曾任职麦肯锡、摩根大通,她说时间管理的关键在于确定不该做的事

文 / 伍小五在学习
2017-09-12 23:52

很多人都过得又忙又累,时间总是不够用。然而,有些人却可以做到游刃有余,让人生开挂。

胜间和代,十几年前就是畅销书作家,当时被称为日本“职场新女神”、“理财天后”。

她19岁通过日本注册会计师,是日本史上最年轻的通过者;曾任职安达信、麦肯锡、摩根大通。后来,成为独立经济评论家,每天为各大报刊写专栏,坚持写畅销书,兼职几家外企的工作。

之后甚至跨界写小說、主持广播节目、电视节目。

2005年被《华尔街日报》评为“全球最值得瞩目的50位女性”之一。2007年进入日本内阁府,担任生活平衡板块专门委员,开始从政。同年,她出了9本理财书,本本畅销。

同时,她是单亲妈妈,要独自抚养三个孩子,每天给孩子做早餐、晚上和他们交流、哄他们睡觉,平常带孩子去看医生,照顾家庭的事一件不落。

除此之外,她还能做到定期去健身,做美甲。

曾任职麦肯锡、摩根大通,她说时间管理的关键在于确定不该做的事

胜间和代

她怎么有那么多时间?她将自己的时间管理方法称为“时间投资法”

实施“时间投资法”主要有四个要点:

1.摸清自己的时间使用情况

要合理利用自己的时间,首先要知道自己的时间利用情况。

时间的利用分为四类,按照重要程度排列

  • 投资

这是改善时间管理最重要的部分,如学习、运动、家人团聚,任何有助于你人生成长的事情。

  • 消费

花在上面是为了获取报酬。如拜访客户、和同事上司讨论工作、事实项目。

  • 浪费

这类时间没有产出,被占用越多,幸福感会越低。上下班交通、无意义的会议、看肥皂剧、聚餐。

  • 消耗

这类是消耗时间的杀手,如饮酒、吸烟、消磨时间、闲谈、无目的刷网页看手机。

先对自己的时间使用情况进行统计,然后对各项按照上面的标准分类,审视一下自己各类时间的利用情况。

一般人,在消费上大约花60%的时间,浪费占20%,消耗占15%,投资只占5%,最多不超过10%。

这样的导致时间都花在输出方面,花在输入,也就是投资上面的时间很少,就导致技能缺乏,降低工作效率,所以反过来又会让时间浪费更多,造成恶性循环。

理想的时间分配形式是,消费50%,投资30%,浪费10%, 消耗10%。

所以,管理时间的方向是,减少浪费和消耗的时间,缩短消费时间,同时增加投资时间。

这里,补充一个计算时间的工具,aTimelogger,安卓和ISO都能用,有免费版和高级收费版。它能统计你做各种事情的时间,并且生成报告,一目了然,备受各方好评。

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2.减少不该做的事情

时间管理最重要的关键不在于提高要做事的效率,而是在于确定不该做的事。

下面这几类事情是容易浪费和消耗时间的,要尽量避免,或者要善于利用:

  • 上下班交通时间过长

在通勤的路上的确会耗费不少时间。很多人会在车上学习,看文章、听书等,想办法把这段时间利用起来。

但是,其实,在公交上的环境,不大适合学习,学习是需要深入思考的,人多拥挤、很多时候只能站立、还要留意是否到站、受到周围人的干扰,很难集中精神。

如果是利用这段时间,可以做些适合碎片化但又不用深度思考的事情,比如浏览新闻,又或者把消耗类活动用在这里,比如看电视剧。还有,可以在地铁、公车上做垫脚尖运动,以此抓紧锻炼的机会。

另一方面,要想办法减少通勤时间。比如接驳的部分或者短途的距离,就选择骑自行车,耗时坐公交还少。

  • 让自己成瘾的事物

那些让你形成依赖事情,都要警惕。比如只要闲下来就玩手机、长时间看电视剧、出于娱乐的上网、玩游戏,有吸烟喝酒的习惯,漫无目的的闲聊。

这些行为让人产生依赖症,让你不知不觉花时间沉迷其中,并且产生错觉,认为做这些事是放松的快乐的。

但其实,这些行为占用你很多时间,但没有好处,反而对身心有害。

  • 做决定的时间过长

很多人喜欢纠结,有选择困难症,需要判断决策时候,往往要花很长时间。

造成这样的原因,要么是收集了一大堆无用的信息,要么连基本信息都没有,自己蒙头想,耗费了大量的时间和精力。另外就是缺钱。

解决办法就是,大事情,掌握有用的信息,参考别人的评价、建议,在自己能力范围内决策。小事情,真的不要想太多,选什么都差不多。

  • 什么事情都亲力亲为

如果是你不擅长、不懂门道的事情,并且需要耗费你较多时间精力去做的,可以选择外包,比如考一个很通过的证,可以花钱上培训班。

有条件可以花钱省时间,比如请钟点工做家务。

另外,多与人互通有无,相互帮忙,遇到不擅长的事情,就咨询别人,请求帮忙。

  • 不好意思拒绝别人

对于别人的要求不懂拒绝,一味答应,最后是你的私人时间都被占用。

不要毫无原则的接受别人拜托你的事情,如果你一味的接受,不懂拒绝,最后杂七杂八的事情都落到你身上,你却失去了提升自己的时间,其实是变相的让自己贬值。

不要害怕拒绝会影响人际关系,维护人际关系的是利益交换。

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3.提高做事效率
  • 活用时间管理的方法

比如,将一定要做的事情、重要的事情预先安排好时间,这些安排是固定的,不能变动。

然后,其他临时的事务、不但重要的事务,就可以用安排之外的时间间隙来完成。

时间管理的方法和书籍很多,去认真的看几本,就能找到合适自己的方法。

  • 养成健康的生活习惯

保证充足的睡眠,每天至少睡7小时,尽量早睡早起。

营养的饮食,多吃蔬菜水果、鱼类,不吃垃圾食品。

定期锻炼身体,跑步、有氧操、拉伸等运动。

这些都是注意力、集中力的基础,身体素质好了,精神状态好,做事情的效率自然高。

  • 在细节上节省时间

平常生活环境还是工作环境,都要做到整洁,物品都放在固定位置,用了及时归位,这样不会把时间浪费在找东西上。

出门前查好线路,去不熟悉的地方要开导航,避免时间浪费在迷路上。

使用电脑不用鼠标,统一用键盘上的快捷键,据说投行的人都是这样的工作习惯。

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4.将节省下来的时间用在对自己的投资上

上面的方法,是教你如何节省时间的。节省下来的时间,不是为了做更多的消费、浪费

消耗类的事情,而是要将这些时间用在投资类事情上。

  • 持续学习知识

定期去书店,看看有没有好的书籍,养成看书阅读的习惯;保持好奇心,不断学习新方法新工具,将其运用到工作生活中。

  • 评估自己的行为

定期回顾自己的时间利用情况、时间管理计划,评估自己时间管理的效果。

要反思,为什么有些任务定下来了,无法完成,有什么办法可以完成。要根据实际情况调整自己的计划,不断改善时间管理的方法。

时间管理的关键,是将你的计划具体化,变成具体的行为,切实落地。

参考书籍:

胜间和代,《时间投资法》,中信出版社

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