交代出去以后，要统一放在一个地方，做好交代日期的记录，并及时跟踪进度。

延迟处理。这类事情有两种情况，一种情况是，规定了具体时间去做，比如星期五早上9九点参加会议，你只需要将这个安排记录在日程表上，如果是日程安排的软件，还可以设置提醒，到时候执行就可以。

另一种情况是待办事项，即没有明确时间要求，越早完成越好的事。对于这种事，需要进一步的处理，下面详细讲。

经过上面的步骤，不需要行动的材料已经清理掉，可以立即执行的已经完成，有明确执行日期的事项，则已经放到日程表上，现在剩下的，就是那些需要延迟执行的待办事项。

（1）明确下一步具体行动

对于这些事项，要明确下一步行动具体要做什么。所谓下一步行动，就是可以执行的步骤。

比如，你有一项任务是“发布会预演”，但是这个表达很模糊，你应该问自己，你在整个发布会项目中，负责哪个部分？是联系场地、媒体和嘉宾，推演发布会流程，还是检查设备与物料？

一个公式：下一步行动 = 时间+做什么事 + 关键人

如果你负责的是发布会流程，那想想看下一步应该做什么，然后把上面公式套进去：

• 流程做好了吗？做好了

• 发布会谁去讲？领导

• 和领导过一遍流程了吗？还没有，下一步应该要过流程了

• 什么时候做？明天上午 9 点

那么，你就可以改写任务为：明天上午 9 点（时间）和 领导（关键人）过发布会流程（做什么事）。

然后，这件事就可以放入日程表，到时候执行就可以。

（2）进行分类处理

处理这些代办事项的最好方法，是根据情景进行分类。

所谓情景，就是你在做一件事时的条件或者地点。

比如，可以将事项分为以下几类：

• 电话

• 在电脑旁

• 在办公室

• 在家

• 外出事宜

• 议事日程（需要和别人讨论商量的事情）

• 阅读/回顾（平时收藏留待以后再读的文章资料）

将所有需要打电话处理的事情，都放在“电话”清单中，将所有需要用电脑处理的事情，都放到“在电脑旁”清单中，如此类推。

当你在电话旁的时候，打开“电话”清单，对照上面的事项处理就。同理，“在电脑旁”、“在办公室”、“在家”、外出事宜”也是一样。

“议事日程”里放的是那些需要和别人沟通的事情，比如，你今天要去见某人，你打开议事日程清单，看看有没有需要和他商量的事情，或者需要告诉他什么事情。

“阅读/回顾”放的是平时收集到但当时没有时间看，但需要进一步阅读的资料。这些资料很容易被遗忘，所以要专门分类，找时间处理。

上面的步骤，是一个动态的系统，你需要不时回顾检查，让你对自己的任务心中有数。

首先，不时查看日程表，这样可以知道需要进行哪些工作。

然后，根据情景查看清单。如果你在电话旁，就查看“电话”清单，看看有没有电话需要打；如果出外办事，就查看“外出事宜”清单，确保在外面把需要办的事情办妥，免得忘了做某事来回跑。

再次，及时更新你的系统。接到什么新任务，马上按照上面的流程，将这件事放到合适的地方，安排执行。

最后，做每周的回顾。在一个星期抽一天时间，对这个星期的任务进行检查，看是否有遗漏；看是否有需要收集的新任务，马上将其纳入系统中处理；浏览下周的事项安排，如果不合适可以做出调整；自己有什么新想法，可以收集记下来。

总之，回顾的目的是为了及时清空大脑。

上面列出了处理各种事项的流程和方法，但是，具体到某个时间上，当有几个任务同时出现的时候，如何判断先做哪件事？

可以参考四个标准：情景、有多少时间、有多少精力、重要性。

情景。在任何时候，你首先考虑的，是你在这个条件下，你手头上掌握了什么资源，能做些什么事。在不合适的地点或者手上缺乏必要的工具，你没有办法完成某些任务，那么这些任务是不用考虑的。

这个跟上面构建情景清单的思路是一致的。

有多少时间。选择行动的第二要素是你掌控时间的长短。目前这个任务要耗费你一个小时，但是你在15分钟后必须要开会，那么，你可以选择一段比较长的没有打扰的时间再完成这个任务。

有多少精力。当你充沛，思维活跃的时候，处理有难度的工作；当你精神疲惫的时候，处理诸如整理文件、收拾桌子的杂事。

重要性。对于你而言，什么事情是重要的？除了一些你不得不先完成的工作，你还要思考，自己的责任、目标、价值，从各个层面，找出自己认为重要的事情。这通常是一个主观的判断。

很多人热衷时间管理，也尝试很多方法，但是很难找到凑效的。表面上看是因为没有做到坚持，其实是没有将这个方法内化为自己能接受的行动。

内化意味着要不断实践、不断思考和调整，直到它很适合你，你做起来很自然。

GTD这套方法其实不难上手，但是，需要有效的执行，让它发挥作用，的确需要一段时间的适应和调整。

参考书籍：

[美] 戴维·艾伦 ，《搞定I：无压工作的艺术(最新版)》，中信出版社

文章图片来源：

Photo by rawpixel.com on Unsplash

正版 搞定I:无压工作的艺术时间管理+搞定2 II（新版）提升工作+搞定3励志书 ￥74 购买