放假偷懒不是坏事!这4种时间管理,打破我们常规思维(二之一)

文 / 创新拿铁
2019-06-13 07:06

作者: Hayden

放假偷懒不是坏事!这4种时间管理,打破我们常规思维(二之一)

想像你的一天是一个罐子,里面要装好多事情。事情有分「要事」与「杂事」,如果分别用「石头」及「沙子」来作代表,则你应该先做哪一样,才能让一天的收获满盈,放进最多的石头及沙子?其要诀,就在时间管理。

创新点:在时间管理上,少即是多,减量经营才能专注重点。真正的生产力意味着减少不必要的安排,善用减法,反而让我们获得更多。

本文2大重点:1.避免分心,让任务变有趣。2.专注重点,向内心的懒惰妥协。

大家都知道时间管理的重要性,不只是为了要在有限时间里获得最大效益,而且希望让每一分钟都过得有意义。但「分心」、「抓不到重点」及「忙得晕头转向」却是常见的通病,如果能懂得避免,就能节省时间,提高成效。

1. 避免分心,让任务变有趣

斯坦福大学教授,同时也是畅销书「钩瘾效应:创造习惯新商机」作者的Nir Eyal表示,会「分心」是人的天性,再加上现代人养成滑手机的习惯,让分心的情形比以前更加严重。Eyal的研究就是帮助人们如何在工作时专注,并在不工作时完全抽离。

「分心」的原因,是身体对所处环境感到不舒服,想要改变的制衡反应,称之为「动态平衡」。就像身体会冷时想穿上外套,会热时想脱掉外套一样。因此,当我们无聊时想浏览新闻,寂寞时想查看脸书,不确定时想搜寻Google,都是想摆脱困境的反应。但次数多了,就会养成滑手机,浪费时间的习惯。对此,Eyal提出三个改善的方法:

放假偷懒不是坏事!这4种时间管理,打破我们常规思维(二之一)

(图片来源:Storm )

第一,自我探索,记录什么时候会分心:

你可以自问想要摆脱的情绪是什么?是无聊、寂寞、不确定,或无法胜任工作?当自我探索时,要注意是抱持「好奇」的心态,不要骤下断语,才能找出真相。只有当完全沉浸在自我探索的感觉时,才能找出处理情绪的方法,而不是反覆想用分心去摆脱它。

当开始注意自我感觉时,还要对自己多所包容,因为每个人都有想逃避工作的时候,但需要调整的不一定是自己。有些任务我们就是不想做,例如个性害羞的人对拜访陌生客户就会想逃避。而透过自我探索,当发觉某些任务每次都会让你想用分心去逃避时,就要再探讨更深层的理由,或许是这工作并不适合你了。

第二,自我设限,杜绝干扰源,建立「尤里西斯约定」( Ulysses Pact ):

这名称来自希腊神话,相传是尤里西斯国王航海回乡途中须要经过海妖「塞伦(Sirens)」居住的小岛,为了避免塞伦用歌声诱惑,于是要船员用蜂蜡封住耳朵,并将他紧绑在桅柱上,才安全度过危险水道。

面对会让人分心的诱惑,要像尤利西斯的自我设限,将自己锁定在任务中,才能杜绝外界一切干扰。智慧型手机虽然是干扰源之一,但所幸也带来专心工具。Eyal说当他需要专注写作时,会使用一款名为「专注森林」( Forest )的APP,在特定时间内阻止手机干扰。

「专注森林」是藉由对种树的成就感及责任感,鼓励人们短暂离开手机诱惑。使用时,先将让人分心的网站,例如脸书、Reddit等输入黑名单(Blacklist)。当需要专心时,打开「专注森林」并种下一颗树苗,然后关闭手机开始做事,30 分钟后树苗就会长成大树。但如果在30 分钟内因受不了而进入手机黑名单上的网站,则这棵树就会枯萎而无法长大。

放假偷懒不是坏事!这4种时间管理,打破我们常规思维(二之一)

(图片来源:Chrome )

除了找APP帮忙外,你也可以寻找伙伴协助专心。例如告诉同事下一小时你将要完成的事情,然后请对方负责对你验收。你们也可以彼此约定监督,一起来对抗分心,才不会单方面占用了对方时间。

第三,重新构想,让任务变有趣:

透过其他观点,让原本无聊的工作变得不同。例如原本的任务若只需要在半天内键入数据或复印文件,如果令人觉得无聊,便可以赋与这简单工作更大意义。

首先,可将它想成是你大目标下某个需要完成的环节,如此任务便有了必要性及价值。其次,加强任务的难度,例如要求自己要在一小时内完成,让原本宽松的任务变得紧凑,压缩后的时间压力便足以让你专心工作而无暇它顾。

最后,在完成了任务后就给自己一点奖励,例如去吃点喜欢的东西,或去听一场演唱会,让自己从任务中彻底解脱。安排奖励会让人对结果有所期待,希望加快脚步完成任务,好享受这份奖励。

2. 专注重点,向内心的懒惰妥协

时间管理除了要专注在任务上外,还须专注在「重要」的任务上,才不致分散了体力和效率。人力资源专家Roli Saxena将重要的任务比喻为「石头」,不重要的事情比喻为「沙子」。所以,手上所有会产生重大影响的事情便是「石头」;其他像是电子邮件、不太重要的会议,以及企业协作软体「Slack」上的小问题和消息等,便是「沙子」。

放假偷懒不是坏事!这4种时间管理,打破我们常规思维(二之一)

(图片来源:Balanced Action )

Saxena请你将一天想像成是一个罐子,如果都是在处理一些小细节,就好比是将沙子不断倒入罐中一样,罐子很快就会被填满,并且不会有任何空隙可以再装入石头。但如果是先放入并专注在一两块石头上,拨出时间去完成它,则事后你仍然会有许多空隙让沙子再倒进去。

对于事情的轻重缓急,可以按照管理学大师史蒂芬‧柯维(Stephen Covey)提出的时间管理四象限,依「重要性」和「急迫性」区分为「急迫且重要」、「急迫但不重要」、 「不急迫但重要」,和「不急迫且不重要」等4部分,然后将重点放在「不急迫但重要」的事情上

为什么重点不是在「急迫且重要」的事情上?因为重要的事情通常复杂,需要花时间处理,所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在处理「急迫且重要」的事情,表示习惯将重要事情拖到紧要关头才处理,品质自然不佳。因此,应该将重点放在「不急迫但重要」的事情上,平时即多花时间构思规划,才能从容不迫将事情做到尽善尽美。

放假偷懒不是坏事!这4种时间管理,打破我们常规思维(二之一)

(图片来源:经理人 )

至于电子邮件的处理,也可以依重要性严格区分其优先次序,然后快速回应重要的邮件。对于不急的邮件(沙子),Saxena建议可以向「内心的懒惰妥协」,不用立即处理。

人都有懒惰的一面,但懒惰并不全然代表负面。微软公司创辧人比尔盖兹曾说,他喜欢雇用聪明且懒惰的人,因为他们知道如何以最快方式解决问题。在时间管理上,少即是多,减量经营才能专注重点。真正的生产力意味着减少不必要的安排,善用减法,反而让我们获得更多。因此,我们可以藉由「懒惰」,只关注在本周重要的事情,有空时再慢慢处理其他部分。

Saxena举例说明了她如何处理电子邮件:「我会快速用眼睛扫描一下,看看最重要的邮件是什么,并确保将它们处理好。至于其他邮件如果没空处理也没关系,我的收件匣并不需要总是将它清空。对每一封邮件期望立即做出反应是不切实际的,这可能是你自己想这么做,并不是别人对你的期待。」

所以,Saxena对如何「专注重点」的方法可归纳为:「可以对沙子妥协,但不能对石头妥协。」对于「沙子」,Saxena会等到星期五的一天结束前,才花两个小时搜集并回覆任何剩下非紧急的电子邮件,以确保没有遗漏任何东西,并可以在下周一重新开始。

现在,你何不就与Saxena一起利用时间将手边的电子邮件做个清理。而明天我们将继续为你介绍另外两个更精彩实用的时间管理方法……