NO.4 │时间管理是门技术活（4/4）

前面两部分：

NO.4 时间管理是门技术活（2/4）

NO.4 │时间管理是门技术活（3/4）

上面说到的第4种情况，计划外的工作记录好放在未处理工作篮，并不意味着这件事情已经做完了，如果一直不处理，堆在未处理工作篮的事情最终又会变成既紧急又重要的事让我们疲于奔命。

工作篮需要处理，可以日清，也可以有空就清。根据工作篮中所记录的待办工作性质不同，我们可以将它们划归到五个清单里，以便清晰地管理我们的时间安排：

将来也许清单：这是一个长期计划的清单。

比如我可能在写这篇书评的过程中，想到工作好辛苦，有时间一定要去海边晒个太阳放松一下，难道我现在就停止书写去查攻略准备出发吗？第一没钱，第二没时间，第三我的书评思路如果打断了，再捡起来很麻烦。所以，我把“海边旅游”这个想法记在手边的笔记本上，继续我的书评写作，等到我清理工作篮的时候，发现有一个关于未来的计划不能现在实现，那我把它转移到“将来也许清单”上，如果有一天我有假期了，同时书评也发稿酬了，感觉这个事情可以提上日程了，我可以将它转移到项目清单，准备行动。

项目清单：需要超过一个步骤以上才能完成的事情，都可以称之为一个项目。这个清单建议用纸质+电子版结合的方式来建立。

纸质版用一张A4纸或者一个专门的笔记本，只记录项目名称及完成时间即可。电子版用思维导图，将单个项目拆分成具体步骤，并用各种颜色和符号标注已完成工作、未完成工作、完成进度及开始时间、结束时间等。下图是之前我参与某个项目筹建的一个导图，作为参考。

拆分出的具体步骤再分别导入到其他相关清单，如接下来会说到的他人清单、下一步行动清单以及日程清单等。项目清单并不是行动清单，是思路清单和行动指导清单。拆分具体步骤的目的是明确可操作性，且督促自己从易上手的步骤开始去完成一个大项目。

他人清单：这部分是需要他人配合或者分派给他人完成工作的清单，只需要记录工作内容、需要的结果以及完成时间就行。

下一步行动清单：这是需要我们“执行”的清单，每一项下一步行动融合起来就可以推动任务清单顺利进行。可以根据行动的性质设置几种属性：优先级别、时间、情境，根据这些属性，可以建立各种过滤器，在最合适的时候（前文所说三分法来判断当前是否是最合适的时候）完成最合适的行动。

需要注意的是，根据《番茄工作法》的方法，超过7个番茄工作时间的行动，都需要进一步拆分，具体的每个番茄时间的长度，根据个人工作习惯设定。作者建议25分钟为一个番茄，注意力容易分散的人，可以适当缩短时间，专注力高的人可以延长时间，但是最长不要超过40分钟，且每次调整番茄时间，最好用1个月时间的坚持来确认是否适合自己。

行动清单的描述最好符合以下几个标准：动词开头、内容清晰、描述结果、设定开始时间周期和最后期限。例如：写时间管理的书评，并发布到网上（编排完整），9月20日开始，预计耗时5个小时，最晚9月22日结束。这可以算是一个完美的下一步行动的描述。

日程清单：日程清单的内容基本来源于下一步行动清单，也有可能是临时的计划外工作，但是不论来源如何，日程清单是个神圣的领域，轻易不要往里放内容，尽量做到放进这个清单的事情都是当日必须完成的事情，否则，今日未完成，明天重新填写到明天的日程清单里，后天又再填写一边，就变得毫无意义了。

回顾

所有的清单都需要回顾，不同清单回顾时间不一样。工作篮需要日清，或者有时间就回顾；下一步行动清单、日程清单需要日回顾；他人清单设置提醒时间按时回顾；项目清单周回顾。

港真，不要嫌弃清单多，在《搞定1》这本书里，作者说要用200-400个文件夹来对工作进行分类。虽然我不打算按他的建议来，但是大大缓解了我对我自己需要用10个左右文件夹、五六个笔记本以及各种细类划分的电脑文档文件夹的焦虑，我不是唯一那个喜欢细分类的人，甚至，跟他们比起来，我的分类太粗糙了。

“不是唯一一个”这个念头也是压力管理的重要方法， 过大的压力也会导致我们不想去开始一个阶段多的工作，导致工作拖延从第二象限变成第一象限或第三象限。其实我们的大脑是个傻白甜，它分不太清实际的威胁和真正的威胁，它感知到的威胁就是真正的威胁，所以，我们的焦虑，很多情况下是大脑自己在吓唬自己。立即着手下一步行动和阶段性奖励，是化解焦虑的重要手段。

一次一事原则：顾名思义，一次只做一件事，全力以赴，100%投入。

角色融合原则：也可以叫善用碎片时间原则。比如在行动清单里有每天散步半小时和与下属谈话，那么这两件事完全可以叠加起来，让下属和你一起去散步，既完成了锻炼目标，同时也沟通了工作；又比如游泳健身和亲子时光，可以叠加为带小孩去游泳；或者等客户的时间，用手机端处理几个简单的邮件等等。

设定小目标：以周为单位制定计划，再详细分解为日程清单，以周为单位可以用一个相对更广阔的视觉来看待自己的目标，而不是陷在每天的日常了无法自拔。

灵活性原则：所有的理论仅仅只是理论，是一个普世适用的大框架，并不代表可以适合具体的个人，因此在具体执行时间管理的时候，根据个人情况灵活调整。

公开原则：我们都有这种经历，一个人办张健身卡很难坚持去，但是如果找个好朋友一起办，可以相互提醒监督坚持下去。因此，当我们决定去完成一个任务的时候，可以选择公之于众，公开的承诺往往可以督促我们履行承诺。同时，当我们公开我们正在进行时间管理后，也能够提醒协作部门的同事尊重你的时间机制，尽量少的打扰中断你的时间。

较长时间坚持原则：这十本书本身提供的时间管理方法都各有不同，经过我融合总结后，每个人接收到的信息又可能各有不同，因此，制定出来的计划肯定也是五花八门，但是不管制定何种计划，请尽量坚持一个月以上再视情况而调整，较长时间的坚持，会更客观地反应目前的计划与个人匹配度的真实情况。

~未完待续~

长度超出预期了，最后一部分是简单书评。