如何处理突发任务

最近一位小伙伴向我报怨，说他好不容易才学会了时间管理，感觉列任务，执行任务的工作方法很好，现在发现根本执行不下去，因为在执行任务过程中，经常会被一些突发的任务给打断，后面的计划任务都会受到影响，整个时间安排都乱了，这时间越来越难管理了。

这种情况其实是很常见的，时间管理的理想状态是大家每天把自己需要做的任务列出来，然后可以按自己的计划安排时间去执行，但是在实践过程中并不能达到理想状态。突发任务是指不在计划之中，而且还是比较紧急的，必须当下做的。如果遇到不是很紧急，时间可以推后的，比如放到明天去执行的，这个还好，不会影响到今天的计划，明天安排好即可。所以，遇到计划被中断的情况，先来判断一下是不是紧急的，是不是必须当下做的。

那面对紧急的，必须当下执行的又该如何处理呢？

大家在分配自己一天时间的过程中，建议大家最好是能留出半小时到一个小时的缓冲时间。有了这一部分时间，当遇到突发任务，一天的时间影响并不会很大；如果说没有缓冲时间就会很容易混乱。

这位小伙伴刚开始学习时间管理，喜欢把每一天都安排的紧紧的，几点到几点做什么，咱先不说这样能不能执行下来，先说这样安排一旦遇到突发任务，所有后面任务都需要往后推，不能严格按照几点到几点来执行了。而且，如果今天的任务推到明天，明天的的任务也会受到影响，又完不成了。这样计划和时间需要重新安排；若如果每天有个缓冲时间，这种情况就会减少。

如果没有遇到突发任务，可以把这部分时间拿出来做一下回顾，甚至可以提前完成明天的任务，哪怕是休息玩乐也是完全可以的。

缓冲时间建议每天是最好半小时到一小时，另外每周周末最好也有半天的时间，可以集中把这周落下的任务处理下，不影响下周的进度。

大多数人们都是喜欢有规律有计划的做事，因为这样可以达到自己控制自己。一但计划被打乱，首先人的情绪就会很烦，对中间突发的任务有排斥感。如果说带着这种情绪去执行突发任务，注意力不会集中，效率也不会高，花的时间反而会更多。因为集中注意力需要能量，而生气，情绪变化是会消耗能量，所以要保持能量就要保持情绪的稳定。

遇到突发任务，给自己一些暗示，计划肯定是会遇到变化的，时间也不是完全由自己可以掌控的。因为每天要接触的任务不是由自己决定的，工作任务是领导决定的，生活任务是由家人决定的，只有自己的一点儿事才是自己可以决定的。所以，不要报怨，不要生气，这是很平常的。

保持一个平常的心态，集中注意力，集中精神去做突发任务，快点做完不就可以回过头来继续自己的计划了吗。

遇到突发任务，千万不要拿过来就直接开始做，觉得早点做完早点好。

拿到任务后，一定要先总体上来看一下，看看大概执行步骤是什么，执行过程中可能会遇到哪些问题；根据这些执行的步骤和可能遇到的问题，来评估一下大概需要多长时间。

接下来，根据你评估的时间，先把今天计划的任务来进行一下调整，看看哪些是可以放到明天去执行的，哪些是可以靠后的，或者哪些是可以转交给别人来做的。把后面的都安排好，再回过头来去执行突发任务，你的心里会有个底，不用很慌乱。

以上是遇到突发任务处理的三个步骤，再完美的计划也无法达不到完全可控，遇到也不要烦，按这三个步骤来执行下，突发任务也会处理的很好，这其实也是时间管理的重要一步。

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作者：蚂蚁

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