小目标｜分解任务，聪明人只设达得到的“小目标”

· 适用人群：现代职场人

· 应用场景：项目管理、时间管理、跨部门协作

· 掌握难度：★★☆☆☆

李金龙 微软Office 产品运营

七夕终于过去了，朋友圈里真是秀了我一脸，作为自单身狗的我哀嚎：

为什么人见人爱的我至今还单身呢！？

是因为：

没有过亿的家产？没有火辣的身材？没有爆表的颜值吗？

……

其实，相对于这些，现代白领面临的更为实际的问题往往是：

老是要加班，连谈恋爱的时间都没有了！

想不做单身狗都难!

明明都已经知道要做什么事情、以及先做什么事情，但是为什么有些工作任务我们还是做不好？

主要原因在于：这些任务难度系数较高（lìng rén tǎo yàn），没办法一下子把它们完成，并容易让人产生强烈的拖延心理。

而通过化整为零的方法，可以将难题由难转易。简单来说就是：

任务分解的逻辑是：

首先，通过查看状态，了解当前自己可以利用的空闲时间、需要面对的任务、长期和短期内的计划；

其次，再对任务分解，将任务分解为小的事项，落实到具体的时间段，并选择是否需要将事项分配给其他人。

再复杂的任何，都是由若干个简单的事项组成。

下面，将结合Outlook日历模块和任务分解逻辑展开详细介绍。

确认可利用的空闲时间

查看自己的空闲时间：通过日历模块，查看自己日程中的空白区域，这些空白区域代表自己的空闲时间。

并通过“共享日历”功能让别人知道自己的空闲时间，从而避免别人在自己没空的时候来打扰到自己。

查看别人的空闲时间：有些任务需要和其他人一起来配合完成，因此我们还需要查看别人的空闲时间。

通过对比自己与他人的日程安排，即可快速确认双方都有空的时间。

查看需要完成的工作

通过在日历模块显示任务窗格，可以将任务模块和日历模块的视图进行整合，在一个界面内同时显示工作任务和日程安排，避免频繁的切换查看操作。

综合考虑短期和长期计划

我们在分配任务的时候，不能只考虑短期计划，还应该考虑长期计划。

通过在菜单中分别选择“天、工作周、周、月”，可以查看不同时间跨度的日程安排，从而挑选时间较为宽裕的日期来分配新的任务，并与原有任务进行更好的整合。

前期对情况了然于心，后期才能做到运筹帷幄。

将任务细分为小的事项

对于那些我们觉得难以下手的任务，其实都可以参照下面的5个步骤进行分解：

将任务落实到具体的时间段

如果只是按照天为单位来设定截止日期，往往容易让很多任务拖延到当天最后来完成。因此，我们需要给每个任务都设定好一个明确的时间段，而不是一个模糊的时间范围。

Outlook日历模块中，将时间细分为多个以30分钟为基本单位的时间段，通过双击任意空白时间段，即可快速新建任务（约会），并在弹出窗口中修改起止时间、添加备注。

将任务分配给别人

除了需要单独完成的工作任务，我们的工作任务还有很大一部分需要与其他人展开协同合作。对于这部分任务，可以通过“新建会议与Skype会议”和“新建任务要求”来进行分配。

两种分配方式的差别在于：

通过会议的方式：

可以与他人开展视频、语音交流，并选择是现场会议或者电话会议。

通过任务的方式：

可以为收件人安排任务开始/截止日期，并添加详细的任务信息；任务完成后，发件人会收到提醒。

其中，对于新建会议/Skype会议，可以利用“调度助手”找到双方都空闲的时间，通过“会议笔记”共享或者自己记录会议笔记。

化整为零，各个击破，聪明人一次只设“一个小目标”。

用到的时间管理理论：

化整为零、时间细分、任务分解的方法

用到的Outlook功能：

查看/分享空闲时间、在日历模块显示任务窗格、切换显示长/短期日程；

新建约会、会议/Skype会议、任务要求，调度助手和会议笔记

本次推送的主要介绍内容是：基于分解原则的Outlook任务分解，下次介绍的内容为执行任务。了解更多Outlook操作技能和时间管理方法，敬请关注下期内容。