新晋管理者的团队时间管理概念

文 / 每一秒
2019-06-06 14:08

我们谈到个人时间管理的时候,很多个体是不屑的,这是因为他们想要有自己的自由。这是个体追求自由的天然本性。不管这个需求正确与否,都是可以理解也可以谅解的。然而当一个个体升级到组织管理者的角度时,其势必要丧失这个自由的权利。

有时候那句话,权利和责任对等,是在这个时候开始体现的。

因为当你一旦成为一个组织的管理者,你需要承担的义务便是,妥善规划团队的整体时间管理,保证团队工作进度的有序标准进行。

新晋管理者的团队时间管理概念

因此,团队时间管理这件事,对于团队管理者来说,是一个必须具备的能力。不接受反驳,不接受推诿。

既然团队时间管理这件事,是团队管理者的基本责任,那么团队管理者应该怎么管理里自己团队时间呢?

在这里,我有几个方法可以给大家提供:

第一,建立目标分离系统

第二,建立反馈时间机制

第三,时间管理落实到具体人

第四,过程中的时间审核

第五,良好利用激励机制

第六,统筹的时间整合

第七,习惯使用记录和统计

新晋管理者的团队时间管理概念

我们先看第一点:建立目标分离系统。

既然是管理团队的时间,就要把相应的时间安排进行分配。先将总目标进行分配,分配成子目标之后,保证总目标的时间限定范围。这样的分离系统,能够让组织内的所有人都清楚自己每天需要干什么、干多少、干多久。因此,团队时间管理的第一要务,便是团队成员的任务目标时间分配。

新晋管理者的团队时间管理概念

再看第二点:建立反馈时间机制

参照研发类岗位的项目制追踪系统,每个员工每天的工作量和工作时长的实时结清,是团队时间反馈机制的有效标杆。招聘组织管理者也可以应用这种时间反馈机制,明确日、周、月报表的反馈时效和反馈内容,确保时间反馈信息的有效获取。小型组织为了避免更多的时间浪费,可以采用日清会议的形式,每天15分钟的总结汇报会议,也能行程习惯性和形式感更强的团队时间反馈机制。

第三点是:时间管理落实到具体人。

这个不用解释,承接目标分离系统,要求在分配时间和工作指标的时候,落地到具体人,有具体追中目标,保证时间的分配不落于空处。

新晋管理者的团队时间管理概念

第四点是过程中的时间审核。

时间反馈机制是固定的模式,但是管理者在管理组织时间的时候,不能仅仅依靠固定时效的反馈机制。组织管理者的巡检很重要。也就是要把组织内各个员工的问题关键点总结出来,根据不同员工的问题分时进行阶段性追踪,这样才能把团队组织的时间管理风险进行有效预防。

新晋管理者的团队时间管理概念

第五点是良好利用激励机制。

俗话说马无夜草不肥。能够让团队的时间在你的策划组织下有效运行,依靠团队成员的自觉性,肯定不是长久之计,也不是一个能够真正体现管理者管理能力的思路。管理者在应用组织员工时间管理的过程中,有效利用激励机制,设计合理公平高效的奖惩制度,是第一要务。

第六点是统筹的时间整合。

团队管理者管理团队时间,优于组织内成员自我管理时间的方面就在于,团队管理者能够了解到更多的公共时间信息,从而可以在更高的层面有效整合团队员工的时间。工厂流水化作业的思路,就来自于团队时间整合的要求。招聘组织管理者也一样。如果我们发现我们的招聘专员,有很多不能独立组织全流程的招聘实施,那么把团队员工的时间进行流水化整合也是有效思路。例如指定人员从事面试邀约岗位;指定人员从事面试来访接待岗位或指定人员从事面试实施岗位等。

第七点是习惯使用记录和统计。

团队的特点不可能是一天两天的时间内就能摸透的,怎么确立团队员工在时间管理上问题并有针对性的解决问题,靠日常主观的观察能得到的答案毕竟不科学。学会应用时间反馈信息中的记录,并形成统计数据,从而更系统更科学了解团队时间管理现状,是一个团队组织管理者的基本技巧。

以上的七个要素,是团队时间管理这个特定的时间管理程序中,主要应该注意的技巧。

有的人说,团队其实可以当成一个个体来进行管理,这样团队才有整体意志。我认可这句话。而两者相似处又有哪些呢?

新晋管理者的团队时间管理概念

首先是要素相似。

团队时间管理也需要团队管理者的主观意愿,也需要原则和办法,也一样需要团队习惯的养成。者三要素和个人时间管理三要素不谋而合。

其次是原则相似性。

团队时间管理也需要符合时间管理的五原则。

第一,首选需要制定计划

第二,必须区别团队时间的紧急重要性,学会排序分时

第三,团队的时间一样遵循8020原则

第四,团队的时间安排必须符合团队组织成员的生命周期

第五,团队的时间管理最终也需要养成习惯

最后是目标相似性。

个人时间管理的目标是个体工作任务在既定时间内完成,团队时间管理的目标是团队整体工作任务在既定时间内完成,因此两者的目标是一致的。

了解了团队时间管理和个人时间管理的相似之处,很多落地实施的问题就迎刃而解了。

团队时间管理是个大话题,有机会可以在线下的机会中,组织案例的形式来讲解,相信会更有直观应用价值。