在时间管理上，少即是多，减量经营才能专注重点
作者: Hayden
想像你的一天是一个罐子，里面要装好多事情。事情有分「要事」与「杂事」，如果分别用「石头」及「沙子」来作代表，则你应该先做哪一样，才能让一天的收获满盈，放进最多的石头及沙子？其要诀，就在时间管理。
创新点：在时间管理上，少即是多，减量经营才能专注重点。真正的生产力意味着减少不必要的安排，善用减法，反而让我们获得更多。
本文2大重点：1.避免分心，让任务变有趣。2.专注重点，向内心的懒惰妥协。
大家都知道时间管理的重要性，不只是为了要在有限时间里获得最大效益，而且希望让每一分钟都过得有意义。但「分心」、「抓不到重点」及「忙得晕头转向」却是常见的通病，如果能懂得避免，就能节省时间，提高成效。
1. 避免分心，让任务变有趣
斯坦福大学教授，同时也是畅销书「钩瘾效应：创造习惯新商机」作者的Nir Eyal表示，会「分心」是人的天性，再加上现代人养成滑手机的习惯，让分心的情形比以前更加严重。Eyal的研究就是帮助人们如何在工作时专注，并在不工作时完全抽离。
「分心」的原因，是身体对所处环境感到不舒服，想要改变的制衡反应，称之为「动态平衡」。就像身体会冷时想穿上外套，会热时想脱掉外套一样。因此，当我们无聊时想浏览新闻，寂寞时想查看脸书，不确定时想搜寻Google，都是想摆脱困境的反应。但次数多了，就会养成滑手机，浪费时间的习惯。对此，Eyal提出三个改善的方法：
(图片来源：Storm )
第一，自我探索，记录什么时候会分心：
你可以自问想要摆脱的情绪是什么？是无聊、寂寞、不确定，或无法胜任工作？当自我探索时，要注意是抱持「好奇」的心态，不要骤下断语，才能找出真相。只有当完全沉浸在自我探索的感觉时，才能找出处理情绪的方法，而不是反覆想用分心去摆脱它。
当开始注意自我感觉时，还要对自己多所包容，因为每个人都有想逃避工作的时候，但需要调整的不一定是自己。有些任务我们就是不想做，例如个性害羞的人对拜访陌生客户就会想逃避。而透过自我探索，当发觉某些任务每次都会让你想用分心去逃避时，就要再探讨更深层的理由，或许是这工作并不适合你了。
第二，自我设限，杜绝干扰源，建立「尤里西斯约定」( Ulysses Pact )：
这名称来自希腊神话，相传是尤里西斯国王航海回乡途中须要经过海妖「塞伦(Sirens)」居住的小岛，为了避免塞伦用歌声诱惑，于是要船员用蜂蜡封住耳朵，并将他紧绑在桅柱上，才安全度过危险水道。
面对会让人分心的诱惑，要像尤利西斯的自我设限，将自己锁定在任务中，才能杜绝外界一切干扰。智慧型手机虽然是干扰源之一，但所幸也带来专心工具。Eyal说当他需要专注写作时，会使用一款名为「专注森林」( Forest )的APP，在特定时间内阻止手机干扰。
「专注森林」是藉由对种树的成就感及责任感，鼓励人们短暂离开手机诱惑。使用时，先将让人分心的网站，例如脸书、Reddit等输入黑名单(Blacklist)。当需要专心时，打开「专注森林」并种下一颗树苗，然后关闭手机开始做事，30 分钟后树苗就会长成大树。但如果在30 分钟内因受不了而进入手机黑名单上的网站，则这棵树就会枯萎而无法长大。
(图片来源：Chrome )
除了找APP帮忙外，你也可以寻找伙伴协助专心。例如告诉同事下一小时你将要完成的事情，然后请对方负责对你验收。你们也可以彼此约定监督，一起来对抗分心，才不会单方面占用了对方时间。
第三，重新构想，让任务变有趣：
透过其他观点，让原本无聊的工作变得不同。例如原本的任务若只需要在半天内键入数据或复印文件，如果令人觉得无聊，便可以赋与这简单工作更大意义。
首先，可将它想成是你大目标下某个需要完成的环节，如此任务便有了必要性及价值。其次，加强任务的难度，例如要求自己要在一小时内完成，让原本宽松的任务变得紧凑，压缩后的时间压力便足以让你专心工作而无暇它顾。
最后，在完成了任务后就给自己一点奖励，例如去吃点喜欢的东西，或去听一场演唱会，让自己从任务中彻底解脱。安排奖励会让人对结果有所期待，希望加快脚步完成任务，好享受这份奖励。
2. 专注重点，向内心的懒惰妥协
时间管理除了要专注在任务上外，还须专注在「重要」的任务上，才不致分散了体力和效率。人力资源专家Roli Saxena将重要的任务比喻为「石头」，不重要的事情比喻为「沙子」。所以，手上所有会产生重大影响的事情便是「石头」；其他像是电子邮件、不太重要的会议，以及企业协作软体「Slack」上的小问题和消息等，便是「沙子」。
(图片来源：Balanced Action )
Saxena请你将一天想像成是一个罐子，如果都是在处理一些小细节，就好比是将沙子不断倒入罐中一样，罐子很快就会被填满，并且不会有任何空隙可以再装入石头。但如果是先放入并专注在一两块石头上，拨出时间去完成它，则事后你仍然会有许多空隙让沙子再倒进去。
对于事情的轻重缓急，可以按照管理学大师史蒂芬‧柯维（Stephen Covey）提出的时间管理四象限，依「重要性」和「急迫性」区分为「急迫且重要」、「急迫但不重要」、 「不急迫但重要」，和「不急迫且不重要」等4部分，然后将重点放在「不急迫但重要」的事情上。
为什么重点不是在「急迫且重要」的事情上？因为重要的事情通常复杂，需要花时间处理，所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在处理「急迫且重要」的事情，表示习惯将重要事情拖到紧要关头才处理，品质自然不佳。因此，应该将重点放在「不急迫但重要」的事情上，平时即多花时间构思规划，才能从容不迫将事情做到尽善尽美。
(图片来源：经理人 )
至于电子邮件的处理，也可以依重要性严格区分其优先次序，然后快速回应重要的邮件。对于不急的邮件(沙子)，Saxena建议可以向「内心的懒惰妥协」，不用立即处理。
人都有懒惰的一面，但懒惰并不全然代表负面。微软公司创辧人比尔盖兹曾说，他喜欢雇用聪明且懒惰的人，因为他们知道如何以最快方式解决问题。在时间管理上，少即是多，减量经营才能专注重点。真正的生产力意味着减少不必要的安排，善用减法，反而让我们获得更多。因此，我们可以藉由「懒惰」，只关注在本周重要的事情，有空时再慢慢处理其他部分。
Saxena举例说明了她如何处理电子邮件：「我会快速用眼睛扫描一下，看看最重要的邮件是什么，并确保将它们处理好。至于其他邮件如果没空处理也没关系，我的收件匣并不需要总是将它清空。对每一封邮件期望立即做出反应是不切实际的，这可能是你自己想这么做，并不是别人对你的期待。」
所以，Saxena对如何「专注重点」的方法可归纳为：「可以对沙子妥协，但不能对石头妥协。」对于「沙子」，Saxena会等到星期五的一天结束前，才花两个小时搜集并回覆任何剩下非紧急的电子邮件，以确保没有遗漏任何东西，并可以在下周一重新开始。
现在，你何不就与Saxena一起利用时间将手边的电子邮件做个清理。而明天我们将继续为你介绍另外两个更精彩实用的时间管理方法……