用好四象限法则,轻松做好时间管理

文 / 抄条小路
2019-05-30 12:31
用好四象限法则,轻松做好时间管理

我曾经有段时间,上班的时候从早忙到晚,经常加班到深夜,下班也总是各种忙不完的事情,根本没有时间停下来休息一下。直到后来接触到了时间管理,我才发现:一天24小时,时间对于每个人都是公平的,我们不是没有时间,只是被各种无关紧要的琐事耽误了太多的时间。

而想要做好时间管理,摆脱各种无关紧要的事情,就不得不提到一个法则——时间管理四象限法则。

时间管理四象限法则是由著名的美国管理学家史蒂芬·柯维提出的一个时间管理理论。他认为,我们每天面对的各种繁杂的事情,都可以按照重要和紧急两个不同的维度进行区分,按照下图的方式,将所有的事情分为四个象限:

第一象限,重要又紧急

该象限中的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,是我们必须尽快做好的事情,需要首先处理优先解决,比如明天必须交付给客户的文案,生病住院,处理客诉等。

第二象限,重要不紧急

这一象限的事情在时间上不具有紧迫性,一般都是需要长期坚持的工作,需要我们制定计划,按部就班的去做,比如:制定目标和计划,参加培训学习,客户的维护等等,对于个人的成长具有重大的意义。

第三象限,紧急不重要

比如突如其来的电话,临时会议,客户的突然来访等等,这些事情看起来很急,需要我们马上处理,但并不那么重要。该象限的事情具有很大的欺骗性,由于该象限的事情比较紧急,让我们产生这件事情很重要的错觉。所以,我们要按照自己设定的目标,来衡量这件事的重要性,如果重要他就属于第一象限,如果不重要,我们可以尝试拖延一下或者安排给其他人来代为处理。

第四象限,不重要不紧急

这一象限里的事情大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,也没有任何的重要性,虽然我们有时候会需要这样的事情来放松或者缓解压力,但是如果没有控制的去做的话,就会浪费大量的时间,比如读一些无聊的小说,玩网络游戏,在网上和别人对骂等等。

虽然这四个象限看起来很简单,但是,当我们去做的时候,却发现很多事情很难将其准确分类。而且在不同的人生阶段,对重要和紧急的理解都会有很大的差异,之所以有很多人知道了四象限法则,却仍然做不好时间管理,就是因为不能够准确的对事件做出一个快速而准确的判断。

我们都知道重要而紧急的事情是需要优先处理的,那么,我们该怎么样准确把握那些重要而又紧急的事情呢?

首先,从目标出发。

一件事情的重要程度主要是看其是否和我们的目标相吻合,目标是我们前进的方向,所以一件事是否重要,就是要确认一件事情能否让我们更接近自己的目标。比如很多人都将家人幸福列为第一目标,却每天把更多的时间放在工作上,这就是不能够根据自己的目标,来决定事情的重要性。

我们在制定目标的时候,都有一定的时间限制,这个就是紧急的判断标准。如果你的近期目标是做好一个项目,那么这个项目的截止日期越近,那么这件事情就越紧急。而如果你想两年之内学会一个技能,虽然这件事情很重要,但是却不那么紧急。

然后,遵循“二八定律”

“二八定律”是19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托总结出来的。他从大量具体的事实中发现:社会上20%的人占有80%的社会财富。虽然这个法则是从经济学领域得出的,但是在我们的工作和生活中,这个法则同样适用。生意场上,你会发现你80%的报仇来自20%的客户;你与家人相处的20%的时间,使你获得幸福感的80%;做一件事情你付出20%的努力,可以完成这件事情的80%。

就时间投资的价值和回报来说,如果我们有十件事情要做,其中总会有两件事情会比其他所有事情加起来都更有价值,专注于这两件事情,可以使我们在时间的投资中获得最高回报。所以,我们在着手一件事情之前,先问问自己:“我要做的事情是能够带来80%回报的那20%的工作吗?”在每做一件事情之前问一下自己这个问题,如果回答是肯定的,那这件事情就是重要的。

另外,考虑事情对未来的影响

对事情进行分类的时候,我们还要考虑其对未来的影响,也就是要思考这件事情做或者不做的结果是什么。对我们未来的工作和生活有很大潜在影响的事情,就是重要的事情,需要我们优先考虑;而对我们未来影响较小或者没有影响的事情,就不是重要的事情。比如,陪孩子做游戏,能够使你的孩子感到幸福,健康成长,这件事情对于我们来说就是重要的事情;相反的,看电视、玩游戏就属于不重要的事情,因为从长期来看,这些事情基本对我们没有什么影响。

当我们能够对要处理的事情进行准确的划分之后,就可以重新审视自己当下的工作和生活,结合自己的目标,来决定如何对待这件事情。

时间就是我们的生命。当我们投入精力到最重要的事情当中去的时候,我们就是在为自己的人生创造最大的价值,相对的,去做那些对我们未来几乎没有影响的事情,就是对生命的浪费。除了你自己,没有人能够使你成功,从今天开始,就让我们专注于重要的事情当中,为自己创造更大的价值吧!

一个人的努力终究有限,如果您有关于时间管理的想法,欢迎扫描下方二维码,关注吕什么,让我们在追梦路上一同精进!

作者:吕什么

来源:简书