32个史上最全面的时间管理技巧

文 / 北京时间管理学院
2018-09-25 17:30

你的一天可以不止24小时

我的生活理念和态度是“Get More From Life”。要想做到这一点,就必须提升效率。希望本文分享的技巧和概念能为你在学习和工作中增添活力,提升动力,完成超效率人生的完美转型。

(一)克服拖延症

32个史上最全面的时间管理技巧

你等时间?还是时间等你!

(1)周/日目标

列周/日目标是我发现的一个对抗懒惰特别行之有效的方法。周/日目标之所以有效是因为它把你要办的数不完的事分解开来了。你不是要一下子完成所有的事,而是要每天完成一定数量的任务。通过将大量任务拆分成每天的任务量,你会更容易说服自己投入工作。

(2)限定时间

设定一个时间。在任务完成之前或时间用完之前不许停止工作。这就是限制时间的本质,要想提高生产效率,必须面对这种“残酷”的考验。

(3)分解任务

不明确的大型任务是滋生拖延症的温床。为了尽快开始,你需要知道下一步该做什么。将大的任务分解成易于行动的小任务。

(4)短跑理论

短跑理论通过鼓励你专注完成时间表上的事情来解决这一问题,而这些事情需要一定的纪律和约束才能完成。短跑100米和跑马拉松的关注点是完全不同的。如果在马拉松中短跑,那你只能坚持几公里而已。要想应用短跑理论,首先应试着找找哪些任务可以适用。接下来,是选定一些纪律性很强的任务。然后,在你设定时间表的时候,关注这个范围。它会帮你避免太早消耗完体能或是跑得太慢。

(二)做事更有条理

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(1)少点儿混乱,少点儿压力

我知道很多生产效率很高的人,他们经常把东西搞得一团糟。条理性的真正目的在于减少记住所有事情所需要的脑力。如果你没有一个系统让所有事情都井井有条,你就需要用脑子把这些都记住。然而,你的头脑并非那么可靠。学习条理性技巧意味着接受“少点儿混乱,少点儿压力”的哲学思想。这说明组织有两个前提条件:

• 你的物理环境。让事物都排列有序,仅仅整齐是不够的。给每个物品一个规定好的地方,避免杂乱无章。

• 你的任务和工作。有一个知道如何处理待办事项的有组织的系统、日历和计划会帮你减轻许多压力。当你的组织系统把一切事情都安排得妥妥当当的时候,你可以专注工作,不用随时记住接下来要做什么。

(2)写出你的目标

将目标写下来是十分重要的,光用头脑记住是不利于完成目标的。将目标写下来有几个好处:

• 让目标不被遗忘。

• 给你动力去完成目标。

• 可以让你有一些模糊的想法,并把它们变成具体的目标。

(3)做你承诺过的事

我猜至少60%保证做却没做到的事情都是因为忘记了,而不是因为做不到。比如有人问你件事,你忘记回复了。他发了邮件给你,但那封邮件就躺在你的收件箱内。想要变得更可靠,第一步是记录你的捕获装置上所有的话。如果有人跟你要什么,你首先应该写下来。在谈话的时候,我不会让任何行动进入到我短期的记忆里面。对于这条规则,我唯一的经验就是把这个条目直接归入我的任务、活动或项目类别里。下一步就是保证一些模糊不清的条目可以归入你的周和日目标中。

(三)保持活力

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(1)日常运动

没有什么能比运动投资带来的回报大。不幸的是,在忙碌的生活中,运动是绝大多数人首先放弃的事情。时间有限的时候,花一小时在体育馆或是室外跑步都会觉得很可笑。但是,偶尔不运动会变成几个月不运动,然后很快,你就完全不再运动了。

(2)按周期工作

周期循环是能量管理的关键。你的身体应该按照“休息—恢复”的周期来工作。把工作看作一系列的短跑,而不是马拉松,会让你保持更加旺盛的精力。保持周期性的另一个方法是首先指定一个休息时间。给自己定一个规则,那就是无论什么事,都要有星期天(或一周的另外一天)。每晚给自己分出一些时间不去想工作的事情。通过把你的工作限制在一个更狭小的范围内,你就会被迫按周期来工作了。

(3)避免多任务处理

在完成一个任务的时候,你应该把全部注意力都集中到这个任务上去。人的注意力是有限的,所以,如果你把注意力投入到多个地方,你就会崩溃,而专注于一个任务会让你的精力沉浸为“心流”。“心流”是当你将每个精神资源都投入到一个任务上去,而达到忘我的一种精神状态。

(4)15分钟法则

15分钟是你对抗临时消沉所需要的全部时间。15分钟法则是说在任何你想放弃的时候,再多做15分钟。人的精力是上下波动的,难做的工作会榨干你的精力。通常,再坚持15分钟,你就会度过这个艰难的时期,恢复精神。

(5)给你的动力再次充电

动力是能量最重要的形式。如果你情绪低落,不管早上跑多远或者做多少个俯卧撑都没有用。但是,长年累月地保持动力是很难的。挫折、停滞和批评都会影响你进步的速度。定期给动力充电是十分重要的,这样我们就可以接触到能量源。保持动力的最好方法就是回顾你的目标。看看你的进步,阅读一下你当初设立这些目标的原因。

(四)把事情做完

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(1)完成项目,而不是完成任务

生产力不是由你做了多少工作来衡量,而是看你真正完成了多少。你不用每天都忙忙碌碌,而应该把每一件具体的事都归入一个更大的框架或蓝图之中。否则,你只是在浪费时间,忙碌,却没有成效。

(2)设定最后期限

最后期限就是你时间上的预算。没有它,计划就会变成恶魔来侵蚀你的时间,让你迟迟无法完成。不好完成的任务往往做一半就丢在一边,目标看起来越来越远。最后期限就是把这个计划对你的价值做时间上的限定。没有它,你在花费时间时只会一时冲动,而不会深思熟虑,做好决定。所有的项目和任务都应该有最后期限。

(3)每周回顾

每7天给自己90分钟的独立思考时间。不放音乐,不看电视,不玩手机,不收发电子邮件。就你自己。每周回顾能确保你付出的努力都是值得的,而不仅仅是让自己忙碌。每周回顾应该评估一下你所做工作与最后期限的相符情况,还要评估一下你的错误和弱点有哪些。这样你就有机会在即将到来的一周内提升自己。如果你觉得最近几天没有动力,那就试着改正错误,别让坏习惯生根发芽。

(4)不要重新发明轮子

在你的项目里寻找捷径。通过预先做的解决方案,外包或移除一个特征,你可以省去一大部分工作。一个以任务为核心的人经常会忽略这些解决办法,这就是为什么我们要关注完成一整个项目,而不是只关注即将要做的事。

(5)别按照时间来获得报酬

如果你在一家公司上班,可能公司会按每小时工资来支付你。更有甚者,公司会只是因为你露个面就付薪水。虽然这些支付方式对人力资源部门来说很简单,但这些并不是衡量你的时间价值的理想方式。你应该按照自己完成的工作而非花费的时间来获得报酬。

(6)被逼出来的生产效率

在压力之下产生生产效率是最佳的。高生产效率有点儿像练肌肉。除非你使劲拉你

的“生产效率肌肉”,否则它们很可能会在惯性的作用下趋于松懈。这是说在提高生产效率之前,你需要安排你的日程表,把生产效率逼出来。效率不是凭空而来的。没有压力来逼迫你提高生产效率,很容易会浪费时间。

(五)让你的日常工作自动进行

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32个史上最全面的时间管理技巧

(1)30天试验

非常受欢迎的史蒂夫·帕沃利那(Steve Pavlina)推荐的30天试验是改变习惯的最好方法之一。这个方法背后的思想其实很简单:

• 专注于一个月内连续培养一个习惯。

• 如果你忘记了或是出错了,重新设定时间,回到开始的第一天。

• 到第30天的时候,你的行为会被自动调节,不再需要费脑力。现在你可以在继续或是放弃中做选择了。

30天试验很简单,但效果是惊人的。我曾经用它来重新调整我的习惯,包括改变饮食、每日运动、实施行动管理方法、处理邮件等。30天试验通过专注的力量来发挥作用。通过专注于一个月内一个行为的改变,你可以利用意识资源的1%去塑造无意识加工处理的99%。

(2)一次培养一个习惯

一次改变多个习惯往往难以成功。因为只有专注,试验才能成功。请将30天的坚持专注于那1%上。如果将注意力分散到多个不同的习惯上,最后只能是一事无成。对很多人来说改变习惯很难,还有一个原因,那就是专注力不够。专注一个事情一天,或者一个星期很容易,但是坚持一个月,就需要毅力了。努力适应这个习惯。

(3)始终如一

调节一个习惯的时候,要确保这个习惯每天都一模一样。如果前后不一致,这个习惯就不会很好地养成。想象这样一个习惯:冬天在很深的积雪里走相同的一条路。一致性就意味着每天走一样的路。一个月以后,你就踩出了一条很深的道,走起来也容易多了。前后不一致的话,你就会踩出很多条路,走起来也没那么容易了。

(4)建立一个牢不可破的标准

为了取得30天试验的成功,我需要建立一个牢不可破的标准。这个标准就是,无论如何,你都要坚持到30天的最后一天。就算你最后决定放弃这个习惯,你也要坚持到底,不能放弃。有如此高的自律能力并非易事,但当你试着改变很难的习惯的时候,结果会让你大吃一惊。

(六)生产效率黑洞

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(1)外包

放弃那些可做可不做的事。外包是一种流行的新趋势,因为它彻底改变了生产效率的本质。如果完成的工作可以换钱,你可以做不止一个人能做的事情。外包打破了你一定时间内做多少事情的限制。

(2)批量处理

批量处理是把相似的任务在同一时间一起处理的艺术。你可以在一天中的某一时间集中回复邮件,而不是整个下午都耗费在这件事上,时不时地回复一个。写作也是如此,我会在两天时间内集中写完相当于一整个星期的内容。对于学校作业,我也是一次性完成一个项目,绝不会持续几个星期。

(3)避免接触懒惰的人

态度是会传染的。如果整天跟你在一起的人生产效率不高,他们的坏习惯也会影响到你。虽然我不是建议立刻远离那些成就不高的朋友,但下面有一些方法可以用来增强你的优势:

• 跟生产效率高的人在一起。

• 找目标一致的人。

• 找有好习惯的朋友。

(4)寻找指数报酬

1%的增长,如果不停增长下去会比一次增长50%要好。如果你专注做那些能给你指数报酬的事情,你的生产效率会大大提高。

(5)忠言逆耳

没人喜欢被批评。即使你有铜墙铁壁,也会更喜欢赞美而不是别人对你工作的抨击。然而,如果你想要避免浪费时间,能够听取严厉的批评是非常关键的。

(七)做对的工作

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(1)知道你想要什么

如果一个项目的结果并不明了,你会在很多无用的事情上浪费时间。清楚明了是大多数项目缺乏,也是几乎没有人能意识到的东西。在你开始一个大的任务或项目之前,先回答几个问题。如果你不能很快回答出来并给出一定的解释,说明你并没有花时间弄清楚自己想要什么。

• 我为什么做这个项目?

• 项目完成的时候我会收获什么?

• 为了完成这个项目,需要具备什么特性?

• 这个项目的主要目标是什么?

• 这个项目的次要目标是什么?

(2)帕累托定律

将近80%的结果都来自20%的原因,你收入的80%来自于你工作的20%,80%的工作都是在20%的时间里完成的。这种不平等不会总是80/20(也可能是90/10,70/40或50/2),但原理是基本相同的。你可以利用80/20法则来节省时间。

(3)迅速失败

早死早超生,但是许多人固执地认为只要不失败怎么都行。你得到反馈越快,就算是项目失败的反馈,对你也越好。

(4)做一只刺猬

吉姆·柯林斯在他著名的《从优秀到卓越》一书中论证了做一只刺猬的重要性。在希腊寓言中,“狐狸知道很多事情,但刺猬知道一件大的事情”。刺猬在一件事上是卓越的,而狐狸在许多事情上是普普通通的。做一只刺猬要比做一只狐狸重要得多。想要在每件事上做到卓越,最后只能是什么事都没做好。选择有限的几个技能去学习是更好的策略。专注一个领域,你可以跟精通其他领域的人展开合作。但是如果你没有一个中心的领域,你就会失去与那些分清自己的长处优势的人为伍的资本。

(5)有目的地提高生产效率

说了这么多生产效率的事情,到底有什么用呢?只是节省一点儿时间或是多赚一点儿钱?对此,我想回答一下在开始部分我提出的问题:“你想要提高生产效率的原因是什么?”

我想要给出我的答案:

工作有激情。如果你喜欢你的工作,生产效率会帮你得到更多你喜欢的东西。尽管生产效率能帮你避免无聊的工作,但这些建议还是更适合那些想要得到更多的人。

做有意义的事。在这本书里,我多次强调项目高于任务的重要性。原因不仅仅是项目能让人更有效率,而且更有意义。生产效率会帮你建立一些日后你引以为豪的事情。

不断进步。生产效率的乐趣在于,它不是当你完成了任务清单就停下来。更有智慧地工作能提升你的生活质量。