第四代时间管理,时间管理不仅仅是几个方法
昨天一个朋友,在朋友圈感叹“以后一定要在开车前30分钟到车站”。
记得上次和这个朋友见面的时候,他正因为上班经常迟到的事,要痛改前非,拼命学习时间管理来着。
此后,他每次聊到时间管理,各种理论让人叹服!
从OKR工作法,到番茄时钟,再到GTD时间管理,到4D理论、四象限工作法等等。
不过可惜,好像这么久过去了,并没有太大的改变。
现在很多的职场人都会有这样的问题,知道的方法太多,但是很多时候却无法应用。
并不是没有努力,也不是没有坚持,而是错误的把这些工具当真理了。没有正确的时间观,工具都是散乱的,这样是无法形成一套体系。
没有一套成型的体系,任何工具都只能短期内有效,有时候一忙,忘了,就断了,断了之后,大概率就搁置了。时间管理方法,只是落地的手段。
你如何对待时间,时间就会如何对待你。
这也是第四代时间管理的核心理念,系统化,人性化!让工具服从人性,而不是让人服从工具。
微观层面——对时间的概念
时间颗粒度
时间的颗粒度指一个人管理时间的基本单位。最开始的那位朋友,他说要提前30分钟到火车站,他的时间颗粒度就是30分钟。
每个人对时间的理解不同,对时间的概念也不同,所以对时间颗粒度的大小安排也是不一样的。时间稀缺的人,安排时间的颗粒度会越细。
比尔盖茨,是以5分钟为一个颗粒度。
王健林,是以15分钟为一个颗粒度。
一般人,大多30分钟、一小时为颗粒度。
有的人,甚至是以天为一个颗粒度。
颗粒度越细,生活的计划性就越强,同样也越难容忍被打断。一旦一个环节被延期,后面一连串的计划都会被打断。
普通人还好,对于大佬来说就很严重了,错过一个重要会议,错过一个大合同,之后问题都会被放大,成本高的可怕。
一次中央电视台的记者想采访王健林,因为各种原因,迟到了3分钟,王健林压根就没等,直接带着随从走了!就因为迟了3分钟。
很多人说这是大牌!
可反过来站在职场人的角度想象一下,假如一个重要的内部会议。
大老板迟到3分钟,就耽误了整个屋子里的人的3分钟。
而屋子里的高管也可能因为这3分钟耽误,需要重新安排后期工作任务。
中层干部的时间也都被耽误了。这也是为什么越到高层,守时就越重要。
时间的颗粒度,其实就是你对时间的一种态度。如何寻找自己的时间颗粒度?
可以尝试列举一下自己日常习惯,5分钟、10分钟、半个小时、1小时内,可以做什么?这些事里面那些事的频率比较高。
也可以用时间管理工具来记录一、两天的时间,来分析自己的时间颗粒度。
时间可视化
“时间可视化”简单来说,就是把我们所有的计划和时间的分布,做成图表的样式,更方便我们直观感知时间,从而加强对时间的控制。
时间可视化一般分为两种,一种是做计划,一种是做记录。计划一般使用甘特图,强调的是项目执行进度,更适用于团队。
对于个人而言,做记录更重要。做记录一般用饼图,查看各个时间段的工作内容分布。
这方面有很多的时间管理的app,目前我用的是时间块的app。
时间颗粒化的意义——规避那些看不见的成本
最开始的那个朋友,打算坐火车去西安,赶火车迟到了5分钟。就因为这五分钟,排了半小时队改签!又因为没有坐票和硬卧,只能加了200多补了软卧!然后还要等几个小时才能上车!万幸的是,工作上预留了休息时间,没有耽误工作安排。
迟到的5分钟=半小时排队+200块钱+几小时候车
最浪费时间的基本上都是被打断了之后重新开始做。朋友本来早就准备好提前出门的,早上也起的很早,结果起来后处理了一下邮件,回复的时候多花了几分钟。最后拼命也没赶上这昂贵的5分钟。
你随便对待时间,时间也会随便对待你。
有人曾做个研究,被打断了之后,需要重新花费5分钟左右,才能重新回到之前的状态。
也就是说,如果一天有10个任务被打断,那么有50分钟就被浪费。
累计下来浪费的时间相当可观!
这也是颗粒度的重要性,把你的时间颗粒度化,认真对待这个阶段内的时间,千万不要被人打扰,同时也尽量的要求自己,在颗粒度时间内完成任务。
当然有些打断,是永远都避免不了的,避无可避的情况下,将自己当前的任务记录在字条上,写清楚几点:
1. 当前进行到哪里
2. 当前的疑问或想法
3. 下一步的打算
这样即便被打断,也可以帮助之后快速的回到现在的状态。
中观——需要管理的不仅仅是时间
初入职场的时候,我也曾经傻乎乎的觉得时间管理,就是一天可以做更多的事。
这样就可以快速升职加薪,走上人生巅峰!
直到一次和老板出去。
老板问:“知不知道为什么商界的佬,很少有大胖子?”
我回答:“因为交际需要保持形象?”
老板说:“有这因素,不过更重要的是,身体健康,才有精力。效率,都是建立在精力充沛的基础上”
当时如醍醐灌顶,时间管理只是冰山上的一角,冰山下是精力的管理。
大多数人理解时间管理,其实就是为了节约时间,提高单位内的时间效率,就可以了。常见的时间管理方法都是这样,例如GTD时间管理法,就是为了提高单位时间内的产出价值,强调收集,快速执行。
当然这些方法都是可行的,也有效的,但是对于个体而言,你需要掌控的,是精力,用最多的精力做好最有价值的事情。
精力管理其实很简单,虽然所涵盖的内容比较多,主要的也只有四层:
第一层:体能
第二层:情绪
第三层:注意力
第四层:意义感
体能
体能是最基础的,主要包含了4个方面:饮食、运动、睡眠和健康。
以饮食方面为例,吃什么?是有讲究的,食物会影响我们身体的一些机能,例如,中午吃的太多,就可能会迅速提升血糖,导致下午容易嗜睡,犯困。
情绪
没有人是绝对理性的,是人就是有情绪。虽然职场看上去都很理智,但其实到处都有情绪影子在。
小白上午拿了一个大订单,现在走路都带风。
小明开会被批了,窝在座位上午饭都没去吃.....
好的情绪,例如:感恩乐观、兴奋,都可以让你干活更有劲,感觉有无穷的活力一般。坏的情绪也可以让你心不在焉,闷闷不乐,工作走神,业绩不佳。
控制情绪,让自己的情绪保持在一个较稳定的范围,对效率非常有帮助。
注意力
小时候经常能听到家长的抱怨:学习要有打游戏一半认真就好。
你肯定有过这样的体验,几个小时刷抖音或者玩游戏,飞快就过去了。这就是注意力高度集中的表现。游戏设计中把这种情况叫做“心流体验”。
在工作中,刻意的制造这样的心流体验也是非常必要的。
意义感
人都是意义的动物。心理学家认为每个人都有这样一个深层次的心理需求——和这个世界产生联系。而这个联系的质量决定了我们的幸福感。
保卫祖国,保护家人,让别人羡慕........这些都是我们奋斗的目标,一旦失去了这些目标,我们还会在某个工作岗位上努力工作吗?不会,因为没有意义。找到自己奋斗的意义,和奋斗同样重要。甚至比之前三层都要重要。
精力管理概括起来非常简单,细说的话,内容还是非常多的,这里只点出一些重点,不太多赘述~
宏观——时间的价值评估
你现在做的一个重大的决定的时候,是否会考虑到10年之后,这个决定是否还会有价值?是否可以累积?是否可以形成复利?
在宏观上面最重要的时间观应该还是复利。
被爱因斯坦称为“世界第八大奇迹”的复利,很简单,就是利滚利。
复利就像是滚雪球,
雪球越滚,粘上的雪花越多!
粘的雪花越多,雪球就越大!
雪球越大粘的雪花越多!
一直到最后雪球大到不可想象。
有股神之称的巴菲特,他一生的财富超过800亿,按80岁算,平均1年就可以赚10亿!
而现实是,26岁时,巴菲特只有17w!
巴菲特99%的财富,都是他50岁后获得的。
这就是复利的力量,时间越长,效果越可怕。
以上就是我对时间管理的理解,我是一个非常执着于方法论的人,多年职场实践后发现很多方法论只是执行,背后没有贯穿的理念支持,非常难坚持的。
因为涉及到的方面比较多,希望对你有帮助。
最后还要重复一下:
时间管理的工具和方法都是散乱的,没有正确的时间观,就无法形成一套体系。
微观上需要把握时间的颗粒度。
中观上需要联动,做好精力管理。
宏观上做好时间的投资,享受福利。
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