拒绝虚度时光,时间管理?不,时间价值。
这节课,我们会接触一系列的时间管理工具。
我们平时是怎么做时间规划的呢
就先写时间规划表,然后再去执行呀!
比如上周五,我就给自己的周末定了两个小目标:看完一本书,写一份工作总结。
我写了一份时间规划表,设计了自己一整天的安排,张弛有度。
那……然后呢?
别提了,早上起来就犯懒,把闹铃给按了。然后再睁眼都已经九点多,没去跑步,也没梳理工作,只看了会书。
下午放弃电影写工作总结,发现有重要的文档放在公司没带回来。心情烦躁,就刷起朋友圈。
吃过晚饭,和朋友出去散步,遇见一个新开的奶茶店,就进去点一杯,多聊了会。等再回家,已经快九点。
等洗漱完再做回顾:天啊!自己好懒,什么也做不成,第二天还是别做计划了。
于是周日就睡懒觉咯,周六晚也不用早睡,不如熬夜追剧……所以最后这个周末,书只看一半,总结也没写。
哈哈,在念大学的时候我也经历过你这种情况,正好能和大家谈谈。
情景分析
我的时间管理(1)
我最开始践行时间管理是在大学时期。那是十多年前,智能手机都还没出现。时光很慢,慢到我可以毫无顾虑地躺在草坪上陪野花晒一下午的太阳。
(一)
大学时代的时间管理
在经历过这样一段时间后,我开始觉得不能就这样任时间荒度。为了让自己的每一天更加充实,我开始制定每日的时间规划。
是不是和上面周六的规划还蛮像的……你是不是也没坚持下去哈哈哈哈!
是啊。因为这种规划有着明显的缺陷,我试过好几次,一周都坚持不下去。
是什么缺陷呢?
时间表是一种我们从小用到大的时间管理工具,最典型的应用场景就是学校的课程表。以至于,当我们在做个人时间管理的时候,也会习惯性地采用这个方案。
但是你有没有想过,在学校大家需要在固定的时间一起去上课,所以才不得不用时间表这种形式。而其实,时间表并不适合作为个人的时间管理工具……
时间表的缺陷
1.时间表适用于那些高度流程化和可预计的工作上,一旦有临时的增删改,就很难灵活调整。现在可预计高流程化的工作,已经越来越少了。
2.时间表的本质是:规定某段时间做某事,它关注过程但不关注结果。这件事做得怎么样不在考虑范围内,比如计划阅读1小时,结果只心不在焉看了十来页。显然,这不行。
3.如果时间表上某项任务没能如期完成,很容易让后面一系列的任务都崩盘,而且还会带来“挫败感”的消极情绪。
所以,应该怎么办才好?
(二)
《奇特的一生》给我的启发
其实答案很简单,不要再去规划时间了,去规划事项。
它背后的道理非常简单:价值并非凝结在时间之上,价值凝结在这段时间内你所做的事件上。
这是我在大二时,一本名为《奇特的一生》的书,告诉我的道理。
《奇特的一生》讲的是一个前苏联人的故事,就是上图中的这位柳比歇夫。他是位记者,也是数学家、生物学家或历史学家。总之,他有着充实而生气勃勃的一生。
但这些并不构成他的奇特,柳比歇夫的奇特是对待时间的策略前无古人。
在柳比歇夫26岁时,开始记录自己生活中每一件事花费的时间,然后做统计、分析、总结和计划,不断提升效率。他坚持了56年,直到逝世。
他这是在高精度地管理时间,做时间表并践行吗?
不。他是已经记录着,把自己当做实验对象,先做统计再优化工作:在阅读、工作、写作、科研等各个方面,自己分别做得怎么样?怎样做提高?
换个方式理解:他在量化地记录自己做不同事情时,单位时间内所产生的价值。然后,根据记录的结果不断做优化,提高自己产出单位时间内价值的能力。
滴水穿石,他必然会越来越了解自己,越来越擅长管理时间。
要求每个人都像柳比歇夫一样,日复一日高精度地做记录显然不现实。但这带给我们一个启发:
既然我们的目标是在一定时间内去创造更多的价值,那么我们应该做的就是:规划自己要创造多少价值,而非沿着一份既定的时间表往前走。
当你开始这样想,时间就不再是一种束缚,而是可以帮助你创造价值的一种宝贵资源。
(三)
改进时间管理方法
基于这样的技巧,我做了一项改进:我开始用待办事项卡这种更简单、可操作的方法来规划每天要做的事:
如果按照上面的表格来做安排,时间就会变得很灵活,即便被别的事情打扰,我们也能从容应对。
好奇一下,既然时间灵活,为什么还要写出预估时间呢?
写预估时间,是为了让我们对自己做事的效率产生精确的感知。
比如,同一本书上次1小时读了40页,这次1小时读了70页。假设全书难度相当,你就可以推出自己的效率有提高。
就这样,我在每天睡前都写好第二天的待办事件卡,第二天完成一个便打一个钩。
因为每次打钩都有很强的成就感,所以很快就养成了这个习惯,直到大学毕业。
明白了吗,这就是昨天课上说的持续形成激励感,让“自我”和“感受”走在同一条路。
只是在步入职场后,这种方法就显得单薄。
为什么?感觉这个方法很好啊,简单又实用,我现在就想用起来呢。
在校园时代,我们所做的事情都是相对可预期的——比如一整个下午都在上课/泡图书馆等等。但是在职场,要做的事在数量、难度、灵活程度上都有不少变化。
此时,待办事项卡已经显得单薄。但好在,后来我又找到了方法。
情景分析
我的时间管理(2)
这种方法可能有些同学听过,叫“番茄工作法”(可参考《番茄工作法图解》)。但是,我仍然希望你能重新阅读一遍——因为此刻的你,已经对时间管理有了全新的认知,你能够抓到这个方法的真正价值内核。
番茄工作法是一种用于专注工作的时间管理方法,方法如下:
注意事项
1.番茄法仅适用于个人专注时间,不适合娱乐、外出、沟通讨论等场景;
2.使用番茄钟之前,请确认自己的时间不会被打断。
番茄工作法
1.设定一个25分钟的闹钟;
2.默念三二一(321法则),开始全身心投入工作;
3.用专注的状态高效工作25分钟,不允许走神;
4.如果做到了步骤3,就完成了1个【番茄钟】;
5.如果在25分钟内走神/被打断,则【番茄钟失败】,回到1重新开始;
6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟,然后用321法则开始下一个番茄钟。
番茄工作法的精髓在于,它能帮我们大脑保持专注,让每一分钟都格外有效率。
你可能会发现,全神贯注的25分钟完成的事务,平常状态也许要花1个多小时。
另外,之所以设定25分钟的时间段,是因为我们既可以短时间内保持注意力集中,又可以在短时间内完成目标,得到满足感。
可以发现,执行番茄钟也可以形成一种时间管理的【正循环】,让自我和感受走在同一条路上。
不仅如此,结合昨天的“任务分解”方法,番茄钟将更加强大!
可见,番茄钟除了可以帮我们更为细致地分解任务,以持续得到激励,还能让我们养成一种预估做事时间的思维。
所以,每个工作都可提前写下预估番茄钟个数,在实际完成后写上实际所用番茄钟个数。
当下次拿到相似的任务时,你就很清楚大概需要花费多少时间。
长期下来,你甚至能知道自己每天、每周、每月,以及每年能完成多少任务。
这种对时间的感知,能帮你追求以及分解更长远的目标。
好,总结下番茄工作法的好处。
总结
1.促使我们大脑专注运转,让每一分钟都格外有效率。
2.帮我们更为细致地分解任务,以持续得到成就感激励。
3.让我们养成一种预估做事时间的思维,有助于追求和分解更长远的目标。
那新手一般一天能“吃”几个番茄呢?
一般来说,我工作饱和的时候一天能完成15个番茄钟。大家在刚开始练习这个方法的时候,建议先定一个小目标:每天完成4个。
你能非常明晰地感受到, 采用“番茄工作法”之后带来的高效,甚至迷恋上这样一种感觉。
我们知道,持之以恒是这世上最难做到的事之一。所以可能有的同学,在坚持使用了一段时间后,就将这方法束之高阁。
这没关系,你要做的是记得存在这样一种方法,当大量事务堆砌时,它能拯救你于水火。在你被救过几次之后尝到甜头,便会对这方法产生依赖,从而养成习惯。
从待办事项表,迭代到番茄工作法就结束了吗?不,番茄工作法并非我们今日终点。等日子久了,你终究会发现“番茄工作法”的局限性。