小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

文 / 微软商业视角
2017-08-31 11:43

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

· 适用人群:现代职场人

· 应用场景:项目管理、时间管理、跨部门协作

· 掌握难度:★★☆☆☆

本期讲师

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

李金龙 微软Office 产品运营

学会用Outlook分解任务

七夕终于过去了,朋友圈里真是秀了我一脸,作为自单身狗的我哀嚎:

为什么人见人爱的我至今还单身呢!?

是因为:

没有过亿的家产?没有火辣的身材?没有爆表的颜值吗?

……

其实,相对于这些,现代白领面临的更为实际的问题往往是:

老是要加班,连谈恋爱的时间都没有了!

想不做单身狗都难!

为什么我们会变成加班专业户?

明明都已经知道要做什么事情、以及先做什么事情,但是为什么有些工作任务我们还是做不好?

主要原因在于:这些任务难度系数较高(lìng rén tǎo yàn),没办法一下子把它们完成,并容易让人产生强烈的拖延心理。

而通过化整为零的方法,可以将难题由难转易。简单来说就是:

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

任务分解的逻辑是:

首先,通过查看状态,了解当前自己可以利用的空闲时间、需要面对的任务、长期和短期内的计划;

其次,再对任务分解,将任务分解为小的事项,落实到具体的时间段,并选择是否需要将事项分配给其他人。

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再复杂的任何,都是由若干个简单的事项组成。

下面,将结合Outlook日历模块和任务分解逻辑展开详细介绍。

查看状态

确认可利用的空闲时间

查看自己的空闲时间:通过日历模块,查看自己日程中的空白区域,这些空白区域代表自己的空闲时间。

并通过“共享日历”功能让别人知道自己的空闲时间,从而避免别人在自己没空的时候来打扰到自己。

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

查看别人的空闲时间:有些任务需要和其他人一起来配合完成,因此我们还需要查看别人的空闲时间。

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

通过对比自己与他人的日程安排,即可快速确认双方都有空的时间。

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

查看需要完成的工作

通过在日历模块显示任务窗格,可以将任务模块和日历模块的视图进行整合,在一个界面内同时显示工作任务和日程安排,避免频繁的切换查看操作。

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综合考虑短期和长期计划

我们在分配任务的时候,不能只考虑短期计划,还应该考虑长期计划。

通过在菜单中分别选择“天、工作周、周、月”,可以查看不同时间跨度的日程安排,从而挑选时间较为宽裕的日期来分配新的任务,并与原有任务进行更好的整合。

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

前期对情况了然于心,后期才能做到运筹帷幄。

分解任务

将任务细分为小的事项

对于那些我们觉得难以下手的任务,其实都可以参照下面的5个步骤进行分解:

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

将任务落实到具体的时间段

如果只是按照天为单位来设定截止日期,往往容易让很多任务拖延到当天最后来完成。因此,我们需要给每个任务都设定好一个明确的时间段,而不是一个模糊的时间范围。

Outlook日历模块中,将时间细分为多个以30分钟为基本单位的时间段,通过双击任意空白时间段,即可快速新建任务(约会),并在弹出窗口中修改起止时间、添加备注。

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将任务分配给别人

除了需要单独完成的工作任务,我们的工作任务还有很大一部分需要与其他人展开协同合作。对于这部分任务,可以通过“新建会议与Skype会议”和“新建任务要求”来进行分配。

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

两种分配方式的差别在于:

通过会议的方式:

可以与他人开展视频、语音交流,并选择是现场会议或者电话会议。

通过任务的方式:

可以为收件人安排任务开始/截止日期,并添加详细的任务信息;任务完成后,发件人会收到提醒。

其中,对于新建会议/Skype会议,可以利用“调度助手”找到双方都空闲的时间,通过“会议笔记”共享或者自己记录会议笔记。

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

化整为零,各个击破,聪明人一次只设“一个小目标”。

要点总结

用到的时间管理理论:

化整为零、时间细分、任务分解的方法

用到的Outlook功能:

查看/分享空闲时间、在日历模块显示任务窗格、切换显示长/短期日程;

新建约会、会议/Skype会议、任务要求,调度助手和会议笔记

小目标|分解任务,聪明人只设达得到的“小目标”

本次推送的主要介绍内容是:基于分解原则的Outlook任务分解,下次介绍的内容为执行任务。了解更多Outlook操作技能和时间管理方法,敬请关注下期内容。

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本文转自微软商业视角公众号