管理大佬力荐:掌握这7个工具,你离优秀管理者就不远了

文 / 培训杂志
2018-09-23 01:24
管理大佬力荐:掌握这7个工具,你离优秀管理者就不远了

本期导读:

本文集结了管理者们常用且评价较高的7款管理工具,帮大家辨别、解决工作中遇到的问题,提高效率。

  • 战略执行工具:T-Map

  • 思考和解决问题工具:金字塔原理&MECE原则

  • 任务执行工具:RACI

  • 效率工具:时间管理矩阵&高效会议法则

  • 知识管理工具:管理者工作Checklist

  • 目标管理工具:OKR

本文是2018年9月推送的第44篇干货,计2035字,阅读时间6分钟。

文 | 倪云华

来源 | 培伴服务号(ID:trainingpartner2016)

作为企业管理者,每天都要处理诸多事务。他们尝试过各种办法与时间赛跑,其中就有管理工具的使用。

这里推荐管理者们常用且评价较高的7款管理工具,帮助大家辨别、解决工作中遇到的问题,提高效率。

管理大佬力荐:掌握这7个工具,你离优秀管理者就不远了

战略执行工具

T-Map

战略执行前,往往要经过战略分析、抉择、规划等几个步骤。到了“执行”这一步后,情况会变得非常复杂,团队内很难形成统一的认识。这时就可以用到T-Map工具。

T-Map用一张图就能看清整个公司的战略目标、策略以及行动方针;而如果用PPT或者Word来做战略汇报的话,往往需要厚厚一沓。

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我们看一下这个图的结构:

a)2个维度

  • 上方时间轴(日/月/年):战略时间的选择

  • 左侧/下方功能轴:可动态调整的岗位功能

b)内容便签

图上方形标签代表这一个时间阶段,一个功能部门需要做的内容

c)目标与现状栏

图中左下角和右上角分别框写了未来三年要达到的目标和现状情况

通过这张“作战图”,所有部门都可以获取一致且清晰的目标,互相的协同效率也会提高。

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思考和解决问题的工具

金字塔原理&MECE原则

金字塔原理

当你在沟通或陈述一个方案时,金字塔原理可以让对方更容易理解你的思路。它也是一个逻辑思维工具,可以帮助你找到问题的症结,并找到解决方案。

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运用金字塔原则时,需把握以下几个原则:

  • 一篇文章必定只有一个中心思想

  • 任何一个层次上的思想,必须是下一层次思想的概括

  • 每组中的思想都必须属于同一个范围

  • 每组中的思想必须按照逻辑顺序来组织

MECE原则

MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive),意即“相互独立,完全穷尽”。其含义是:对于一个重大议题,做到不重叠、不遗漏的分类,能够借此有效把握问题的核心并解决问题。

运用MECE原则时,可以按照以下4个步骤,灵活实施:

  • 确立核心问题

  • 列出关键点,且完全穷尽

  • 检查每一项是否完全独立,如果不是,对它们进行分类和归纳

  • 再检查每一层是否完全独立,而且穷尽

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任务执行工具

RACI

你有没有这样的感受——很多之前布置的任务,到后面就不了了之,不知道谁在负责这件事,也不知道事情进展怎么样。

RACI就可以帮你有效解决这个困惑,明确每一个工作到底是谁在负责,每个人在这个工作中扮演的具体角色是什么。

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如上图所示,竖轴(T1~T5)代表我们要完成的任务,横轴(R1~R5)代表每个人扮演的角色。

  • 谁负责(R = Responsible):即负责执行任务的角色,具体负责操控项目、解决问题

  • 谁批准(A = Accountable):即对任务负全责的角色,只有经他/她同意或签署之后,项目才能得以进行

  • 咨询谁(C = Consulted):拥有完成项目所需的信息或能力的人员

  • 通知谁 (I =Informed):即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他/她咨询、征求意见

这里需要注意的是,任何一件事情不可能有两个A或两个R,即任何一件事情不可能有两个人同时负责,也不可能有两个人去执行, C和I可以有多个。

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效率工具

时间管理矩阵&高效会议法则

时间管理矩阵

这个工具相信大家都不陌生了,它可以帮你很好地分配精力。

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  • 事情紧急且重要:立刻处理

  • 事情重要但不紧急:要做好规划

  • 事情紧急但不重要:授权别人帮忙完成这件事

  • 事情不紧急也不重要:可以选择放弃处理

高效会议法则

大家每天都会开会,但会议却非常低效,浪费大家时间。所以问题来了:一场真正高效的会议,都有哪些流程?

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  • 会前准备:提前30分钟告知所有成员会议议程,提前做好准备

  • 会中决策:只要个体能独立完成的行为,都不应该在会议上讨论

  • 会后跟踪:花更多的时间去跟踪会议的执行情况

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我参加的90%的会议,都没有完全按照上图来操作,浪费了大量时间。这个工具,可以帮大家减少不必要的沟通成本。

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知识管理工具

管理者工作Checklist

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Checklist包括了一个管理者所要做的工作,可以列出大致4项:

  • 建立目标和控制

  • 优化运营系统

  • 领导和激励员工

  • 自我管理

每个领导者或者管理者应该每日自省,检验自己是否做到了上述4项。只有做好这些事情,你才会对这个团队产生价值,获得全方位提高。

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目标管理工具

OKR

OKR也是一个大家耳熟能详的工具了。但是,很多人会认为OKR只是单纯的绩效管理工具,跟KPI性质差不多。实际上,OKR更是一种目标管理工具。

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我们把每一个目标分解成各个子目标,实现每一个子目标都有一个或多个(3~4个)关键任务,完成这些任务就能实现目标。再经过季度考核和评估,就能形成一个完善的体系。

最后想跟大家说的是,使用工具是我们学习的第一步,但在使用工具的过程中,不能纯粹地唯工具而工具。就像练剑的剑客一样,高手手中没有剑谱,实则他们已经把剑谱练得炉火纯青、烂熟于心了。

使用工具时,可以看不到工具的存在,但必须已经印在你的脑海中,成为你身体的一部分。这样你才能把更灵活地运用它们,而且能在更多的场景去使用这些工具。

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本文来源于培伴服务号(ID:trainingpartner2016)。文章仅代表作者个人观点,不代表“培训杂志”立场。

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