教你一种超实用的时间管理办法

今天教大家一种时间管理方法，叫“GTD时间管理法”。第一次整理按这个步骤的时候，你可能会觉得很麻烦，但是一旦用习惯了会发现它真的能让生活变得“轻松且高效”。

这个方法有5个步骤：捕捉、明确意义、组织整理、回顾、执行。

我们觉得“心累”，往往不是因为“接受信息太多”而是因为“这些信息中跟你有关联的太多了”。当你把打算复习的书摞在桌子上想着“今天晚点再看”，当你把等待签字的文件放在文件筐里想着“等会儿再去处理”，当你留着微信的红点想着“等等再回”的时候，“记住要做这些事”已经在占用你大脑的空间了。大脑记忆这些琐事多了，你就很累，而且丢三落四。

所以，我们要把它们“卸载”。去年写的文章里推荐用了teambition，那个是按项目分类的，因为软件比较麻烦好多同学不会用。其实，用笔记本、to-do甚至是手机自带便签都行，总之，你只要把待办事项从大脑中转移出去就行了。

你想到任何“待办事项”，就立即把它们记下来。不要犹豫，不要“等等再写”，你多用脑子记一会儿就多一点“心累”。后面我会跟你说怎么样把它们“清空”。

接下来，我们要处理收集起来的这些“待办事项”，看看它们是不是每一件都是有意义的。这些杂事，你迟早得处理它们，只是你还没想好怎么处理。

比如说，你和男（女）朋友一起去看电影，放映结束之后，有的同学可能觉得这个是美好回忆啊，要把它找个本子贴起来珍藏；有的同学觉得看完电影票就是废纸一张扔了也行。或者朋友送了你一个摆件，不是很好看，但是毕竟是朋友的心意，你想把它摆出来又觉得不好看；想收起来又懒得开箱子收纳。

这张电影票，或者是这个摆件，就是典型的“待处理材料”。如果你想扔，又舍不得扔，把它暂且放在桌子的一个角落，每次看到它，它都好像在提醒你“快把我处理一下。”要是你放着它不管，它就会时不时提醒你、烦你，直到你视而不见。

捕捉到这些“待办事项”以后，我们要判断它是不是可以行动的。如果不可以行动，就把它归为三类中的一类：当做垃圾丢弃，保存起来以后再执行，或者另存为参考资料。比如你收到一封邮件，是一场关于营销讲座的广告，前面的文案里面还是有一些干货的，那么你可以选择直接删除；保存起来7天以后再决定要不要去听这场讲座，或者直接留存作为参考资料。

如果可以行动，就要想清楚具体的“下一步行动”：

（1） 马上执行，如果完成这件事不超过2min的话。比如同时给你送来的文件需要你签字啥的。如果你不马上清掉，“我要签字”这件事就会一直在你的大脑中烦你。

（2） 委派别人去做。你需要新建一个“等待”清单，让别人去做这些事的时候，你还要时不时追踪一下进度。

（3） 延后处理。如果是需要尽快完成的行动，就把它写到“行动提示清单里面”，近期就把它做掉。如果是需要在指定时间完成的，那就把它写到日程表中，在规定的时间完成。

在第二个步骤中，你已经确定了这件事是不是真的对自己有意义，也判断了是扔，马上做还是等等做。我们可以把上一步的结果继续分类，以便及时查看追踪。行动可以分为四大类：

（1） 项目（你承诺要完成的事）

（2） 日程表（必须在指定日期或时间完成的事）

（3） 下一步行动（要尽早做的事）

（4） 等待事务（应该由别人执行的项目和活动）

这些“尽早要做”的事并不是一定要在一天之内完成的，因此你可以依据场景进行分类，整理成更细致类别的清单。比如说：

“家”清单：这份清单里面有你需要在家和家附近完成的事，比如说修理电灯，给猫铲屎，整理衣橱，陪孩子去上早教课。只要在家，就抓进去做这些事。

“办公室”清单：这份清单列出“只有在办公室才能完成的工作”，比如整理文档，打印资料，审阅只有内网才能看的长文件之类的。

“阅读”清单：把你要阅读的资料专门放在一个地方，然后列一份方便查询的阅读清单。只要一有空，就赶紧照着这个清单去执行。

根据不同场景整理成清单以后，你就可以在该场景下“一有空就去做这件事”，而不会“今天是周末了，之前说我要在家干啥来着？”

每天回顾日程表和行动清单，或者你也可以在不知道自己接下来该干啥的时候随时查看。因为你已经进行了详细的归类，所以接下来只要根据之前设计好的去完成就行啦~

最好每周也回顾一下，确保你的大脑始终在“清空”状态，没有被琐事填满。

接下来，根据你所在的场合（家里还是办公室），可支配的时间和精力（假如你只有15min空闲，显然没办法去做一件需要30min才能完成的事），还有关注点，根据你之前列的清单去执行就好了。

直接看流程图会比较清晰明了~（图片来源于《搞定III》）

看起来好像挺麻烦的，可以先坚持试用一周，你很快就会看到它带来的好处。

用过的小伙伴记得来给我反馈哈~

好了，照例来总结一下：

1. 你觉得“心累”，其实是因为太多的琐事分散了你的注意力。

2. “生活”和“工作”其实不需要刻意“平衡”，你只要别把它俩混淆，分配好各自的时间并且专注于当前每件事，就不会觉得很累了。

3. 保持专注的办法是“清空大脑”。为此，你需要先把所有琐事记下来，然后去明确它们的意义，确定是不是可以行动的。然后，根据不同场景整理成清单，再依据场景去完成清单上的任务。这样你就不会在家里还想着工作的事。