搞定时间的GTD 4步法
GTD理论是戴维•艾伦《搞定》系列的精华所在，也是时间管理的重要理论。简单归纳为“收集、加工、组织整理、回顾、执行”五个步骤。
GTD理论在实践中有很多延伸发展和灵活运用。易效能叶武滨老师就将其简化为“收集、排程、执行”三步骤。
在我对GTD理论的实践过程中，对GTD理论总结规划为4个步骤——“收集清空、加工整理、行动执行、复盘反思”。
收集的目的是清空大脑。无论在工作、生活、家庭等各方面，我们日常都有很多事情要处理。
这些事有的是要事、有的是杂事，有的紧迫、有的可以拖延，有的需要当下完成、有的可以等待未来。无论事情是何种类，都会占用我们大脑的CPU，浪费我们的精力。
运用GTD，首先就是百分百捕获一切未尽事宜、待办事项，搜寻一切不分大小、轻重、缓急的事项。只要等待处理、需要改进、计划实施的事项统统收集、一网打尽。
收集的工具既可以是实物，如工作篮、记事本，也可以是手机APP（如奇妙清单、OmniFocus等）、录音设备、电子邮箱。收集工具要方便随时记录、随时修改，越简单、越便于携带，越利于平时及时整理清空，越能发挥最大效用。
收集事务的种类根据不同人也有不同分类，但总体涵盖：办公环境、职业发展、财务管理、计划组织、公司管理、个人学习、沟通协调、家庭关系、娱乐休闲、衣食住行等种类。
按照这种大体分类原则，一般人起码都能收集到50项以上的待办事项。我们的大脑都很想偷懒，能不记忆就坚决不记忆。列出所有事项后，大脑会感到无比的轻松。
需要注意的是：
为了保持思维的连贯性，第一次收集不要进行分类处理，统统放进收集箱；
在收集过程的时间跨度上可能会达到几小时甚至1周时间，但务求第一次将能想到的全部放进收集箱；
如果收集的东西太多，一个实物工作篮装不下，对较大的物品可以用一个纸条代替；
如果发现是垃圾应该立即倒掉，垃圾既包括实物垃圾，也包括那些“四象限”法则中“不重要也不紧急”的事项，防止它们进入下一步的打扫和整理的程序；
对以前任务清单未完成的事项或临时想到的事项，需要一并进行归纳收集。
完成事项收集后，需要对事项进行分类和整理。分类整理的原则需要参考“四象限”法则的重要程度和紧急程度的判断标准，进行具体区分。
我们重点对重要且紧急、重要不紧急、紧急而不重要的事项进行整理，不重要不紧急的事项可以不用考虑。明确事项分类后，需要明确下一步是否采取行动。
对需要采取行动的，要思考两个问题：
一是完成这个任务能达到什么样的效果，带来什么样的影响？这样可以判定自己投入的时间和精力，确定项目清单、存储系统、日程表、具体行动、未来也许和等待委托等具体的分类。
二是下一步需要采取的具体行动是什么？下一步行动是指那些可执行可操作的具体行动，完成了可以推动整个事项向既定目标发展。这个行动必须是具体的步骤，实实在在、真实明确的活动。比如，“吃晚饭”就不如“晚上和女朋友到XX餐厅吃自助”更加具体明确。
——如果该事项属于项目类别，就是包含了一系列具体行动，需要进行任务细化分解，将项目分解为具体的行动和阶段性目标。比如“通过雅思考试”就是一个项目，需要分解为购买学习资料、报名、参加培训班、自我考核、参加考试等多个行动。
——如果该事项属于项目规划和辅助性的资料，就需要我们对这些资料进行系统整理，可以按事项性质、时间期限、项目名称等分类建立索引目录，逐个打上标签，确保60秒内高效调用资料。
——如果该事项属于日程表事项，需要在指定时间、日期完成的行动，我们要把该事项及时整理到日程表系统，设立提醒时间、注意事项和完成计划。
——如果该事项属于下一步行动清单，首先我们需要根据办公室、电脑、电话、外出、家里、未来也许、等待委托等情境进行分类，其次再根据行动时间和紧急程度，做出三种选择：
1、如果2分钟内可以搞定的话，不要犹豫，马上完成。2分钟仅是一个指导原则，既可以把时间延长到5到10分钟，当然也可以缩短至一分钟或30秒。比如吃饭后马上洗碗，加微信、QQ顺手添加备注名，用完物品立即归于原处。
2、指派他人。如果你不是自己完成任务的最佳人选，可以选择委托方式。委托方式依次可选择为：最恰当的是给对方发一封电子邮件，其次写一张纸条，再次发条语音留言或短信，最后可直接与他对话或当面打电话。对委托事项，要及时跟踪，并在每个委派他人处理的任务上，标明具体的日期。
3、推迟执行。如果一项行动超过2分钟，而自己又是最佳人选，那就把事务放进清单系统，在以后有时间的时候再完成。
——如果该事项是一个需要等候别人完成的任务，我们只需要关心事务完成的结果，不用非要关心具体的过程。
——如果该事项属于将来也许要做的，不能确定何时进行，如想培养的兴趣爱好、想要学习的重要技能、想去非洲大草原等，那就先记入未来也许清单，待时机成熟再去执行。
对于不需要采取的行动有三种情况：
一是无用的垃圾，要及时丢入垃圾桶；
二是目前没有必要行动，但日后需要处理，可以放入自己孵化系统，列入将来事项清单和备忘录清单；
三是属于参考资料的，有潜在利用价值的可以归档为参考资料系统，不需要采取行动，但要确保方便查看回顾。
行动执行主要是针对属于下一步行动清单的事项，不能在2分钟内完成，又需要安排时间执行。
做出具体的执行行动需要考虑4个标准：
一是明确情境。根据不同的情境分类，安排不同类型的事务。尽量在同一情境完成类似事务。比如，外出时进行车辆保养时可在旁边商场购物，开会议事尽量将近期议题一同讨论决定，给客户打电话时一次性将重要客户逐个打完，这样根据情境合并同类事项能够有效提高办事效率，减少任务切换时间。
二是考虑多少时间投入。执行一项具体行动，要充分预估完成的时间长短，尽量留出余量，避免出现上下衔接问题。比如安排一天事务，不能太过紧凑，连吃饭休息时间都没有，至少应预留50%的机动时间。因为人不是机器，既不能长时间超负荷运转，也不能准确预测未知的突发事件。
三是估量自己有多少精力。我们倡导在高精力时吃青蛙——就是在生理黄金时间坚持要事第一，在低精力时吃蝌蚪——利用零碎时间做小事。例如，在高精力时，提高专注力，运用番茄钟工作法，高效完成要事；当精神疲惫、体力不支时，就可以拿出小事清单来执行，花费极少的精力和创造力就能完成，比如闲时浏览网页、录入电话号码、地址信息文件夹整理、资料备份、手机相册清理等。
四是评估任务重要性。执行任务要明确事项的重要程度，是否符合自己的价值判断标准、目标愿景，对于那些高价值的事情即使收效缓慢也要坚持做下去，对那些价值不大又浪费时间的事即使容易也不能做。
根据行动清单的标准，我们就可以对年、月、周的目标细化分解，确立日行动清单。日行动清单专注一天的行动，专注当下的事务。而在一天的行动中，我们必须坚持首先吃三个青蛙——完成三件重要的事，其他不重要的事即使没完成也不用感到可惜。
对那些别人委托的紧急突发事件，如果可以2分钟内搞定，就尽快搞定，避免别人等太久；如果超过2分钟，需要另外安排计划执行，这样可以避免原计划的中断、一直处于忙于应对外界的状态。
在执行具体行动的同时，我们还要兼顾那些重要而不紧急的项目清单事务，做好统筹安排。这样可以促进你整个时间管理系统的平衡，实现长短目标的有机结合。
复盘是升级能力的重要手段，可以帮助我们避免犯同样的错误，校验行动方向，认清问题背后的本质，并发现和产生新的想法和知识。
复盘的一般程序是回顾过程、反思原因、探究规律、提升能力。回顾、反思、探究是复盘的过程，提升是复盘的结果。
联想公司历来推崇复盘。沙盘推演（Preview）—执行（Do）—复盘（Fupan），被称为柳传志环。执行之前进行沙盘推演，执行之后再进行复盘。这相当于让人三次做同一件事情。沙盘推演让他有预案，执行让他有实际经历，复盘让他事后重来。
我们做好时间管理，也同样要对事务的计划执行进行复盘，对照目标评价结果，进行情景再现，分析得失利弊，探究总结规律。
做好复盘，重点检查的内容为项目清单、日程表、下一步行动清单和等待委托清单。
——复盘项目清单需要关注具体行动进程，掌握项目进度，做好行动规划；
——复盘日程表，需要将指定日期、确定的行动逐项完成，不能遗漏；
——复盘行动清单，要合理安排时间和情境，做到统一规划，争取较短时间完成更多的事务；
——复盘等待委托清单，关注他人完成事务的结果，确定自己的行动计划。
提高复盘效率有以下基本原则：
一是坚持日、周、月、年及长期目标的一致性。复盘时间序列由短到长，日行动是对周目标的细化，周目标是对月目标的分解，月目标是年目标的具化，年目标是长期乃至人生目标的阶段。复盘时认真核对这种连贯性和平衡性，根据终极目标反思执行过程，适时调整行动。
二是保持清单的最新。回顾计划清单和执行结果，要及时清空大脑，捕捉一切随时涌现的新项目清单、行动清单、委托等待清单、将来也许清单和辅助资料系统，发挥创造性和想象力，搜集奇思怪想，保持各个清单系统的最新实时调整。
三是留出专注的时间进行反思回顾。不管有多忙碌，也要坚持进行思考。可以坚持每日写晨间日记，写出每日三件重要的事、昨日成就回顾、多完成的事、未完成的事、明白的道理等内容。每周、月、年也要安排专门时间做好复盘，不仅回顾总结已完成的事，还要制定下一阶段的行动计划，对照目标进行系统调整。
GTD不简单，是因为它本身蕴含大智慧，属于思想模型范畴；GTD不复杂，是因为它执行的过程环环相扣、道法自然、清晰明了。
扎扎实实做好收集清空、加工整理、行动执行、复盘反思，可以在我们向着人生高峰攀爬路途中，为每一步都规划姿势、铭刻印记、积累小胜。
GTD也是一种人生的核心算法，在我们大量重复执行后，能让你的软肋变为铠甲，能让你的坚硬变得无坚不摧。