职场必学：别瞎忙！是时候学学时间管理了！

1、时间是什么？

时间的四大特性：

（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。

（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。

（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。

（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

2、时间管理是什么？

20世纪初，一个名叫艾维·李的人给伯利恒钢铁公司的创办人施瓦布写了一封信。他在信中说：“施瓦布先生，我现在想您推荐一种绝佳的时间管理方法。请试用三个月然后按照您的估价给我的几个点子回寄一张支票。如果一文不值，您也就用不着给我回寄任何东西了”。

三个月后，施瓦布给他寄去了一张金额为25 000美元的支票。艾维·李价值25 000美元的秘密究竟是个什么样子呢?其实他们并不神秘，但却是简单有效的。

1、 每天列出一张数目为十项左右的待办事项清单。

2、 按照优先度，给这些任务排出先后次序，从1~10。

3、 从第一项任务开始，依次按照顺序处理所有代办事项。

4、 万一没有完成，不要紧，因为至少你已经把最重要的事情办好，其余的事情留给明天又有何妨?

时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。

3、有效时间管理系统的4个步骤是什么?

①详细纪录时间运用的情形

时间管理大师杜拉克曾请一位自觉记忆力良好的董事长，说明时间的支配情形，该名董事长万分确信自己把时间井然有序地切割成三个部分，分别用在高阶主管、重要客户和投身小区活动上，但根据秘书连续六周的纪录，董事长大部分的时间反而都是担任调度者的角色，追踪熟识客户订单，然后不断打电话到工厂，要求工厂处理订单，这就是自我感知和实际情形的落差，因次杜拉克建议欲获致绩效的第一步，就是记录自己的时间运用情形，且最好是交由第三者纪录或本人当场切实纪录， 持续3-4周地执行这项纪录，杜拉克指出，一旦形诸文字，大家几乎将毫不例外地发现自己把时间用在许多枝微末节的事情上，唯有透过切实纪录，并且反复地省思自己时间分配情形，才有可能重新思索和安排自己的行程。

②系统化管理时间

完成时间纪录后， 必须要从纪录中找出无生产力、浪费时间的活动，杜拉克先生提供几个以下判断的指标“如果根本不做这些事情，会怎么样？”，如果不会怎么样，对于组织或自己毫无贡献的活动就该学习说不，此外“哪一项活动可交由其它人完成，就算没能做的更好，也可以做的一样好的？”，学习授权，将宝贵的时间做更重要的事情，以及“其它人所做的事情当中，有哪些浪费自己的时间却对您的效能毫无贡献的？”，例如相较于动辄十几个人一起开会，耗掉一整个下午，不如再开会前先发给部门中所有同仁说明会议主题，设定项目中几个关键人与会即可，若其它人觉得有需要可自行决定是否参加，会后所有部门同仁会立即接到会议内容完整摘要，并欢迎提出意见讨论，如此不但节省全体时间且部门中也不会有人觉得被排除在外的话。

③找出完整的时间区块

无论是透过上周分享的纪录和分析时间方式，或是排除不重要的活动与浪费时间的因素的方式，有些经理人剩余的时间还是不会太多，杜拉克先生建议这些经理人，找出一段完整的时间，专心地完成重要的事，例如选择一周内安排半天，专门用来处理重要事务，或是每天早起，利用上班前的时 间专心处理工作，有效率的人永远都会控制自己的时间，不但会连续纪录日志、定期分析，还会为重要活动设定完成最后期限，以了解时间是否在掌控范围内；

④重要的事最优先

一次只做一件事，杜拉克先生认为，获致效能的秘诀，便是“专注”，重要的事情摆第一，而且一次只做一件事，意味着迅速完成任务，越能集中时间、心力和资源，实际完成的任务就越多，而决定事情该做与否，需要的不是分析，而是勇气， 而这种专心致力和决心，就是领导力的展现；杜拉克先生认为是最稀有资源是时间，除非能管理好时间，否则无法管理好任何事，时间管理是获致成效的首要之务， 这是一项可以学习的纪律，只要我们开始分析自己的时间，做真正重要的事，而且有说“不”的勇气，您的时间管理将会更有绩效。

4、时间管理的基本原则是什么？

①明确目标

制定目标之后，奋斗才有方向，有方向了才能做到有的放矢，避免盲目从众，减少不必要的浪费。同时，当我们制定明确的目标之后，才能给我们带来挑战，才能刺激我们激流而上。

在制定目标的过程中，需要注意下面五个特征：1、具体而非模糊，制定目标一定要具体，不能出现模糊概念，比如说做一个成功的人，成功的界定有很多种，且因人而异，所以要通过具体的量化来界定自己做到什么程度才算是成功。2、可衡量的，目标制定后应该有一个标准来完成目标完成的情况，目标越明确就越能提供衡量的标准，而这种衡量在一定程度上又督促了目标的顺利完成。3、可实现的，目标不能过高，要符合自身实际状况，过高不容易实现，过低又不具有挑战性。4、相关的，目标的制定应该紧扣自己的工作和生活，当目标和现实状况差距太远而没有相关性时，最终难以实现。5、基于时间，目标的制定应该考虑时间的限定，没有时间结点的目标是遥遥无期的，同样是难以实现的。

②开展工作的计划性和组织性

将制定的目标分解成实际的工作计划，采取适当的步骤和方法，最终取得好的效果。计划往往要在工作正式开展事前就要清晰，要实现什么样的目标，完成计划的各种途径，最佳的完成方式，如何更加细致的划分时间结点，采取什么样的检查方式，出现预料之外的情况采取什么样的措施，这些都是一个完整计划应该包括的。

计划成熟之后，就需要采取行动了，有了行动的计划才是了不起的，才能够将目标变为现实，同样，你在完成计划的过程中，需要遵守一定的原则，落实计划不能打折扣，要通过百分之百的努力来完成你的计划，有的时候需要更多的努力来实现，对计划中出现的困难要及时评估，并做好调整，有效应对困难。

③分清轻重缓急

时间管理的一个重要原则是要分清哪些工作需要最先完成，那些工作需要放到后面的时间中去完成，有效利用时间要求将时间最先用在那些紧急而重要的工作上面，其次用来完成重要而不紧急的工作，然后用来完成紧急不重要的工作，最后才完成不紧急不重要的工作。

判定一件工作是否紧急或重要的依据是工作本身的重要程度，所谓重要程度是指对于实现目标的贡献的大小。在考虑工作完成的先后顺序时，应先考虑工作的轻重，再考虑事情的紧急程度。

当我们明白了这些的时候，如何区分工作的紧急和重要呢？主要从下面几点提供参考，重要紧急的工作一般是客户的应付、必须准时完成的工作等，重要不紧急工作如长期规划、战略、培训等，紧急但不重要的工作如会议、突然访客、电话等，不紧急不重要的事情往往对自身的意义不大，如看那些无聊但容易上瘾的电视剧和小说、办公室的闲聊等。

④合理安排时间

合理安排时间的要求是避免将时间花在琐碎的事情上面，有时候你花了80%的时间却得到了20%的回报，避免高付出低回报现象的一个有效方法是合理安排时间，将时间花在那些回报较高的事情上面，也就是说争取通过花费20%的时间获得80%的回报，也就是低付出高回报。

掌握重点可以让你的工作不致于偏离重心造成误差，要通过有效的时间管理，确保20%的时间获得较高回报。

⑤争取协作

组织工作的开展，往往具有一定的节奏性、周期性，作为社会或组织团体中的一员，总要与周边部门或人员发生必然的联系，要让工作获得高效率，和周围的人取得时间上的一致性是非常有必要的，要和对方争取时间上的协作，取得协作之后，往往就能够在较短的时间内完成任务。

最后附上一些时间管理的小窍门，大家可以围绕这些小窍门，进行一些练习：

借助工具：井井有条的生活是有益于你管理时间的，因为这样你就不必去想接下来要做什么。你也可以查看自己的计划表，是否有会议要参加，要去附近的哪个餐馆，还有无数其他的琐碎的事情，随时查看自己的时间安排，这会节省你的时间。一些人用手机APP，也有一些人用手账，无论你用什么工具，都要保证你能随意的添加你的日常事务的时间计划。

多听别人的建议：所谓“会者不难，难者不会”，又说“听君一席话，胜读十年书”。那些在行的人已经对于事物的规律有了相当的把握，积极发展人脉就会在认识事物与处理事物方面得到适当的信息与安排方面得到有效的支持。

多元化安排：遇到问题，使用单一的认识角度与处理方法，尤其是长期单一的方法会大胆减低处理问题的效率，因此跨越学科、领域与经验的交叉学习法能够增强认识问题与处理问题的工具的丰富性与创造性。

提前计划好：每天晚上花一点时间想想明天将要做什么，如果你要在八点半到达到某个地方，协调好你的计划。将你的闹钟设置的时间稍微提前一点，计划好你的路线，尽可能避免早上塞车。虽然这会花你几分钟时间来考虑，但是这会为你明天有效地节约时间。

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